Приказ об аннулировании документа смк

Содержание:

Приказ об аннулировании документа смк

Документация СМК – это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы. Различают: — п редписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; — подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК?

Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества распространяется на: — основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация; — вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы; — документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК

Работа по управлению документацией СМК должна включать: 1.планирование выпуска или изменения документа; 2.разработку и обеспечение адекватности до издания; 3.согласование и утверждение; 4.выпуск и идентификацию; рассылку и обеспечение доступа; 5.усовершенствование; 6.хранение; 7.аннулирование и изъятие.

Логика построения документов СМК:

1.Документирование – это всего-навсего отражение процессов. 2.Информация упоминается только один раз, а в остальных местах – только ссылки. Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано. Документация СМК должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией. Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Требования к документации СМК:

системность, функциональная полнота, адекватность, идентифицируемость, адресность, простота, актуализированность. Критерий правильности документа СМК: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Благодаря документированным процедурам и рабочим инструкциям сотрудники имеют возможность знать весь процесс от начала до конца, по разработанным формам строится четкая запись всех результатов работы. Если требования к документации СМК по ISO выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Структуру документации Системы Менеджмента Качества (СМК) можно представить в виде так называемой «Пирамиды документации СМК»:

РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Для разработки документации СМК предприятия можно воспользоваться Типовыми образцами (шаблонами) документации Системы Менеджмента Качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2015:

Документ в системе менеджмента качества (СМК)

Документ – ядро любой системы менеджмента качества. Документ оформляет каждую процедуру или процесс СМК. Каждое структурное звено в СМК имеет свое документальное подтверждение и обоснование. Система документации СМК – ее кровеносная система. Она обеспечивает слаженную и эффективную работу организации в целом. Из статьи вы узнаете: о роли и месте документа в СМК; основополагающих понятиях в СМК; уровнях и структуре управления документами в СМК; видах документов в системе.

Стандарты СМК в организации

Система менеджмента качества давно вошла в жизнь отечественных предприятий. О чем говорит наличие СМК? О соответствии организации требованиям международных стандартов серии ISO 9000.

ISO – международная организация по стандартизации (International Organisartion for Standartization). Это глобальная сеть. Она определяет, какие стандарты нужны для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Разработкой стандартов занимаются технические комитеты ISO.

Так, разработка и внедрение стандартов (серии 9000 и пр.) в сфере СМК – прерогатива технического комитета № 176. Он помимо своей основной деятельности консультирует все технические комитеты ISO.

Он обеспечивает целостность общих стандартов системы качества и реализацию политики качества.

Разработка международных норм и стандартов по информации и документации в ISO поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация».

Этот комитет стандартизирует:

– деятельность по индексированию и реферированию;

– практическую деятельность библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Отметим, что разделы по управлению документами содержатся практически во всех стандартах ISO. В том числе в стандартах серии 9000, а не только в стандартах комитета № 46.

Итак, в организации успешно разработана и внедрена СМК. Это основание для получения сертификата качества. Он дает организации ряд преимуществ на рынке.

Во-первых, сертификация качества по СМК повышает общую эффективность компании. Во-вторых, она увеличивает производительность труда сотрудников с помощью дисциплины и мотивации. В-третьих, СМК уменьшает затраты и улучшает качество продукции и услуг. В-четвертых, сертификат качества СМК работает на репутацию компании, как среди клиентов, так и среди конкурентов. Наконец, сертификат качества продукции – это залог привлечения новых клиентов.

Для предприятий некоторых отраслей сертификат СМК обязателен.

Например, без него строительная организация не сможет участвовать в тендере на подрядные работы. Заказчик может потребовать такой сертификат у организации-претендента помимо лицензий и т.п.

СМК может сертифицироваться как международным, так и национальным сертификационным органом. Национальные органы сертификации полностью адаптированы к международным. Разница в этих системах минимальна. Все зависит от ориентации предприятия на внешние рынки.

Если организация поддерживает контакты с зарубежными партнерами, то следует выбрать международную СМК и сертификат международного образца. Если организация работает на отечественном рынке, можно ограничиться национальной адаптированной системой. К тому же она обходится гораздо дешевле.

Документ и запись – основополагающие понятия СМК

Как мы определили, выработкой требований к управлению документами занимаются технические комитеты ISO. В статье мы воспользуемся терминологией норм, разработанных 176 Комитетом.

Сегодня основополагающими стандартами СМК являются:

– стандарты международные (ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008);

– адаптированные к ним национальные стандарты (ГОСТ ISO 9000:2011 и ГОСТ ISO 9001:2011).

Упомянутые ISO серии 9000 обновлены и существенно дополнены осенью 2015 г. (ISO 9000:2015 и ISO 9001:2015). Для перехода сертификационных органов и организаций-обладателей сертификата на новые стандарты дается три года. А пока можно ссылаться на содержание и пользоваться терминологией стандартов 2005 и 2008 гг.

Согласно ISO 9000 документ – это информация и соответствующий носитель.

Национальный ГОСТ ISO 9000-2011 содержит более детальное определение. «Документ – это информация, представленная на соответствующем носителе».

В примечании уточняется, что носитель может быть:

– электронным или оптическим;

– фотографией или эталонным образцом или их комбинацией.

Международный стандарт ISO 9000-2011 уделяет большое внимание характеристике документации в целом и ее оценке. Так, согласно разделу 2.7.1 документация дает возможность передать смысл и последовательность действий.

1) соответствию требованиям потребителя (заказчика) и улучшению качества;

2) обеспечению подготовки персонала;
3) повторяемости и прослеживаемости процессов;
4) обеспечению объективных свидетельств (доказательств, подтверждений того или иного действия);

5) оценке эффективности и постоянной пригодности (валидности) СМК.

В стандарте закреплено, что разработка документации не должна быть самоцелью. Она должна добавлять ценность для ее пользователей. Иными словами, создавать (разрабатывать, вносить изменения, актуализировать) документы следует для выполнения какой-либо задачи.

Например, упорядочить работу подразделения, закрепить должностные обязанности сотрудника, оформить процедуру сдачи дел на хранение и т.п.

Виды документов в СМК

Перечислим виды документов, применяемых в системах менеджмента качества:

1) документы, предоставляющие согласованную информацию об СМК. Эта информация предназначена как для внутреннего, так и внешнего пользования (например, руководство по качеству);

2) документы, описывающие, как СМК применяется к конкретной продукции, проекту или договору (планы качества);

3) документы, устанавливающие требования (спецификации);

4) документы с рекомендациями или предложениями (методические документы);

5) документы, описывающие последовательность выполнения действий и процессов (стандарты, рабочие инструкции, чертежи и т.п.);

6) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий̆ или достигнутых результатов (записи).

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носителей сама. Это зависит от ее размера, сложности структуры, требований потребителей и/или заказчиков и т.п.

Какой стандарт является основным стандартом по работе с документами в ряде стран, в том числе и России? Это национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами». Он перечисляет следующие возможности документов:

осуществление деятельности упорядоченно, эффективно и подотчетно;
предоставление услуг последовательно и беспристрастно;
обеспечение и документирование формирования политики и принятия управленческих решений;
обеспечение согласованности, непрерывности и производительности деловой и управленческой деятельности;
повышение эффективности деятельности всей организации;
обеспечение бесперебойности деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
соблюдение требований законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
защита интересов организаций и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
обеспечение и документирование текущих и будущих научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, деятельности по развитию, разработке и достижению, а также исторических исследований;
предоставление документированных доказательств деловой, личной и общественной деятельности;
обеспечение делового, персонального и социального своеобразия;
сохранение корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Теперь перейдем к определению и характеристике понятия «запись». Упомянутый российский стандарт 15489-1-2007 объединяет термины «документ» и «запись». Аргумент – то, что в документационном обеспечении управления и в теории документоведения термин «запись» не используется. Терминологически и при переводе на русский язык это действительно так. В английском языке термины «records» и «document» – синонимы.

