Образец заявления о выдаче подотчетных сумм

Содержание:

Как в 2018 году выдавать деньги из кассы под отчет

Выдача денежных средств из кассы — «проза жизни» для каждой организации. В 2018 году правила работы с подотчетными суммами поменялись, и теперь бухгалтеру необходимо учитывать эти нововведения. Мы расскажем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2018 году

В августе 2018 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.

Новые правила выдачи подотчетных сумм в 2018 году

19 августа 2018 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.

Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм в 2018 году

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.

Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2018 году:

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2018 выступает распорядительный документ организации. В новой редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2018 году:

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.

Составляем заявление на подотчет — образец на 2017-2018 гг.

Заявление на подотчет — образец 2017-2018 годов можно скачать в этой статье. В процедуру составления такого заявления внесен ряд изменений, ознакомиться с которыми вы можете в материале ниже.

Изменения в заявлении на подотчет в 2017 году

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Выдаем подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

Порядок выдачи подотчетной суммы из кассы

Процедуру выдачи подотчетных сумм работникам 2018 года можно разбить на этапы:

  1. Работник составляет заявление, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в подотчетных деньгах. Как правильно составить заявление на подотчет 2018 расскажем далее.
  2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника и принимает решение: визирует заявление или издает официальное распоряжение (приказ).
  3. Приказ или заявление с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
Смотрите так же:  Лишили прав за легкий вред здоровью

Сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере, а также пересчитать и проверить выданные наличные.

Как составить заявление на подотчетные суммы

Письменное обращение на деньги в подотчет составляется в единственном экземпляре. Унифицированного бланка документа не существует. Рассмотрим обязательные реквизиты заявления на выдачу денег в подотчет 2018 года:

  1. Обращение составляется на имя руководителя организации, либо на иное ответственное лицо, имеющее соответствующее полномочия.
  2. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  3. Необходимая сумма для осуществления расходов.
  4. Обоснование получения денег.
  5. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  6. Дата и подпись с расшифровкой.

Выдаем денег в подотчет из кассы

Общие положения ведения кассовых операций

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2018

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2018 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2018 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2018

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Выдача денег в подотчет из кассы 2018

Выдача подотчетных сумм работникам 2018 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

ПКО по форме № КО-1

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Выдаем денег в подотчет из кассы

Общие положения ведения кассовых операций

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2018

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2018 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2018 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2018

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Выдача денег в подотчет из кассы 2018

Выдача подотчетных сумм работникам 2018 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

ПКО по форме № КО-1

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Смотрите так же:  Требования к аккредитации испытательных лабораторий 2018

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Заявление на выдачу подотчетных сумм образец

В работе с подотчетными много нюансов. Смотрите порядок выдачи денег подотчет и образцы заявлений.

У инспекторов часто возникают претензии к операциям с подотчетными суммами. Чтобы снизить риск штрафа, стоит придерживаться трех правил:

  1. На выдачу в подотчет сумм необходимо заявление.
  2. Авансовый отчет надо сдать в срок.
  3. Новые подотчетные можно выдать, если сотрудник отчитался за прошлый аванс.

Но есть другие нюансы, на которые следует обратить внимание.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм

Выдача в подотчет

Выдача подотчетных наличными. Заявление на подотчетные средства должны писать как обычные сотрудники, так и директор. Если заявления не будет, то есть риск назначения штрафа до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

С 1 июня 2014 года упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

В шаблоне заявления на выдачу подотчетных сумм для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи подотчетных средств. Для руководителя компании заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

Заявление на выдачу в подотчет

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм

Скачать образцы заявлений можно по ссылке в конце статьи.

Подотчетные на карту сотрудника с расчетного счета. Чтобы перевести подотчетные суммы на зарплатную карту работника, необходимо получить от него специальное письменное заявление. Такой вывод следует из недавнего письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Раньше Минфин разрешал перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета, но не говорил, что работники должны писать заявление (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Ведь строго по правилам заявление нужно, только если деньги выдают наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Но в комментируемом письме Минфин уточнил, что от сотрудника надо взять письменное заявление, даже если он получает деньги на карту. В заявлении сотрудник должен написать реквизиты карты.

Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы — срок, сумму и т. п.

Образец заявления о выдаче в подотчет (на карту)

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (на карту)

Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.

Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:

В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату картой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.

Кроме того, при выдаче денег под отчет на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи средств. Компания может это сделать в любое время.

В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.

Новые подотчетные средства нельзя выдавать, если сотрудник не отчитался за суммы, полученные ранее (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При нарушении этого порядка не исключен штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.

Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту — это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются.

Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.

Подотчетные подрядчикам

Наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса. Но в новом Указании есть четкая формулировка. Работник — это физическое лицо, с которым компания заключила трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, наличные под отчет можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ.

Опрошенные нами налоговики согласны с такой позицией. Поэтому претензий на проверках возникнуть не должно.

На что еще обратить внимание при работе с подотчетными суммами рассказывает лектор Школы финансового руководителя Эльвира Митюкова, управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса».

Расходование подотчетных сумм

Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), надо соблюдать лимит расчетов наличными деньгами — 100 тыс. рублей по одной сделке. Такие выводы следуют из пункта 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кстати, лимит действует, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок аренды офиса, но за компанией числится долг. Погасить его наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.

НДФЛ с подотчетных сумм

Если сотрудники не могут подтвердить, на что потратили подотчетные, безопаснее удержать с сотрудников НДФЛ. На этом настаивают большинство налоговиков. По их мнению, первичные документы для подтверждения подотчетных денег обязательна. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции и т. д. Если работник потерял первичку и написал об этом объяснения, то такой вариант налоговиков не устроит. Доходы, как считают инспекторы, возникают, даже если сотрудник принес товары.

Компании могут поспорить с инспекторами. Если сотрудник принес товары, но без документов, задолженности перед работодателем не возникает. Ведь компания приходует эти ценности. Значит, у сотрудника не возникает никаких доходов. Судьи на стороне налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013, Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012).

Кстати, налоговики не вправе начислять НДФЛ на подотчетные суммы, которые работник не вернул в установленный срок. Дохода не возникает, если задолженность не списана, а срок давности по долгу не истек (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013).

Пример

15 января 2016 года работнику выданы средства на закупку товаров. Срок представления отчета или возврата неиспользованных сумм, введенный приказом по организации, — два месяца.

Следовательно, с 16 марта 2016 года долг становится просроченным.Срок давности по такому долгу — три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). По общему правилу невозвращенный долг увеличит облагаемые доходы в марте 2019 года. Исключение возможно, если до марта 2019 года сотрудник подпишет обязательство о погашении задолженности, либо утвердит акт сверки, либо иным способом признает долг. Тогда нужно заново отсчитывать трехлетний срок (ст. 203 ГК РФ).

Допустим, в феврале 2019 года работник направит письмо, попросив отсрочку для погашения долга. Тогда доход возрастет только в феврале 2022 года (если задолженность к тому времени не будет погашена и не будет новой просьбы об отсрочке).

Также налог надо начислить, если организация добровольно спишет задолженность физлица. Его доход увеличится в том периоде, когда предприятие простило долг. Основания для начисления взносов во внебюджетные фонды возникают также после истечения сроков взыскания или списания долга.

Как выглядит образец заявления на подотчет в 2018 году

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Смотрите так же:  Заявление на загранпаспорт в формате pdf

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2018 года это является обязательным условием.

Содержание

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения ↑

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в командировки или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2018 году:

  1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен гражданско-правовой договор.
  2. Подотчетные средства можно получить безналично.
  3. Заявление является обязательным условием для получения денег.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать кассовый ордер и отдать сотруднику деньги.

Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

Чаще всего для этого используется так называемый авансовый отчет. Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

  • лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
  • он не распространяется на безналичные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать иск.

Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

В какой срок возместить перерасход по авансовому отчету, читайте здесь.

Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

К примеру, писать заявление и сдавать отчеты. Помимо этого, сотрудник не имеет право взять деньги из кассы, если не отчитался за предыдущие траты. Этот факт в обязательном порядке проверяет бухгалтер.

Часто возникает вопрос касательно материальной ответственности. Следует ли заставлять сотрудников подписывать подобный договор при выдаче денег подотчет?

Или это лишь очередной способ для компании перестраховаться в случае каких-либо непредвиденных случаев?

Если обратиться к законодательству РФ, то оказывается, что в заключении подобного договора нет особой необходимости.

