Приказ мвд по личным делам

Содержание:

Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)

Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381
«О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации»

С изменениями и дополнениями от:

20 августа 2014 г., 20 марта 2015 г., 30 сентября 2016 г., 12 ноября 2018 г.

Информация об изменениях:

Приказом МВД России 30 сентября 2016 г. N 615 в преамбулу внесены изменения

В соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 11 и частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»* — приказываю:

1.1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (приложение N 1).

1.2. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).

2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.

Информация об изменениях:

Пункт 3 изменен с 16 декабря 2018 г. — Приказ МВД России от 12 ноября 2018 г. N 759

3. Руководителям (начальникам) главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.

4. Утратил силу с 16 декабря 2018 г. — Приказ МВД России от 12 ноября 2018 г. N 759

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Приказом МВД России 30 сентября 2016 г. N 615 сноска изложена в новой редакции

* Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; 2014, N 49, ст. 6928; N 52, ст. 7542; 2015, N 7, ст. 1022; N 29, ст. 4356; N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4160; N 27, ст. 4233, 4238.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 4 июня 2014 г.

Регистрационный N 32562

Определен порядок централизованного учета персональных данных сотрудника ОВД. Этим занимаются кадровые подразделения органов и учреждений системы МВД России.

Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику как с помощью средств автоматизации, так и без них.

В последнем случае оформляются личные дела, алфавитная, служебная карточки, штатно-должностная книга, карточка пономерного учета, а также карточки сотрудников со спецзванием высшего начальствующего состава и тех, кто имеет государственные награды. Приведены формы указанных документов.

Урегулирован порядок ведения личного дела. Содержащаяся в нем информация является служебной и (или) государственной тайной. Личные дела регистрируются в инвентарной книге не позднее 5 дней с даты издания приказа о назначении сотрудника на должность.

Закреплена процедура централизованного учета персональных данных гражданина, поступающего на службу в ОВД. Информация вносится в специальные банки данных. За основу берутся представленные претендентами материалы, в т. ч. заявление о принятии на службу, анкета, автобиография, заключение ВВК, согласие на обработку сведений.

Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 4 июня 2014 г.

Регистрационный N 32562

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст приказа опубликован в «Российской газете» от 6 августа 2014 г. N 175

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ МВД России от 12 ноября 2018 г. N 759

Изменения вступают в силу с 16 декабря 2018 г.

Приказ МВД России от 30 сентября 2016 г. N 615

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Приказ МВД России от 20 марта 2015 г. N 351

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Приказ МВД России от 20 августа 2014 г. N 713

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Приказ МВД России от 20 марта 2015 г. № 351 “О внесении изменений в Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381”

Внести изменения в Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381, согласно прилагаемому Перечню.

* Зарегистрирован в Минюсте России 4 июня 2014 года, регистрационный № 32562, с изменениями, внесенными приказом МВД России от 20 августа 2014 г. № 713 (зарегистрирован в Минюсте России 24 декабря 2014 года, регистрационный № 35353).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 апреля 2015 г.
Регистрационный № 36661

Приложение
к приказу Приказ МВД России
от 20 марта 2015 г. № 351

Перечень
изменений, вносимых в Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381

1. Дополнить пунктом 12.1 следующего содержания:

«12.1. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.1, 12.4 (в отношении лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава), 12.5 и 12.6 настоящего Положения, ведутся в Департаменте государственной службы и кадров МВД России. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.2, 12.3 и 12.4 (в отношении лиц рядового и младшего начальствующего состава) настоящего Положения, ведутся в органах, организациях, подразделениях МВД России.».

2. Пункт 14 изложить в следующей редакции:

«14. Сведения об изменении персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России в объеме алфавитной карточки.».

3. Пункт 19 изложить в следующей редакции:

«19. Личные дела ведутся по форме согласно приложению № 7 к настоящему Положению (личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации и Федеральной миграционной службе, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации*).».

4. Дополнить пунктом 19.1 следующего содержания:

«19.1. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности руководителей (начальников) и заместителей руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России на окружном и региональном уровнях, оперативных бюро МВД России, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, Симферопольского линейного отдела МВД России на транспорте, образовательных и научных организаций системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), руководителей (начальников) центров специального назначения МВД России, отрядов мобильных особого назначения, специальных отрядов быстрого реагирования территориальных органов МВД России, сотрудников, прикомандированных к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям (за исключением Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и Федеральной миграционной службы), осуществляется Департаментом государственной службы и кадров МВД России. Ведение личных дел иных сотрудников осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по месту прохождения сотрудниками службы.».