Однако в рамках СМК термины «документ» и «запись» разделяются. Поэтому примем за основу определение записи, данное ГОСТ ISO 9000:2011. Согласно нему, «запись – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности». Проще говоря, запись – это фиксация результата.

Примеры записей: отчеты, акты выполненных работ, журналы учета, протоколы совещаний, листы согласования договоров и т.п. Все эти документы содержат информацию о каком-либо достигнутом результате. Отметим также, что чаще всего записи оформляются по шаблонам (формам, бланкам). Записи содержат обязательные реквизиты. Например, подпись лица, удостоверяющего документ, дату оформления, при необходимости – номер и печать.

Итак, записи СМК должны быть четкими, датированными, понятными и удобными для идентификации.

Запись фактически является видом документа по СМК. Но требования к записям и их управлению выделены в самостоятельный раздел.

Что помимо других обязательных документированных процедур особо выделяет ГОСТ ISO 9001-2011?

Это необходимость разработки специальных стандартов по управлению документами и управлению записями.

Процессы управления документами и записями пронизывают всю деятельность предприятия. Они делают ее прозрачной как для руководства и сотрудников, так и для всех заинтересованных сторон.

Особенности внешнего и локального нормативного регулирования

В рамках СМК есть два направления нормативного регулирования: внешнее и внутреннее (локальное).

Направление внешнего нормативного регулирования делится на несколько групп. Рассмотрим подробно каждую из них:

федеральное законодательство о техническом регулировании;
международные стандарты серии 9000;
национальные стандарты, адаптированные к международным, и межгосударственные стандарты;
руководящие указания.

Федеральный закон «О техническом регулировании» в гл. 3 устанавливает цели и принципы стандартизации в РФ. Он перечисляет документы и требования к ним в области стандартизации, используемые на территории РФ. Среди них:

– надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов;

– национальные стандарты и т.п.

Статья 17 гл. 3 ФЗ «О техническом регулировании» разрешает разработку стандартов организациями самостоятельно.

Международные стандарты серии ISO, как мы уже выяснили, устанавливают требования к СМК. Они затрагивают различные аспекты управления качеством на международном уровне. Также они могут служить основой для разработки собственных стандартов организаций.

Разница между национальными и межгосударственными стандартами заключается в зоне их действия.

Национальные действуют на территории Российской Федерации. Межгосударственные – на территории стран-разработчиков (в рамках СНГ). При условии, если они не противоречат национальному законодательству.

Цель национальных и межгосударственных стандартов в области СМК совпадает. Это адаптация текстов международных стандартов в России. Зачастую такие стандарты являются полными переводными аналогами международных.

Например, в преамбуле ГОСТ ISO 9001-2011 заявлено, что он идентичен международному стандарту ISO 9001:2008.

Наконец, руководящие указания (чаще также в форме стандартов) содержат требования и/или разъяснения той или иной процедуры управления качеством.

Например, в чем суть ГОСТ Р ИСО 10013-2007 «Руководство по документированию систем менеджмента качества»? Он содержит подробные рекомендации по разработке и внедрению документов СМК в организации. Этот ГОСТ идентичен ISO/TR 10013:2001 «Guidelines for quality management system documentation».

Второе направление нормативного регулирования СМК – локальные акты. Среди них прежде всего нужно выделить Руководство по качеству (далее – РК) и шесть обязательных документированных процедур. Их наличие регламентировано ISO 9001:2008.

Требования к разработке РК и документированных процедур содержатся в разделах 4.2.1-4.2.3 гл. 4 Стандарта.

Руководство по качеству – основной документ СМК. Это ее своеобразная программа. В РК имеет смысл включить:

– полное описание СМК предприятия;

– перечень лиц, ответственных за процессы СМК;

– особенности их документирования.

Обязательные документированные процедуры посвящаются следующим направлениям СМК:

– управление несоответствующей продукцией;

– проведение внутренних аудитов;

– проведение корректирующих мероприятий;

– проведение предупреждающих мероприятий.

Мы не будем описывать эти процедуры в нашей статье. Ограничимся замечанием, что каждая из них имеет набор форм записей (шаблонов). Ими оформляются те или иные действия в рамках СМК.

Таким образом, какой напрашивается вывод? Система менеджмента качества организации – самостоятельное направление деятельности со своей нормативной базой.

Управление документами в СМК: уровни и направления

Структура документации СМК – это строгая иерархическая система взаимосвязанных документов. Часть этих документов прямо оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Следовательно, эту структуру можно разделить на два уровня: постоянный и переменный. Постоянный уровень четко прописан в стандартах. Переменный – зависит от конкретной организации.

Неизменные составляющие структуры документации СМК:

Политика в области качества.
Цели в области качества.
Руководство по качеству.
Шесть обязательных процедур системы качества.
Записи по качеству.

Переменный уровень структуры в стандарте обозначен в разделе 4.2.1.d 9001:2008. А именно: «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими».

К таким документам относятся:

– различные планы, карты или схемы процессов;

– рабочие инструкции, отчетные формы и шаблоны;

– договоры и контракты;

– письма и приказы;

– локальные нормативные документы, накладные и пр.

Общий вид структуры документации СМК представлен на схеме в Приложении 1.

Смотрите так же: Администратор офис менеджер требования

В рамках СМК есть три направления управления документами:

− управление внешними нормативными документами;

− управление внутренними (локальными) нормативными документами;

− управление организационно-распорядительными документами.

Рассмотрим каждое направление подробно.

Что нужно сделать для эффективного управления внешней документацией?

Следует разработать перечень внешней нормативной документации. Например: федеральное законодательство, подзаконные акты, государственные и национальные стандарты, СНиП, рабочие документации, рабочие инструкции, своды правил и пр. Этот перечень будет регламентировать деятельность предприятия. Его можно изменять или дополнять.

Форму такого перечня смотрите в Приложении 2.

Управление внутренними (локальными) документами СМК – особая процедура. Это определенный порядок разработки, согласования, утверждения, внесения изменений и отмены внутренних локальных актов. Причем актов, регулирующих как область СМК, так и деятельность организации в целом. Часто требования к такому порядку закрепляют в отдельной документированной процедуре (стандарте).

Структура управления внутренними нормативными документами СМК приведена в Приложении 3.

Управление организационно-распорядительными документами в СМК ведется при взаимодействии со службой ДОУ. А также в соответствии с локальными нормативными актами по делопроизводству.

Здесь важна плавная интеграция СМК в уже сложившуюся структуру ДОУ. Нужно не допустить «конфликта интересов» двух систем. Этому и другим вопросам взаимодействия ДОУ и СМК мы посвятим следующие статьи.

Итак, какой можно сделать вывод из нашей статьи? Роль документа в СМК достаточно велика. Именно документы – единственное подтверждение и доказательство того или иного шага в рамках СМК.

Основное требование стандартов СМК – создание и поддержание документированной системы менеджмента качества в организации. То есть нужно не только создавать дополнительные документы помимо основных обязательных. Следует наладить механизмы разработки и внедрения документации СМК.