Дело в том, что перечень сотрудников, с которыми его следует заключать в обязательном порядке, можно легко найти в приложении к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Назначение денег

Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для командировочных поездок, представительских расходов и хозяйственных нужд.

В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, съем жилья и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

Поэтому отчитаться за представительские расходы следует полностью, приложив к отчету все подтверждающие квитанции.

Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

Который, естественно, облагается дополнительными налогами (ст. 210 НК РФ). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

Законные основания

Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм ↑

Согласно Указанию ЦБ от 11 марта 2018 г. № 3210-У заявления о выдаче денег под отчет коснулись некоторые изменения. Например, теперь работник сам может указывать в документе и срок, и сумму.

Директор в случае своего согласия только подписывает бумагу. Кроме того, если раньше можно было обойтись списком с указание подотчетных лиц и суммами, то теперь необходимо каждый раз писать заявление.

Как правильно его составить? Закон не устанавливается единого бланка документа, поэтому форма заявления на подотчет может быть произвольной. Но есть условия, которые обязательно должны быть в нем указаны.

Основные составляющие

Что следует писать в подобном документе? Ведь оно должно быть составлено правильно. В первую очередь, заявление пишется на имя директора или другого руководителя компании.

Далее идут сведения об авторе заявления. Обязательно указывается имя и должность.

Сам документ начинается словами «Прошу выдать подотчет или под отчет..» с уточнением нужд и суммы подотчетных средств. Чаще всего внизу документа сотрудник ставит личную подпись и дату.

Все – теперь осталось получить резолюцию начальника и отправляться в бухгалтерию. Там его также обязан подписать специалист, который занимается выдачей денег, то есть бухгалтер.

Для того чтобы не возникало никаких проблем с написанием заявления, можно воспользоваться таким образцом.

Если от директора

Довольно распространенная ситуация – это когда подотчетным лицом оказывается руководитель предприятия. Необходимо ли директору писать подобные заявления и отчитываться о потраченных деньгах?

Тем более что именно он должен подписывать собственное заявление. Интересно, что в данном случае законодательство не делает исключений. Ведь, по сути, директор является одновременно и работником.

Конечно, непростую ситуацию могло бы разрешить написание приказа о выдаче денег. Но закон четко устанавливает, что основание для получения денег – заявление. Поэтому эту бумагу часто пишет и визирует одно лицо.

В больших компаниях к тому вопросу подошли с другой стороны – руководитель делегирует полномочия о принятии подобных решений, к примеру, финансовому директору.

Что касается составления заявления, то никаких особых отличий от такого же документа рядового работника оно не содержит.

Порядок получения денежных средств через банк ↑

Все больше современных компаний, особенно крупных, перечисляют подотчетные средства на банковскую карту.

Такой расчет через банк имеет как свои преимущества, так и недостатки. К примеру, бухгалтера, выдающего деньги, появляется больше хлопот, чтобы все оформить правильно.

Но в тоже время, этот вид расчетов достаточно удобен. При этом, подотчетные средства выдаются как на корпоративную карту, так и на зарплатную.

На обычную банковскую карту деньги начисляются в основном командировочным работникам (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

Сначала необходимо открыть специальный расчетный счет и перевести необходимую сумму. Важно знать, что пока сотрудник не начнет тратить эти деньги, они считаются не выданными (Инструкция к оплате счетов от 31.10.2000 № 94н).

У каждого работника должна быть собственная карта. При заключении договора с банком следует предоставить список всех сотрудников, на которых они будут оформляться (2.1 положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

Порядок и образец заполнения авансового отчета, читайте здесь.

Образец заполнения авансового отчета по командировке, смотрите здесь.

Кстати, лимит в 100 тыс. рублей в этом случае можно не соблюдать. Что касается зарплатной карты, то здесь также потребуется правильное оформление всех документов.

Для этого понадобиться бланк, который разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно, и заявление сотрудника.

Выдача денег подотчетным лицам – важная часть бухгалтерского учета. Организация обязана контролировать все расходы, связанные с хозяйственными операциями.

Иначе компания начнет нести убытки и платить огромные штрафы. Но переносить всю ответственность исключительно на руководство также не стоит.

Очень хорошо, когда сотрудники сами понимают всю важность правильного заполнения бумаг и вовремя отчитываются за потраченные в командировке средства.