5. В пункте 20 слова «Количество номеров в ней» заменить словами «Количество учтенных номеров в инвентарной книге».

6. Подпункт 24.3.12 изложить в следующей редакции:

«24.3.12. Справка о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации*.».

7. Подпункт 24.3.12 дополнить сноской 1 следующего содержания:

«* Приложение № 2 к Инструкции о порядке ведения и использования банка данных дактилоскопической информации, формируемого на базе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 4 сентября 2013 г. № 665дсп (зарегистрирован в Минюсте России 20 января 2014 года, регистрационный № 31047).».

8. Подпункт 24.4 изложить в следующей редакции:

«24.4. В четвертой части: архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел, документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок, удостоверений к государственным и ведомственным наградам, копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту.».

9. Подпункт 24.6 после слов «а также о доходах,» дополнить словом «расходах,».

10. В пункте 32 слова «(или) документы воинского учета» заменить словами «копии документов воинского учета».

11. Пункт 35 изложить в следующей редакции:

«35. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.».

12. В пункте 36 слова «, с отметкой в соответствующей книге учета» исключить.

13. Пункт 39 изложить в следующей редакции:

«39. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.».

14. Дополнить пунктом 53 следующего содержания:

«53. Личные дела сотрудников, замещающих (замещавших) должности, указанные в пункте 19.1 настоящего Положения, и увольняемых со службы в органах внутренних дел, не позднее 5 дней направляются Департаментом государственной службы и кадров МВД России в соответствующий орган, организацию подразделение МВД России по последнему месту прохождения ими службы.».

15. Приложение № 3 к Положению изложить в следующей редакции:

«Приложение № 3
к Положению о централизованном учете персональных
данных сотрудника органов внутренних дел
Российской Федерации и ведении его личного дела

Учет персональных данных сотрудников ОВД (Соболева Е.)

Дата размещения статьи: 25.06.2015

Согласно ч. 1 ст. 39 Закона N 342-ФЗ в ОВД ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников. Это касается и самих сотрудников ОВД, и граждан, поступающих на службу в ОВД. При этом учет персональных данных сотрудников должен осуществляться в соответствии с положением о централизованном учете персональных данных, которое утверждается федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел (ч. 7 ст. 39 Закона N 342-ФЗ). В настоящее время Положение, определяющее порядок организации работы по централизованному учету персональных данных сотрудника ОВД и ведению его личного дела, утверждено Приказом МВД России N 381 . В помощь кадровым службам ОВД рассмотрим основные положения данного Приказа.
———————————
Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Приказ МВД России от 28.04.2014 N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации».

В начале отметим, что Приказом МВД России N 381 утверждены:
— Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (Приложение 1) (далее — Положение N 1);
— Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (Приложение 2) (далее — Положение N 2).
Ранее оформленные личные дела сотрудников ОВД переоформлению не подлежат (п. 2 Приказа МВД России N 381).

Кто должен вести учет персональных данных сотрудников ОВД?

Как сказано в п. 4 Положения N 1, централизованный учет персональных данных сотрудника осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД, Национального центрального бюро Интерпола МВД, территориальных органов МВД, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на ОВД.
Отметим, что централизованный учет сотрудников ОВД осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника.

Обратите внимание! В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется (п. 6 Положения N 1).

Смотрите так же:  Образец приказа о поощрении работников за добросовестный труд

Какие документы являются документами учета сотрудника ОВД?

Этими документами являются:
— алфавитная карточка;
— служебная карточка;
— штатно-должностная книга;
— карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава;
— карточка полномерного учета;
— карточка сотрудника, награжденного государственными наградами РФ.
Обращаем ваше внимание на то, что формы вышеперечисленных документов являются Приложениями к Приказу МВД России N 381.
Указанные документы учета заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах. Исключением является штатно-должностная книга, которая заполняется карандашом.
При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

Личное дело сотрудника ОВД

Основной формой учета персональных данных сотрудника является личное дело. В силу п. 17 Положения N 1 сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну.
Ведение личных дел также осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД по форме согласно Приложению 7 к Положению N 1. Личные дела сотрудников подлежат учету в инвентарной книге, форма которой тоже является одним из Приложений к Положению N 1. При этом количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров. Вновь поступившие личные дела нельзя регистрировать под номерами дел, которые еще не сданы на архивное хранение.
Отметим, что в случае хранения более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД кроме инвентарной книги необходимо вести картотеку по алфавитным карточкам личных дел. Форма картотеки также предусмотрена одним из Приложений к Положению N 1.
Личные дела должны регистрироваться в инвентарной книге не позднее пяти дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.