Приложение 1. Структура документации СМК

Приложение 2. Перечень внешней нормативной документации СМК

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА»

1 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 1 из 49 Приложение 6 к приказу от УТВЕРЖДАЮ Ректор ЮФУ Захаревич В.Г. 200 г. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА» ЮФУ,

2 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 2 из 49 СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТАЦИИ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.21 7 КРИТЕРИИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССА РЕСУРСЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ КОНТРОЛЬ.27 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1. Карта процесса управления документацией ЮФУ Приложение 2. Блок-схема процесса управления документацией ЮФУ Приложение 3. Матрица ответственности за управление документацией ЮФУ Приложение 4. Формы записей СМК-4.2.3/01-ЗРД-Заявка на разработку/переиздание документа 34 СМК-4.2.3/02-ЛСПД-Лист согласования проекта документа 35 СМК-4.2.3/01-ЖД-Журнал регистрации нормативных документовюфу.37 СМК-4.2.3/01-ПДСП-Перечень нормативных документов СП ЮФУ СМК-4.2.3/01ЖПД-Журнал проверок документов.. 39 СМК-4.2.3/01-ОПД-Отчет о проведении проверки документов 40 СМК-4.2.3/01-ЗИД-Заявка на изменение документа 41 СМК-4.2.3/01-ИД-Лист изменений к документу.42 СМК-4.2.3/01-ААД-Акт-извещение об аннулировании документа 43 СМК-4.2.3/01-ЛОПЦ-Лист ознакомления с Политикой и Целями в области качества ЮФУ. 44 Приложение 5.Основные задачи, функции, обязанности и права ответственного за ведение документации в структурном подразделении ЮФУ 45 ЮФУ,

3 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 3 из 49 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ. 46 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ЛИСТ АКТУАЛИЗАЦИИ ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ РАССЫЛКИ. 50 ЮФУ,

4 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 4 из 49 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1 Настоящая Документированная процедура 09 «Управление документацией СМК» (далее — Процедура) устанавливает единые требования к управлению документацией системы менеджмента качества Южного федерального университета (далее документация). 1.2 Настоящая Процедура разработана с целью обеспечения сотрудников ЮФУ актуальной документированной информацией, необходимой для результативного исполнения установленных требований и своих обязанностей в системе менеджмента качества, а также выполнения обязательных требований МС ИСО 9001:2008 по управлению процессами деятельности. 1.3 Ответственным за процесс управления документацией системы менеджмента качества является начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ. 1.4 Действие настоящей Процедуры распространяется на все подразделения Университета, включенные в область распространения СМК, а также разработчиков документов системы менеджмента качества Южного федерального университета. 1.5 Документированная процедура 09 «Управление документацией СМК» разработана в соответствии с требованиями подпунктов с и МС ИСО 9001: НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ В настоящей Процедуре сделаны ссылки на следующие нормативные документы: МС ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». МС ИСО/ТР 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». МС ИСО :2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования». РК.ЮФУ «Руководство по качеству». П.СМК-4.2.3/01-09 «Положение об организационной структуре ЮФУ». И.СМК-4.2.3/03-09 «Требования к оформлению документации СМК». ДП.СМК-4.2.3/09-09 «Управление номенклатурой дел». ДП.СМК-5.5.1/02-09 «Управление организационно-правовыми документами структурного подразделения». И.СМК-4.2.3/08-09 «Словарь терминов СМК ЮФУ». ДП.СМК-4.2.4/01-09 «Управление записями». ЮФУ,

5 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 5 из 49 П.СМК-5.5.2/04-09 «Положение о представителе руководства в СМК ЮФУ». П.СМК-5.5.2/05-09 «Положение об уполномоченном по качеству ЮФУ». П. МК-5.5.2/01-09 «Положение о Совете по качеству Южного федерального университета». ДП.СМК-8.2.2/01-09 «Организация внутренних аудитов системы менеджмента качества». ДП.СМК-8.2.2/02-09 «Проведение внутренних проверок системы менеджмента качества». 3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 3.1 Термины и определения В настоящей Процедуре применены термины и определения в соответствии с МС ИСО 9000:2005 и И.СМК-4.2.3/08-09 «Словарь терминов СМК ЮФУ». 3.2 Сокращения ДИ должностная инструкция ДП документированная процедура И инструкция КД корректирующее действие МИ методическая инструкция МС международный стандарт НИР- научно-исследовательская работа НД нормативный документ НСД начальник сектора документации ЦМК Центр менеджмента качества ОВД ответственный за ведение документации П положение ПД предупреждающее действие ПРК представитель руководства по качеству ПСП положение о структурном подразделении РК руководство по качеству СМК система менеджмента качества СП структурное подразделение СК Совет по качеству ЮФУ Южный федеральный университет УК уполномоченный по качеству 4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Структура документации СМК Документация СМК ЮФУ обеспечивает возможность передать смысл ЮФУ,

6 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 6 из 49 и последовательность осуществляемой деятельности в области распространения системы менеджмента качества. Применение документации СМК способствует достижению соответствия требованиям потребителей всех уровней и улучшению качества, обеспечению подготовки кадров, идентификации и прослеживаемости, получению объективных доказательств при оценке соответствия требованиям системы менеджмента качества и результативности ее процессов Каждому из видов менеджмента в области качества в соответствии с МС ИСО 9001:2008 планированию качества, управлению качеством, обеспечению качества и улучшению качества соответствуют свои документы, подтверждающие функционирование системы менеджмента качества ЮФУ По месту происхождения документация делится на внешнюю и внутреннюю. Внешняя документация документы, разработанные сторонними организациями и полученные в виде входящей корреспонденции. Внутренняя документация документы, разработанные ЮФУ В зависимости от характера использования документы подразделяются на подлинники (контрольные экземпляры) и копии (учтенные экземпляры). В зависимости от способа выполнения на оригиналы и дубликаты Структура документации СМК ЮФУ состоит из пяти уровней (Рисунок 1) Первый уровень Первый (верхний) уровень структуры документации Южного федерального университета составляет документация по управлению качеством со стороны руководства ЮФУ. К ней относятся: — Политика и Цели в области качества ЮФУ; — Руководство по качеству ЮФУ. Документы первого уровня обеспечивают декларацию политики в области качества и наличие целей по ее реализации, а также требования к управлению деятельностью по достижению поставленных целей Второй уровень Второй уровень структуры документации Южного федерального университета составляют документированные процедуры управления, которые являются документацией по управлению со стороны персонала. Документированные процедуры подразделяются на две группы: а) ДП, обязательные для ЮФУ в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008: — Управление документацией, — Управление записями, — Внутренние аудиты, — Управление несоответствиями, — Корректирующие и предупреждающие действия. ЮФУ,

7 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 7 из 49 б) ДП, необходимые ЮФУ и включающие процедуры по управлению определенным видом деятельности, методические инструкции СМК и рабочие инструкции для осуществления бизнес-процессов: — Управление номенклатурой дел, — Управление организационно-правовыми документами СП, — Планирование СМК, — Управление жалобами потребителей и другие. Документы второго уровня позволяют на всех уровнях управления ЮФУ: — устанавливать порядок взаимодействия подразделений и должностных лиц, — распределять полномочия и ответственность, — осуществлять управление материальными и информационными потоками Третий уровень Третий уровень структуры документации Южного федерального университета составляют документы, обеспечивающие качество управления и деятельности ЮФУ. К ним относятся правовые, организационные (организационно-правовые и организационно-распорядительные), внешние и внутренние нормативно-методические документы. Правовая документация: — документы органов власти, управления, контроля и надзора (в том числе в области качества): кодексы и законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ и другие; — лицензии и свидетельства. Организационно-правовая документация: — Устав ЮФУ, — организационная структура, — штатное расписание, — номенклатура дел ЮФУ, — положения о структурных подразделениях, — должностные инструкции и другие аналогичные документы. Организационно-распорядительная документация: — приказы, — распоряжения должностных лиц, — решения. Внешняя нормативная и методическая документация: — международные, региональные, национальные (зарубежных стран), межгосударственные стандарты, государственные стандарты России, Государственные образовательные стандарты (ГОС ВПО); — документы органов государственного управления, контроля и надзора; — документация поставщиков и потребителей. ЮФУ,

