Что значит заверить должным образом

Как заверить копию документа надлежащим образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах. «), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или) главой местной администрации;
(или) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Что является надлежаще заверенной копией документа?

добрый день. Скажите пожалуйста, что является надлежаще заверенной копией. Физ лицо может самостоятельно заверить копии документов исходящие от него? Будут такие копии являться надлежаще заверенными.

Ответы юристов (3)

​Добрый день! Смотря о каких конкретно копиях идет речь, какие именно документы исходят от физического лица?? Более полно задайте свой вопрос. Также уточните кому и для какой цели должны будут предъявляться данные заверенные копии документов?? В любом деле и ситуации многое зависит от обстоятельств, нюансов. Чаще всего, в большинстве случаев, под надлежаще заверенной копией предполагается ее нотариальное заверение. Всего доброго!

Уточнение клиента

Для участия в одной из гос программ по приобретению жилья установлен перечень документов, который заявитель должен представить. Это паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей, ИНН, Снилс. Документы должные быть надлежаще заверены. В частности заявитель полет сам заверить данные документы.

14 Февраля 2018, 22:49

Есть вопрос к юристу?

Вряд ли физическое лицо исполняет какой -либо официальный документ самостоятельно. Заявления и ходатайства достаточно подписать и проставить дату.Иные копии можно заверить в организаци выдавшей документ либо заверить нотариально.

Приказ Министерства юстиции РФ от 27 декабря 2016 г. N 313«Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления»
В отношении представителя
физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 помимо сведений, перечисленных в абзацах первом и втором настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен, — дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица (при наличии) и реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ).

Заверить копию документа

Может ли специалист администрации заверить копию документа при предъявлении подлинника?

Например, в ЖК РФ написано — предъявляется подлинник или нотариальная копия. На что можно сослаться.

Ответы юристов (1)

Добрый день, Дмитрий!

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Таким образом, специалист может заверить копию документа, если наделен полномочиями заверять копии документов, подлинники которых находятся в администрации. Копии «чужих» документов могут заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации.

Полномочия на заверение специалистом организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

• во внутреннем документе предприятия(таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п.);
• в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами);
• в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как заверить «надлежащим образом» копии документов, предоставленных в Арбитражный суд физическим лицом?

Копии документов, предоставленных физическим лицом в Арбитражный суд должны быть заверены «надлежащим образом». Как заверить «надлежащим образом» копии документов не нотариально?

Ответы юристов (9)

На документе в свободном от записи месте пишете «копия верна» свою фамилию, Инициалы, дату и подпись. (Если выступаете по доверенности, её прикладываете)

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Большое спасибо за ответ. Вы мне очень помогли. С уважением. Людмила

30 Июля 2016, 21:38

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Прошу прощения, а по-поводу подлинников ничего указывать не нужно (находятся у меня , могу предоставить по требованию суда)? Спасибо.

30 Июля 2016, 21:57

Есть вопрос к юристу?

если Вы — генеральный директор, то кроме вышеуказанного пишете, что Вы генеральный директор

Ген. директор Иванов И.И.

подлинники лучше на заседание брать с собой в любом случае ( на первое заседание лучше принести все документы, копии которых есть в деле)

Уточнение клиента

Понятно. Спасибо. А когда я заверяю «надлежащим образом» и пишу «копия верна» не нужно указать еще, что подлинники находятся у меня, могу предоставить по требованию суда?

30 Июля 2016, 22:32

нет, это указывать не нужно.

Просто имейте при себе, что бы при требовании суда могли дать на обозрение.

Уточнение клиента

Анастасия, большое спасибо за ответ, извините за дилетантские вопросы.

30 Июля 2016, 23:14

Пожалуйста, удачи в суде!

Да, в исковом стоит указать, что подаются копии, но по требованию суда будут представлены оригиналы. Это стандартная фраза в исковых.

Уточнение клиента

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

31 Июля 2016, 12:29

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

В данном случае это указывается в отзыве, в любом случае Вы будете делать сопровождающий документ, где и можно указать, что подлинники будут представлены по требованию суда.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Дарья! Большое спасибо за ответ. Сопровождающий документ, вероятно, заявление или ходатайство? А что значит «отзыв»? Если можно, поясните,пожалуйста,И еще, если можно, определением суда дело оставили без движения, т. к.нарушена ч.8 ст.75 АПК РФ (копии документов не заверены надлежащим образом). Могу ли я, исполняя требование суда предоставить не надлежащим образом заверенные копии документов, а подлинники ( с голубыми печатями) , будет ли это Арбитражным судом признано исполнением определения?

02 Августа 2016, 22:16

Отзыв на исковое заявление — это Ваша позиция по дела (согласны или не согласны с иском и обоснование)

Можете предоставить оригиналы, но потом будет достаточно проблемно и долго их забрать обратно, лучше заверьте копии.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Анастасия! Большое спасибо за Ваш ответ и совет, помогли во всем разобраться.

03 Августа 2016, 00:31

если будут вопросы — пишите

Уточнение клиента

Спасибо Вам, Анастасия, огромное, очень помогли Ваши профессиональные и доброжелательные ответы, С уважением.

03 Августа 2016, 00:40

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Заверение должным образом копий решений судов

ну если быть совем точным вследствие правок законодательства /ГПК и тд /
Надзор стал Кассацией А теперь Надзор = ВС РФ имхо

я не юрист вообще-то и разобраться в этих постоянных правках законов мне затруднительно
Да и моровые молчат про то , что надо заверять их решение личной гербовой печатью

Что значит «надлежащим образом заверенные копии» для суда?

Что значит «надлежащим образом заверенные копии», и могу ли я (физлицо) сам их сделать, если оригиналы документов хранятся у меня?

Ответы юристов (2)

Антон добрый день! Надлежащим образом заверенные копии — это копии документов, заверенные печатью организации на каждом листе, также проставить КОПИЯ ВЕРНА, дату заверения и подпись представителя или уполномоченного лица.

Вам, как физическому лицу, копии заверять не надо, поскольку Вы не способны это сделать надлежащим образом. Суд сам оценит и заверит все копии в первом судебном заседании, когда Вы представите оригиналы своих документов на обозрение, и вернет Вам обратно. Оригиналы в деле не хранятся, только копии. Вот для этого суд их заверяет с оригинала самостоятельно. Ваше участие состоит только в том, чтобы представить суду оригиналы для заверения.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.