Структура личного дела сотрудников ОВД

Личное дело сотрудника состоит из шести частей. Рассмотрим каждую часть более подробно.
Часть первая содержит послужной список, документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справку-объективку.

Обратите внимание! В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

В часть вторую входят:
— письменное согласие на оформление допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, а также на проверку достоверности сообщенных гражданином сведений;
— экземпляр контракта о прохождении службы в ОВД и экземпляры дополнительных письменных соглашений к нему;
— договор о полной материальной ответственности — в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
— выписки из приказов о назначении на должность, о совмещении обязанностей, о временном отстранении, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании, о приостановлении службы, об увольнении;
— представления к присвоению специальных званий;
— наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград;
— мотивированный отзыв и аттестационный лист;
— иные документы, связанные с прохождением службы в ОВД.
Часть третья содержит:
— заявление о поступлении на службу или на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД;
— личное поручительство — в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
— письменное согласие на обработку персональных данных;
— решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в ОВД;
— собственноручно заполненную и подписанную анкету;
— заключение военно-врачебной комиссии;
— собственноручно написанную автобиографию;
— подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги;
— копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и (или) о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в ОВД, о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу);
— копию уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
— расписку в получении трудовой книжки и документов воинского учета, если сотрудник уволен со службы в ОВД;
— иные документы, связанные с изучением данных о гражданине.
Часть четвертая состоит из:
— архивных материалов, связанных с прохождением службы в ОВД;
— документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, заключений по результатам служебных проверок;
— удостоверений к государственным и ведомственным наградам.
Часть пятая содержит:
— материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином;
— результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований);
— результаты тестирования, направленного на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами;
— заключение о профессиональной психологической пригодности.
В часть шестую входят сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме, установленной законодательством РФ.

Оформление личного дела сотрудника

Документы, содержащиеся в личном деле, подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление. При этом документы, хранящиеся в четвертой, пятой и шестой частях личного дела, не скрепляются в основной папке личного дела. Кроме того, документы шестой части личного дела могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела, с отметкой в соответствующей книге учета.
В Положении N 1 сказано, что к личному делу необходимо подклеивать конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев:
— если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
— если трудовая книжка утрачена (или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору).
Документы воинского учета хранятся в данном конверте только у военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
В указанный конверт вкладывается бланк описи хранящихся в нем документов. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии проставляются Ф.И.О. сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.
Все документы, которые хранятся в личном деле и конверте, должны быть пронумерованы и внесены в опись. Отметим, что каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.
Отметки в личном деле, касающиеся проведения проверочных мероприятий, результатов психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленного на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключения о профессиональной психологической пригодности, архивных материалов, справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

Обратите внимание! Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД (п. 40 Положения N 1).

Отметим, что не реже одного раза в год производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге). Данная инвентаризация проводится специально создаваемой комиссией в составе не менее трех представителей органа, организации, подразделения МВД. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД. По результатам проведения инвентаризации оформляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД.
В заключение этого раздела отметим, что все личные дела сотрудников, уволенных со службы в ОВД, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через один год и не позднее чем через пять лет после их увольнения.

Особенности ведения послужного списка сотрудника ОВД

В Положении N 1 большое внимание уделено ведению послужного списка сотрудника ОВД. Как сказано в п. 25 указанного Положения, послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД на основании документов, хранящихся в личном деле.
Обратим ваше внимание на особенности ведения послужного списка:
— все записи в нем делаются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Отметим, что для внесения записей в него также допускается использовать штампы. При этом отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым;
— не допускается внесение в него записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой;
— сотрудник должен быть ознакомлен с составленным списком под расписку, которая подтверждает правильность внесенных в него записей;
— после ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД;

Обратите внимание! Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в пять лет, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел (п. 29 Положения N 1).