8 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 8 из 49 СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ ЮФУ 1 уровень Управление качеством со стороны руководства ЮФУ Политика и Цели в области качества Руководство по качеству 2 уровень Управление качеством со стороны персонала ЮФУ Документированные процедуры управления Управление документацией Управление записями Внутренние аудиты Управление несоответствиями Корректирующие и предупреждающие действия Управление номенклатурой дел Управление организационно-правовыми документами структурного подразделения Планирование СМК Управление жалобами потребителей и другие 3 уровень Обеспечение качества Правовые документы Организационно-правовые документы Организационно-распорядительные документы Внешние нормативные и методические документы Внутренние нормативные и методические документы 4 уровень Планирование качества Документы по планированию 5 уровень Подтверждение и улучшение качества Записи и данные по качеству Рисунок 1. ЮФУ,

9 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 9 из 49 Внутренняя нормативная и методическая документация: — внутренние положения по видам деятельности; — методические инструкции и рекомендации по видам деятельности; — паспорта, инструкции по эксплуатации оборудования; — и другие подобные документы. Документы третьего уровня устанавливают требования действующего законодательства, нормы и правила при осуществлении деятельности ЮФУ, а также требования к услугам, продукции, процессам контроля и испытаний Четвертый уровень Четвертый уровень структуры документации СМК Южного федерального университета составляют документы по планированию качества. К ним относятся документы, устанавливающие требования к планированию деятельности ЮФУ в целом, структурных подразделений, отдельных исполнителей: стратегические, тактические и оперативные планы. Документы четвертого уровня в соответствии с установленными целями в области качества определяют необходимые действия, ответственность за их выполнение, сроки и необходимые ресурсы Пятый уровень Пятый уровень структуры документации системы менеджмента качества Южного федерального университета составляют документы по подтверждению и улучшению качества, которые содержат оперативные отчетные сведения о качестве (т.е. результаты или свидетельства осуществленной деятельности записи и данные по качеству). К ним относятся: — унифицированные формы, — протоколы, акты, отчеты и т.п., — журналы (регистрационные и рабочие), — сертификаты, — результаты анализа СМК со стороны руководства, — документы по улучшению качества: результаты КД и ПД, — сертификаты и аттестаты аккредитации, — перечни (реестры) всех видов. Документы пятого уровня фиксируют фактическое выполнение работ в установленных формах, подтверждают качество исполнения, а также определяют статус объекта управления. Управление записями и данными по качеству регламентировано ДП.СМК /01-09 «Управление записями» Статус и уровень утверждения документа Статус и уровень утверждения документа определяются положением документа в иерархической структуре документации ЮФУ (см. Рисунок 1). Уровень утверждения документов приведен в Таблице 1. ЮФУ,

10 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 10 из 49 Номер уровня Наименование документа Должностное лицо Таблица 1 1 Политика и Цели в области качества Ректор ЮФУ Руководство по качеству 2 Документированные процедуры, методические Ректор ЮФУ инструкции, инструкции, рабочие инструкции, обязательные к применению 3 Организационная структура Ректор ЮФУ Штатное расписание Область распространения СМК 3 Матрицы ответственности Вышестоящее должностное лицо 3 Положения о структурных подразделениях Ректор ЮФУ Должностные инструкции 3 Организационная документация Уровень утверждения устанавливается по принадлежности 3 Внутренние нормативные и методические документы Ректор ЮФУ, первый проректор по учебной работе, проректор по учебно-методической работе, проректор по экономике, проректор по информатизации, проректор по НИР, руководители структурных подразделений 4 Планы всех видов Уровень утверждения устанавливается по принадлежности 5 Акты, протоколы, сертификаты Уровень утверждения устанавливается по принадлежности 5 Отчеты о выполнении деятельности на всех уровнях управления Уровень утверждения устанавливается по принадлежности 5 Отчеты по результатам внутренних аудитов Представитель руководства по качеству 5 Протоколы заседаний по анализу Ректор ЮФУ результативности СМК высшим руководством 5 Перечни всех видов Уровень утверждения устанавливается по принадлежности 4.3 Требования к управлению и оформлению документации Основным требованием к документам по планированию, управлению и обеспечению качества (первый, второй, третий и четвертый уровни) является обеспечение их постоянной пригодности путем актуализации (своевременного внесения изменений) К документам по подтверждению и улучшению качества (пятый уровень) предъявляются требования в виде их сохранности для обеспечения прослеживаемости и доступа с целью последующего анализа Карта и Блок-схема процесса управления документацией ЮФУ приведены в Приложениях 1 и 2 соответственно к настоящей Процедуре Ответственность за управление документацией в рамках ЮФУ установлена в Матрице ответственности (Приложение 3) Оформление документации производится в соответствии с требованиями И.СМК-4.2.3/02-09 «Требования к оформлению документации СМК». ЮФУ,

11 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 11 из Установление ответственности за ведение документации в структурном подразделении Ответственный за ведение документации в структурном подразделении назначается распоряжением начальника структурного подразделения. Данная функция включается в должностную инструкцию сотрудника Основные задачи, функции, обязанности и права ответственного за ведение документации в структурном подразделении приведены в Приложении 5. Примечание. В зависимости от уровня и специализации подразделения в нем могут быть назначены несколько ответственных за ведение документации с разделением функций. 4.5 Идентификация и кодирование документации Идентификация документов, управляющих системой менеджмента качества ЮФУ, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения статуса документа при систематизированном хранении, поиске и ведении Идентификация управленческой документации осуществляется при помощи кодов, размещенных на титульном листе документа, а также в поле верхнего колонтитула на каждом листе Присвоение документу кода проводится в период его разработки (см. п настоящей Процедуры) Код и вид документа оформляется в соответствии с п. 5 И.СМК /05- «Кодирование документации и записей системы менеджмента качества Южного федерального университета»: Принадлежность документа определяется как: СМК документация СМК, общая для всех подразделений Южного федерального университета; 00 документация СП, где 00 индекс структурного подразделения в соответствии с ДП.СМК-4.2.3/03-09 «Управление номенклатурой дел». ЮФУ, 5. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТАЦИИ Жизненный цикл документа состоит из нескольких стадий, включающих: — разработку и согласование документа; — утверждение документа и введение его в действие; — регистрацию, размножение, учет, рассылку, внедрение и хранение; — актуализацию (проверку), внесение изменений и переиздание; — отмену (аннулирование), изъятие, архивирование и уничтожение. 5.1 Разработка и согласование проекта документа При разработке документов следует руководствоваться следующими принципами:

Смотрите так же: Можно ли кредитный договор признать недействительным

12 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 12 из 49 — устанавливать насущную потребность в создании документированной процедуры управления или документа иного вида; — разрабатывать документ только при наличии обязательных требований или возникшей производственной потребности; в остальных случаях проводить взвешенную оценку затрат, возможных ошибок и последствий, вызванных отсутствием данного документа; — документировать только то, что обеспечивает безусловное выполнение требований СМК при осуществлении процессов; — вести необходимые записи и данные по качеству; — излагать текст любого документа доступным для всех пользователей языком Разработка документа системы менеджмента качества начинается либо в соответствии с ежегодным планом СМК, либо в связи с возникновением потребности по улучшению системы менеджмента качества, либо при введении в систему менеджмента качества нового процесса. Запуск в действие данной процедуры осуществляет инициатор разработки документа путем составления заявки на разработку документа (Форма СМК-4.2.3/01-ЗРД, Приложение 4). Им же определяется перечень лиц или подразделений для согласования документа, планируемого к разработке. Данная заявка подается начальнику сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ для согласования (уточнения необходимости, наименования и кода документа, предлагаемого к разработке). Если заявка принимается НСД СМК, то он ставит свою подпись с расшифровкой и указанием даты. При отклонении заявки дополнительно на обороте в свободной форме указываются причины отклонения. Согласованная заявка лицом, ее составившим, передается на утверждение ПРК. После утверждения заявка служит основанием для издания приказа по ЮФУ о разработке документа с указанием его наименования, кода, ответственного за разработку, перечня лиц для согласования проекта документа, сроков подготовки проекта и выделенных ресурсов, проект которого готовит начальник сектора документации СМК ЦМК ЮФУ. Издание приказа служит началом процесса разработки документа в соответствии с настоящей Процедурой Сотрудник Южного федерального университета, ответственный за разработку, формирует рабочую группу и распределяет их роли. Члены рабочей группы проходят обучение приемам и методам разработки документации СМК Разработка документа ведется на основе процессного подхода цикла Шухарта-Деминга «PDCA»: планируй делай проверяй корректируй. Примечание. Методические рекомендации по применению процессного подхода приведены в МИ.СМК /01- «Процессная модель СМК ЮФУ» Разработанный документ получает статус «проект», о чем делается отметка на его титульном листе. ЮФУ,

13 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 13 из Проект документа поступает на согласование всем заинтересованным лицам вместе с прикрепленным к нему листом согласования (Форма СМК /02-ЛСД, Приложение 2). Все замечания (дополнения, изменения) по проекту документа вносятся в лист согласования. Сотрудник ЮФУ, сделавший замечания (дополнения, изменения), вносит наименование своего подразделения, свои фамилию и инициалы, дату согласования и ставит свою подпись. При согласовании не допускается запись «Согласовано с замечаниями» — все замечания и предложения указываются в листе согласования в произвольной форме. После окончания согласования разработчик документа анализирует лист согласования и проставляет отметки о принятии/непринятии замечаний по проекту. Далее лист согласования рассматривается директором ЦМК с целью контроля процесса разработки и согласовывается с ПРК. По всем принятым замечаниям в проект документа его разработчиком вносятся соответствующие изменения. 5.2 Утверждение документа и введение его в действие С учетом замечаний и предложений, полученных по результатам согласования, разрабатывается окончательный проект документа. При наличии неразрешимых разногласий окончательное решение по проекту документа принимает проректор, курирующий направление, в отношении которого появились разногласия, а при необходимости вопрос выносится на СК Проект документа с подписью разработчика, согласующими подписями передается разработчиком на утверждение. Документ утверждается должностным лицом, установленным в Таблице 1 настоящей Процедуры. Гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы, фамилию, дату утверждения и печать организации Документы утверждаются, как правило, без ограничения срока действия. По решению разработчика срок действия документа может быть ограничен (в том числе при наличии обязательных требований) Документ вводится в действие утверждением (подписанием) или приказом. Дата введения в действие документа определяется, исходя из вида документа и конкретных условий, и может устанавливаться: в приказе, под утверждающей подписью («вводится в действие с.»), через определенное время, указанное в нормативных документах; с момента утверждения (подписания) документа Если документ вводится в действие приказом, разработчик готовит его проект и направляет на утверждение совместно с проектом документа. В приказе устанавливаются необходимые мероприятия по обеспечению ознакомлению исполнителей с документом, а также мероприятия по внедрению документа. ЮФУ,

14 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 14 из Регистрация, размножение, учет и рассылка документации Утвержденный документ регистрируется в Журнале регистрации нормативных документов ЮФУ (СМК-4.2.3/01-ЖД, Приложение 4). На его титульном листе слева от грифа утверждения ставится синий штамп «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Регистрационный» Необходимое количество контролируемых копий и места их рассылки определяет разработчик документа в листе регистрации рассылки (Форма СМК /02-ЛРР, Приложение 5 к И.СМК-4.2.3/02-09 «Требования к оформлению документации СМК») Тиражирование документа выполняется на принтерах или копировальных аппаратах с подлинника или копии с сохранением подписи и даты утверждения На титульном листе каждой контролируемой копии документа под штампом регистрации ставится синий штамп «КОПИЯ», при этом порядковый номер копии начинается с цифры Учет контролируемых копий документа и их рассылка осуществляются посредством листа регистрации рассылки, который прилагается к контрольному экземпляру документа Рассылка документации должна быть завершена не менее, чем за 3 рабочих дня до введения документа в действие (кроме документов оперативного характера) для обеспечения ознакомления исполнителей. Отметки об ознакомлении проставляются в листе ознакомления (Форма СМК-4.2.3/02-ЛО, Приложение 5 к И.СМК-4.2.3/02-09 «Требования к оформлению документации СМК»), который прилагается к контролируемой копии Ответственным за регистрацию документа, его идентификацию, тиражирование, учет и рассылку контролируемых копий является начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ Ответственным держателем подлинника документа является начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ. Дело каждого документа включает: — подлинник действующего документа, — подлинники изменений к документу, — лист регистрации рассылки документа При необходимости получения дополнительных контролируемых копий (при введении нового документа, порче или утрате копии) пользователь документа направляет на имя начальника сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ заявку с указанием наименования документа, количества требующихся копий, причины потребности в копиях, подписи руководителя подразделения и даты составления заявки В подразделениях, использующих контролируемые копии, допускается с согласия руководителя подразделения снимать дополнительные копии с учтенных экземпляров, при этом к существующему учетному номеру ЮФУ,

15 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 15 из 49 через знак «/» добавляется сквозная порядковая нумерация в пределах подразделения. 5.4 Получение, регистрация, внедрение и хранение документации в структурном подразделении Ответственный за ведение документации СП получает документацию от начальника сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ, расписывается в листе регистрации рассылки контрольного экземпляра о получении документации и проверяет ее комплектность Входящие документы подлежат регистрации в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска. Регистрация осуществляется в журнале регистрации входящей документации структурного подразделения. Штамп с регистрационными данными документа ставится на свободном месте в правом нижнем углу первой страницы документа После регистрации полученной документации руководитель подразделения определяет круг исполнителей и сотрудников, которые должны быть ознакомлены с документацией и ее изменениями После ознакомления с поступившим документом проводится его внедрение в деятельность подразделения-пользователя. При этом вначале проводится обучение пользователей работе с этим документом. Первичное обучение уполномоченных по качеству структурных подразделений Южного федерального университета проводят члены группы разработчиков. Вторичное обучение сотрудников проводит уполномоченный по качеству в подразделении. Подтверждением проведения обучения пользователей работе с документом служит подпись сотрудника в листе ознакомления Хранение документа в подразделении должно быть организовано способом, обеспечивающим его быстрый поиск и доступ к нему исполнителей и предотвращающим его порчу. Документы, которые в результате использования стали нечитаемыми, потрепанными, имеют сильно надорванные или выпадающие страницы, должны своевременно восстанавливаться или изыматься и заменяться новыми копиями. При хранении должны учитываться требования ДП.СМК /09-09 «Управление номенклатурой дел» При наличии большого количества документов разрабатываются перечни (реестры) документации: — документации по видам, действующей в ЮФУ (начальником сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ); — документации, действующей в структурном подразделении (ответственным за ведение документации в подразделении) (Форма СМК-4.2.3/01-ПДСП, Приложение 4) Руководитель структурного подразделения несет административную ответственность за использование не актуализированной документации. ЮФУ,

16 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 16 из Актуализация (проверка), внесение изменений и переиздание документа Проверка документов Южного федерального университета на актуальность проводится регулярно и может быть следующих видов: периодической (плановой, в том числе при внутренних аудитах) и внеплановой Подразделение-разработчик осуществляет периодическую проверку и анализ документа на его соответствие требованиям и существующей практике не реже одного раза в год (с даты утверждения, предыдущей проверки или переиздания документа) или по необходимости. Периодичность проверки устанавливается разработчиком при подготовке проекта документа Внеплановые проверки документации проводятся в случае: выявления несоответствий при предоставлении услуг вследствие осуществления деятельности на основании неактуальной документации; изменения требований документации или потребителей; совершенствования услуг, организационной структуры и т.д.; установления дополнительных требований к описанному объекту или процессу Актуализация включает в себя: — проверку документа на приемлемость его требований и норм для организации на момент проверки; — проверку документа на наличие в нем имеющихся изменений; — проверку документа на предмет его состояния: комплектности, внешнего вида и т.д.; — фиксирование факта проверки (см. п настоящей Процедуры); — внесение изменений и проведение корректирующих действий по результатам проверки Актуализации должны быть подвергнуты все имеющиеся учтенные экземпляры документов Результатом проверки является одно из решений: 1) Документ пригоден для дальнейшего использования: в этом случае срок действия документа продлевается, на титульном листе ставится синий штамп или надпись «ПРОВЕРЕНО» с указанием даты и подписи с расшифровкой проверявшего. 2) Требуется корректировка документа с выпуском изменения: в этом случае инициируется процесс разработки и внесения изменений в соответствии с подпунктами настоящей Процедуры. 3) Документ подлежит аннулированию: в этом случае инициируется процесс аннулирования и изъятия в соответствии с п. 5.6 настоящей Процедуры. 4) Требуется разработка новой версии документа: в этом случае инициируется процесс переиздания в соответствии с подпунктами настоящей Процедуры. ЮФУ,

17 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 17 из Проведение проверки документации регистрируется в Журнале проверок документов (СМК-4.2.3/01-ЖПД, Приложение 4). По результатам проверки составляется отчет о проведении проверки документов (Форма СМК /01-ОПД, Приложение 4), в графе «результат» которого приводится одно из заключений в соответствии с п настоящего документа. На основе сделанных заключений инициируются соответствующие действия с проверенным документом При потребности внесения изменений разработчиком документа (либо заинтересованным лицом, например, владельцем процесса или пользователем, уполномоченным по качеству СП) оформляется заявка на изменение документа (Форма СМК-4.2.3/01-ЗИД, Приложение 4) с предложением о внесении изменений в документ с их обоснованием. Данная заявка передается начальнику сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ, который проводит нормоконтроль предложений по изменению, в том числе на соответствие требованиям МС ИСО 9001: По принятию изменения начальником сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ заполняется лист изменений к документу (Форма СМК-4.2.3/01-ИД, Приложение 4), который утверждается ректором Южного федерального университета. Оформленный лист изменения передается начальнику сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ для регистрации изменения, а также информирования пользователей документа о наличии изменения. Внесение изменений осуществляется путем рассылки копий изменений всем держателям учтенных экземпляров документа, которые в дальнейшем хранятся совместно с документом Ответственный за ведение документации СП (уполномоченный по качеству) обязан зарегистрировать полученное изменение, ознакомить с ним сотрудников, внести соответствующие корректировки в документацию подразделения, обучить работе с измененной документацией с заполнением листа ознакомления, а также обеспечить сохранность измененных контролируемых копий документа Информация об изменении вносится в лист регистрации изменений: контрольного экземпляра начальником сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ, учтенного экземпляра ответственным за ведение документации СП (уполномоченным по качеству СП) Внесенное изменение идентифицируется в документе или соответствующих приложениях: на свободном поле (правом) около изменяемого участка пункта, рисунка, приложения и т.п. делается соответствующая запись, или проводится вертикальная линия с указанием номера изменения В подлинник документа изменение вносит начальник сектора документации СМК ЦМК, в копии документа ответственного за ведение документации СП. Изменения допускается вносить только с простановкой даты и подписи с расшифровкой ответственного лица. ЮФУ,

18 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 18 из При большом объеме изменения или при наличии трех и более изменений на одном листе документа этот лист переиздается начальником сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ с внесением номеров изменений и последующей рассылкой пользователям документа Изъятые листы подлинника документа с отметкой об их отмене хранятся в деле подлинника документа. Отмененные листы из учтенных экземпляров изымаются и уничтожаются Изменения в Политику в области качества ЮФУ не вносятся. При необходимости выпускается новая редакция документа Изменения в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции не вносятся. Листы изменений прикладываются к перечисленным документам Внесение изменений в перечень осуществляется его составителем синими чернилами с указанием даты внесения изменения, подписи с расшифровкой должностного лица, утвердившего перечень Необходимость переиздания документа после внесения изменений определяет начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ. Оптимальное количество изменений, после которого необходимо переиздать документ, составляет не менее 20% от объема. Также может быть принято решение о переиздании в случае наличия изменений, приводящих к неудобству пользования или необходимости значительной корректировки. В последнем случае документ переиздается с внесением в него всех изменений При необходимости переиздания документа проверяющим оформляется заявка на переиздание документа (Форма СМК-4.2.3/01-ЗРД, Приложение 4) с указанием причин необходимости переиздания, передается разработчику, который осуществляет контроль за своевременностью переиздания. На подлиннике пишется: «Разработать новую версию в срок до», ставятся подпись проверяющего и дата проверки Переизданный документ получает следующий порядковый номер версии (редакции), начиная с «версия 1», который вносится во все листы документа. Во вновь разработанном документе указывается «версия 0» Регистрация, размножение, учет и рассылка изменений и переизданного документа осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Процедуры. 5.6 Отмена (аннулирование), изъятие, архивирование и уничтожение документа Отмену (аннулирование) документа проводят: при изменении требований к качеству услуг и способам их оказания, технической и нормативной документации, организационной структуры, требований к СМК и пр.; ЮФУ,

Смотрите так же: Ипотечный кредит залог недвижимости

19 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 19 из 49 по результатам проверки документа, внутреннего аудита и других проверок Отмена документа оформляется путем составления акта-извещения об аннулировании документа (Форма СМК-4.2.3/01-ААД, Приложение 4) комиссией, состав которой определяет ПРК. При отмене документа СМК в ее состав в обязательном порядке включаются начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ и разработчик документа. Акт утверждается должностным лицом, утвердившим отменяемый документ На основании акта-извещения на титульном листе отмененного подлинника документа синими чернилами проставляются надпись «ОТМЕНЕН», дата, подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего отмену, и делаются отметки об изъятии в Журнале регистрации нормативных документов ЮФУ и листе регистрации рассылки отмененного документа. Акт-извещение об аннулировании хранится в деле документа В случае особой необходимости дальнейшего использования отмененного документа в виде справочной информации на его титульном листе выполняется надпись «СПРАВОЧНЫЙ» с указанием номера акта-извещения об аннулировании с целью предотвращения непреднамеренного использования документа, вышедшего из употребления. При этом учет и хранение такого документа ведется отдельно от действующего Копии акта-извещения об аннулировании документа направляются начальником сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ в подразделения-пользователи, где ответственный за ведение документации производит отмену учтенного экземпляра (см. подпункты ) и его изъятие из обращения Отмененные документы проходят определение ценности экспертной комиссией и, по ее решению, либо передаются на архивное хранение, либо подлежат уничтожению в соответствии с требованиями пунктов ДП.СМК /09-09 «Управление номенклатурой дел». 6 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 6.1 Управление документами первого уровня Управление Политикой и Целями в области качества Политика и Цели в области качества оформляются как в виде отдельного документа, так и в обязательном порядке включаются в состав Руководства по качеству. Политика и Цели в области качества оформляются на листе формата А4 в произвольной форме, с проставлением в левом нижнем углу номера редакции и года выпуска, и утверждаются подписью ректора ЮФУ и печатью Южного федерального университета. Требования к содержанию Политики и Целей приведены в РК.ЮФУ «Руководство по качеству». ЮФУ,