— в разд. 9 послужного списка необходимо внести сведения о трудовой деятельности, об обучении. Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений;
— в разд. 10 послужного списка необходимо вносить сведения о прохождении службы в ОВД, в Вооруженных Силах, во внутренних войсках МВД, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран СНГ, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе. Основанием для внесения названных данных являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента РФ. При этом номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного данным правовым актом;

Обратите внимание! Сведения, внесенные в разд. 10, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД в случае увольнения сотрудника со службы.

— в разд. 11 необходимо внести сведения об аттестации сотрудника;
— в разд. 12 вносится информация о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях. Отметим, что наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях или участвовал в боевых действиях, приводится в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете данного срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование ОВД, издавшего его. Названные записи также заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД;
— в разд. 13 вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Данные вносятся на основании документов, выданных медицинскими организациями;
— в разд. 14 необходимо внести информацию о награждении орденами и медалями РФ, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий. Эти данные вносятся на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение);
— в разд. 19 указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

Обратите внимание! Все вышеперечисленные данные в указанных разделах вносятся в хронологическом порядке.

В заключение этого раздела отметим, что послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в ОВД. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД.

Как осуществляется выдача личного дела?

Личное дело сотрудника выдается на основании решения, принимаемого руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в десятидневный срок со дня получения запроса. Личные дела выдаются на срок не более одного месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.
При выдаче личного дела с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД сотрудник, ответственный за ведение личных дел, делает отметку в контрольной карточке, которая находится в каждом личном деле. Форма данной карточки представлена в Приложении к Положению N 1. Далее при возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.
При назначении сотрудника на должность в порядке перевода личное дело высылается к новому месту службы не позднее пяти суток со дня издания приказа о назначении на должность. В этом случае в инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД, в которое выслано личное дело.

Смотрите так же:  Гражданство турции документы

Централизованный учет персональных данных граждан РФ, поступающих на службу в ОВД

Порядок организации работы по централизованному учету персональных данных гражданина РФ, поступающего на службу в ОВД, закреплен в Положении N 2. Учет указанных данных аналогичен описанному выше и ведется индивидуально по каждому кандидату.
В случае принятия решения об отказе в приеме на службу в ОВД или в направлении для поступления в образовательную организацию высшего образования системы МВД для обучения по очной форме все материалы о кандидате хранятся в архиве подразделения по делопроизводству и режиму органа, организации, подразделения МВД, в который он представлял документы для поступления на службу в ОВД (п. 15 Положения N 2).
В случае если кандидата приняли на службу в ОВД, все материалы используются для формирования личного дела сотрудника ОВД (п. 17 Положения N 2).

В заключение обратим ваше внимание на то, что сведения о персональных данных сотрудника ежемесячно до 30-го числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД в Департамент государственной службы и кадров МВД. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД, а при их отсутствии — на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД. При этом сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Законом N 342-ФЗ и другими федеральными законами (п. 3 Приказа МВД России N 381).

Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 28 апреля 2014 г. N 381 г. Москва «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации»

Зарегистрирован в Минюсте РФ 4 июня 2014 г.

Регистрационный N 32562

В соответствии с частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» 1 — приказываю:

1.1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (приложение N 1).

1.2. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).

2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.

3. Руководителям (начальникам) главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Герасимова.

Министр генерал-полковник полиции В. Колокольцев

1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165.

Приложение N 1 к приказу

Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных 1 сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации 2 и ведению его личного дела.

2. В органах внутренних дел Российской Федерации 3 ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников 4 .

3. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и другими федеральными законами 5 .

II. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника

4. Централизованный учет персональных данных сотрудника 6 осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел 7 .

5. Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

6. В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется. Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении указанных сотрудников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

7. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).

8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:

8.1. Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику.

8.2. Централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников органа, организации, подразделения МВД России.

9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органов внутренних дел.

11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

12. Документами учета сотрудника являются:

12.1. Алфавитная карточка (приложение N 1 к настоящему Положению).

12.2. Служебная карточка (приложение N 2 к настоящему Положению).

12.3. Штатно-должностная книга (приложение N3 к настоящему Положению).

12.4. Карточка пономерного учета (приложение N4 к настоящему Положению).

12.5. Карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (приложение N 5 к настоящему Положению).

12.6. Карточка сотрудника, награжденного государственными наградами Российской Федерации (приложение N 6 к настоящему Положению).

13. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

14. Сведения о персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России.

15. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России, а в случае их отсутствия — на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД России.

III. Порядок ведения личного дела сотрудника

16. Личное дело сотрудника 8 является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

17. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну 9 .

18. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

19. Ведение личных дел осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению (личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации и Федеральной миграционной службе, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации 10 ).

20. Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение N 8 к настоящему Положению). Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

21. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.

22. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.

23. При наличии на хранении более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (приложение N 9 к настоящему Положению).

24. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:

24.1. В первой части: послужной список (приложение N 10 к настоящему Положению), документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка (приложение N 11 к настоящему Положению). В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

24.2. Во второй части:

24.2.1. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений.

24.2.2. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.

24.2.3. Договор о полной материальной ответственности (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

24.2.4. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение МВД России, органа, организации, подразделения МВД России, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.

24.2.5. Представления к присвоению специальных званий.

24.2.6. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград.

24.2.7. Мотивированный отзыв и аттестационный лист.

24.2.8. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

24.3. В третьей части:

24.3.1. Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел (на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России).

24.3.2. Личное поручительство (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

24.3.3. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.

24.3.4. Решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в органы внутренних дел.

24.3.5. Собственноручно заполненная и подписанная анкета.

24.3.6. Собственноручно написанная автобиография.

24.3.7. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу (кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела).

24.3.8. Заключение военно-врачебной комиссии.

24.3.9. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги.

24.3.10. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и (или) о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

24.3.11. Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

24.3.12. Расписка в получении трудовой книжки и документов воинского учета (при увольнении со службы в органах внутренних дел).

24.4. В четвертой части: архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел, документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, заключений по результатам служебных проверок, удостоверений к государственным и ведомственным наградам.

24.5. В пятой части: материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности.

Смотрите так же:  Ликвидация юридических лиц порядок правовые последствия

24.6. В шестой части: сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме, установленной законодательством Российской Федерации.

25. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

26. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

27. Не допускается внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой.

28. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

29. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет 11 , а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел.

30. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

30.1. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов и слушателей). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений.

30.2. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

30.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы.

30.4. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.

30.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях.

30.6. Наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа внутренних дел, издавшего его.

30.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

30.8. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.

30.9. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД России, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.

30.10. В разделе 19 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

31. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России.

32. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору, и (или) документы воинского учета — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

33. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.

34. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

35. Хранящиеся в папках документы четвертой, пятой и шестой частей личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

36. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела, с отметкой в соответствующей книге учета.

37. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

38. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.

39. Отметки о наличии в личном деле материалов проведенных проверочных мероприятий, результатов психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключения о профессиональной психологической пригодности, архивных материалов, справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

40. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России.

41. При назначении сотрудников, ранее проходивших службу в органах, организациях, подразделениях МВД России на должностях штатных негласных сотрудников, в порядке перевода, на должности, не относящиеся к данной категории, документы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности, превышающий гриф «секретно», подлежат рассекречиванию либо изъятию в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 12 . Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, разрешившего изъятие документа. Изъятые из личных дел документы хранятся в органе, организации, подразделении МВД России, осуществившем изъятие, в отдельном номенклатурном деле со сроком хранения, равным сроку хранения личного дела.

42. До приобщения к личному делу сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами:

42.1. Приказами (копиями или выписками из приказов), отражающими прохождение службы в органах внутренних дел.

42.2. Документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

42.3. Мотивированным отзывом и аттестационным листом.

42.4. Заключением по результатам служебной проверки.

43. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение органа, организации, подразделения МВД России с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.

44. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (приложение N 12 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.

45. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в 10-дневный срок со дня получения запроса.

46. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 1 месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

47. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

48. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа о назначении на должность. В инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело.

49. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).

50. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД России.

51. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.

52. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

1 Согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52, ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, ст. 4196; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30, ст. 4038) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2 Далее — «сотрудник».

3 Далее — «органы внутренних дел».

4 Часть 1 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165).

5 Часть 6 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

6 Далее — «централизованный учет».

7 Далее — «органы, организации, подразделения МВД России».

8 Далее — «личное дело».

9 Часть 5 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

10 Указ Президента Российской Федерации от 7 июня 2013 г. N 547 «О порядке прикомандирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям и обеспечения их денежным довольствием».

11 За исключением штатных негласных сотрудников.

12 Зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160.