20 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 20 из Ответственность за разработку документов возлагается: на ректора ЮФУ за определение политики в области качества, на ПРК за установление целей в области качества в целом по ЮФУ и в структурных подразделениях Начальник сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ готовит проекты очередных версий Политики в области качества ЮФУ и Целей в области качества ЮФУ с привлечением компетентных специалистов Южного федерального университета из различных структурных подразделений. При этом учитываются стратегические цели самого ЮФУ. Последовательность разработки документов следующая: Политика Цели Проекты документов обсуждаются в подразделениях Южного федерального университета и на Совете по качеству. Замечания и предложения по проектам документов поступают начальнику сектора документации СМК Центра менеджмента качества ЮФУ, который под руководством ПРК проводит их анализ и обобщение Уточненные проекты документов передаются ректору Южного федерального университета, который их рассматривает, уточняет и утверждает как обязательства ЮФУ в области качества. Утвержденные документы тиражируются и рассылаются через сектор делопроизводства во все подразделения Южного федерального университета В структурных подразделениях Южного федерального университета проводится кампания по разъяснению Политики и Целей в области качества с регистрацией в виде подписи об ознакомлении каждого сотрудника Южного федерального университета в Листе ознакомления с Политикой в области качества ЮФУ и Целями в области качества ЮФУ (Форма СМК-4.2.3/01-ЛОПЦ, Приложение 4) Пересмотр Политики и Целей в области качества осуществляется в соответствии с п. 5.5 настоящей Процедуры, но дополнительно используется информация, полученная в ходе анализа СМК Тексты действующих Политики и Целей вывешиваются во всех основных помещениях ЮФУ и своевременно заменяются при внесении в них изменений. Все предыдущие версии Политики хранятся у начальника сектора документации СМК Центра менеджмента качества Южного федерального университета Срок действия Политики и Целей в области качества — не более двух лет Управление Руководством по качеству Руководство по качеству является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества ЮФУ и: — определяет область применения СМК, включая обоснование любых исключений; ЮФУ,

21 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 21 из 49 — описывает СМК в соответствии с определенной стратегией развития и Политикой в области качества ЮФУ, а также требованиями МС ИСО 9001:2008; — содержит или ссылается на документированные процедуры СМК Основными пользователями РК являются высшее руководство Южного федерального университета и руководители структурных подразделений, задействованных в СМК Ответственным за разработку РК ЮФУ является представитель руководства по качеству Жизненный цикл Руководства по качеству Южного федерального университета в полной мере соответствует разделу 5 настоящего документа Требования к уровню утверждения, оформлению и идентификации Руководства по качеству изложены в пунктах 4.2, 4.3 и 4.5 настоящей Процедуры. 6.2 Управление документами второго уровня Ответственность за разработку документов второго уровня устанавливается высшим руководством Южного федерального университета или на основании предложения инициатора разработки Управление документами второго уровня должно соответствовать всем требованиям, предъявляемым настоящей Процедурой Управление документами третьего уровня Устав ЮФУ разрабатывается на основании Уставов РГУ, ТТИ, РГПИ, ИАРХ Форма организационной структуры Южного федерального университета, ее содержание и порядок оформления регламентированы П.СМК /01- «Положение об организационной структуре ЮФУ» Номенклатура дел Южного федерального университета формируется и управляется в соответствии с требованиями ДП.СМК-4.2.3/09-09 «Управление номенклатурой дел» Правила разработки положения о структурном подразделении и должностной инструкции сформулированы в ДП СМК-5.5.1/02-09 «Управление организационно-правовыми документами структурного подразделения». На основании этой процедуры руководители структурных подразделений разрабатывают ПСП и ДИ подчиненных сотрудников Положения о коллегиальных органах или группах лиц включают, например, П.СМК-5.5.2/05-09 «Положение об уполномоченном по качеству» и П. СМК-5.5.2/03-09 «Положение о комиссии по качеству Южного федерального университета». Такого рода документы могут включать следующие разделы: «Область применения» — указываются назначение и область распространения, а при необходимости область применения конкретизируется; ЮФУ,

22 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 22 из 49 «Задачи» — указываются основные задачи, стоящие перед коллегиальным органом или группой лиц; «Функции» — указываются основные направления, по которым вырабатываются решения (рекомендации) для выполнения задач, стоящих перед коллегиальным органом или группой лиц; «Состав и регламент работы» — указываются состав коллегиального органа, группы лиц и регламент их работы (периодичность, время и место проведения, порядок оформления документов); «Статус» — указывается обязательный или рекомендательный характер исполнения выработанных решений коллегиальным органом, группой лиц; «Права и ответственность» — указывается перечень прав, необходимых для реализации функций коллегиального органа, группы лиц по отношению к структурным подразделениям и должностным лицам Южного федерального университета; приложения (при необходимости) Подготовка и управление организационно-распорядительными документами ЮФУ проводятся в соответствии с требованиями, например. ДП.СМК-5.5.1/02- «Управление организационно-правовыми документами структурного подразделения» Процесс управления внутренними нормативными документами осуществляется на основании раздела 5 настоящей Процедуры Управление внешними нормативными документами осуществляется в соответствии с ДП.СМК-4.2.3/07- «Управление внешней нормативной документацией». 6.4 Управление документами четвертого уровня Планы и программы качества разрабатываются и управляются в соответствии с рекомендациями МС ИСО 10005:2005. Аналогично разрабатываются и управляются комплексные планы развития ЮФУ, годовые планы Южного федерального университета и структурных подразделений Планы в области качества должны содержать графы для записи проблем и задач, подлежащих выполнению, указания исполнителей, сроков, требуемых ресурсов и отметок об исполнении. В наименовании плана должен быть указан период, на который он распространяется. Планы подписываются разработчиком и согласовываются со всеми заинтересованными лицами. На первом листе плана в правом верхнем углу помещается гриф утверждения соответствующим должностным лицом Разработка и управление планами внутренних аудитов осуществляются в соответствии с требованиями ДП.СМК «Внутренние аудиты». ЮФУ,

23 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 23 из Управление документами пятого уровня Управление документами (записями и данными), подтверждающими факт выполнения работ, их качество и статус (отношение к тому или иному процессу в настоящее время), а также их улучшения, осуществляется в соответствии с требованиями ДП.СМК-4.2.4/01- «Управление записями» и рекомендациями МС ИСО : Управление перечнями (реестрами, списками) Применение разного рода перечней (реестров, списков) упрощает и облегчает управление объектами, отражая их состояние в настоящее время. Примерами перечней являются: перечни персонала, структурных подразделений, оборудования, разного рода документов и т.д Руководители СП Южного федерального университета формируют и утверждают перечни используемых в подразделении нормативных документов Перечни, предназначенные для применения в одном подразделении, подписываются руководителем СП и могут не иметь грифа «Утверждаю» Перечни, предназначенные для применения в нескольких подразделениях, подписываются руководителем подразделения-разработчика и утверждаются вышестоящим должностным лицом Периодичность пересмотра перечней устанавливается в каждом конкретном случае должностным лицом, утвердившим перечень Управление выписками из нормативных документов Выписки из НД оформляются ответственным за ведение документации в СП при необходимости применения отдельных положений документов Все выписки должны иметь: — отметку о принадлежности к структурному подразделению, Например: «Выписка 12-01», где 12 индекс структурного подразделения в соответствии с ДП.СМК-4.2.3/09- «Управление номенклатурой дел», 01 порядковый номер выписки в СП. — код и полное наименование документа, — подпись с расшифровкой уполномоченного по качеству, удостоверяющего верность выписки, — дату выписки. 7 КРИТЕРИИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССА Показатель Наличие и своевременность предоставления персоналу актуализированных версий документов Количество несоответствий документа фактическому процессу, действию, выявленных при аудите, проверке или пересмотре Единица измерения Значение % 100 % 20 ЮФУ,

24 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 24 из 49 ЮФУ, 8 РЕСУРСЫ Для осуществления деятельности в соответствии с требованиями ДП.СМК /01- «Управление документацией» руководством ЮФУ должны быть выделены следующие ресурсы: — настоящая Процедура в электронном виде на сервере Южного федерального университета; — персональный компьютер, принтер и канцелярские товары для оформления документации, требуемой настоящей Процедурой; — информационные ресурсы (при необходимости). 9 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ 9.1 Подлинник актуализированной настоящей Процедуры хранится в номенклатуре дел начальника сектора документации СМК ЦМК, а после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в архиве в течение 3 лет. 9.2 Регистрация, рассылка и хранение Процедуры осуществляются в порядке, установленном в пунктах настоящего документа. 9.3 Записи ведутся в соответствии с требованиями ДП.СМК-4.2.4/01- «Управление записями» К записям, образующимся в ходе работы по настоящей Процедуре, относятся (Таблица 3): Таблица 3 Наименование записи Код формы записи Место Хранение п/п нахождения место срок 1. Заявка на разработку/переиздание документа СМК-4.2.3/ ЦМК ЦМК 5 лет ЗРД 2. Приказ о разработке документа ЦМК ЦМК 5 лет 3. Лист согласования проекта документа СМК-4.2.3/ НСД ЦМК ЦМК 3 года ЛСПД 4. Приказ об утверждении документа ЦМК ЦМК 5 лет 5. Журнал регистрации нормативных документов СМК-4.2.3/ Сектор по ЦМК 3 года ЮФУ ЖД делопроизводству ЦМК 6. Перечень нормативных документов СП СМК-4.2.3/ НСД ЦМК, СП ЦМК 3 года ПДСП 7. Журнал проверок документов СМК-4.2.3/01-09-ЖПД НСД ЦМК ЦМК 3 года 8. Отчет о проведении проверки документов СМК-4.2.3/01-09-ОПД НСД ЦМК ЦМК 3 года 9. Заявка на изменение документа СМК-4.2.3/ совместно с совместно с 3 года ЗИД документом документом 10. Лист изменений к документу СМК-4.2.3/ совместно с совместно с 3 года ИД документом документом 11. Приказ об утверждении новой версии документа НСД ЦМК ЦМК 5 лет 12. Акт-извещение об аннулировании документа СМК-4.2.3/ совместно с совместно с 3 года ААД документом документом 13. Лист ознакомления с Политикой и Целями в области качества ЮФУ СМК-4.2.3/ ЛОПЦ НСД ЦМК ЦМК 3 года

25 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 25 из ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ Разработка изменений к документу и его переиздание осуществляются в соответствии с требованиями раздела 5 настоящей Процедуры. 11 КОНТРОЛЬ Контроль исполнения требований настоящей Процедуры возлагается на начальника сектора документации Центра менеджмента качества ЮФУ. ЮФУ,

26 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 26 из 49 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1. Карта процесса управления документацией ЮФУ (обязательное) Наименование процесса Управление документацией ЮФУ, Код процесса Пункт(ы) МС ИСО 9001:2000 А1.В ; ; Владелец процесса Начальник сектора делопроизводства ЦМК ЮФУ Участники и исполнители процесса Ответственные за ведение документации в структурных подразделениях Цель процесса Обеспечение сотрудников ЮФУ актуальной документированной информацией, необходимой им для результативного исполнения установленных требований и своих обязанностей Виды деятельности, входящие в процесс 1. Разработка документации 2. Управление документооборотом Нормативные документы по процессу МС ИСО 9001:2008 МС ИСО/ТР 10013:2001 МС ИСО :2001 И.СМК-4.2.3/03-3. Управление записями ДП.СМК-4.2.4/01-4. Управление организационнораспорядительной документацией 5. Управление номенклатурой дел ДП.СМК-4.2.3/09- Виды записей по процессу Заявки Приказы Листы согласования Приказы Журналы регистрации Перечни Отчеты Заявки Листы изменений Акты Листы ознакомления Приказы Перечни Альбомы форм Листы-заместители Карты-заместители Журналы регистрации Приказы Письма Докладные, служебные и объяснительные записки Заявления Протоколы Акты Договоры Соглашения Предложения Приказы Номенклатура дел Выписки из номенклатуры дел для СП Журналы регистрации Описи Акты Протоколы

27 Версия 0 Экземпляр 1 Стр 27 из Управление организационноправовыми документами структурного подразделения 7. Управление внешними нормативными документами ДП.СМК-5.5.1/02- ДП.СМК-4.2.3/07- (пп ) 8. Планирование И.СМК-5.4.2(1.2)- Взаимодействие процесса Приказы Положения о структурных подразделениях Должностные инструкции Журналы регистрации Заявки Журналы регистрации Приказы Перечни Листы регистрации рассылки Листы ознакомления Акты Цели в области качества Планы Отчеты ВХОДЫ Требования Поставщик(и) А. Потребность в документировании требований, включая требования МС ИСО 9001:2008 Б. Потребность в контролируемой копии документа Четкие требования к содержанию и объему документа Руководители, сотрудники Ответственные за Достаточное количество для обеспечения ведение документации, доступности сотрудники ВЫХОДЫ Требования к выходам Потребитель(и) А. Актуальная и доступная информация на рабочих местах Б. Журналы, перечни документации, изменения, акты В. Отмененные и справочные документы Показатель деятельности (характеристика) Неактуальные и неконтролируемые документы на местах п/п Показатель Наличие и своевременность предоставления персоналу актуализированных версий документов Количество несоответствий документа фактическому процессу, действию, выявленных при аудите, проверке или пересмотре Доступность в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008, Соответствие требованиям ДП.СМК-4.2.4/01- Условия хранения, предотвращающие непреднамеренное использование (, п.5.6.4) Измерение и анализ процесса Сотрудники Ответственные за ведение документации, сотрудники Ответственные за ведение документации, сотрудники Сбор данных Анализ данных источник метод, ответственный периодичность данных критерий Документы на Временной ряд Внутренний местах, (тенденции) 1 раз в полугодие аудитор отчет об аудите нарушений Показатели результативности процесса Единица измерения % % Ответственный за представление Начальник сектора документации СМК ЦМК, руководитель СП Начальник сектора документации СМК ЦМК, разработчик документа Примечание ЮФУ,