Приказ о доставке работников на работу

Содержание:

Приказ о доставке работников на работу

Доставка сотрудников на работу

Общеизвестно, что Налоговый кодекс выдвигает всего два условия для обоснованного признания транспортных затрат на доставку сотрудников до места работы и обратно. Однако на самом деле все не так просто. В недавно опубликованном письме представители Минфина решили уточнить отдельные вопросы учета таких операций. В результате проблема лишь обострилась.

Расходы на перевозку работников
Для того чтобы добраться до работы, сотрудникам порой приходится проделать очень непростой путь. Сделать по пути на работу несколько пересадок — это еще полбеды. А если общественный транспорт вообще не ходит до места службы? В любом случае действия руководителя, который заботиться о том, чтобы снять транспортную проблему имеющуюся у работников, понять можно. Организуя доставку своих подчиненных, он может рассчитывать на их большую производительность. Очевидно, что при этом у организации возникнут дополнительные расходы, которые, ко всему прочему, имеют свою специфику отражения в налоговом учете.
Законодательство содержит всего два условия, которые позволяют предприятию включить затраты на перевозку персонала в расходы, уменьшающие прибыль. Во-первых — если доставка вызвана «технологическими особенностями», то есть когда отсутствуют городские маршруты, на которых можно было бы добраться к месту службы, и работник может попасть на производство только с помощью специального транспорта (письмо Минфина от 5 июля 2005 г. № 03-03-04/1/54). И второе — когда обязанность фирмы организовать перевозки прописана в трудовых или коллективных договорах. Что интересно, Налоговый кодекс вовсе не требует соблюдения обоих требований одновременно. Однако сотрудники финансового ведомства придерживаются прямо противоположной точки зрения, утверждая, что учесть в налоговых расходах затраты на перевозку можно лишь при выполнении сразу и первого и второго условия (письмо Минфина от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21). Причем данное мнение чиновники высказывали и ранее (письмо Минфина от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435).
Дабы избежать конфликтов с инспекторами и судебных издержек, эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» советуют «прописать» перевозки в трудовых (коллективных) договорах, а также обосновать необходимость в них «технологическими особенностями». Это можно сделать с помощью следующих документов:
— графика работы компании по сменам (это необходимо, если фирма работает в то время, когда общественный транспорт не ходит);
— выписки о расписании маршрутов;
— приказа руководителя об организации доставки работников и т.п.
А в подтверждение понесенных затрат фирме надо оформить:
— договор с транспортной компанией;
— приказ руководителя с указанием ответственного за перевозку (если она организована собственными силами фирмы).
Обратите внимание: по мнению Минфина, любые перевозки сотрудников в черте города облагаемую прибыль не уменьшают. Тот факт, что данная обязанность предусмотрена трудовым договором и «технологическими особенностями», значения не имеет (письмо Минфина от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21).

Налоги с «доходов» сотрудников
Налоговики, как правило, считают, что доставку персонала на рабочие места следует расценивать как дополнительный доход сотрудников со всеми вытекающими отсюда последствиями. В частности, фирма должна начислять на него единый социальный налог. Однако слепо исполнять требования инспекторов нужно далеко не всегда. Ведь если условие о перевозке персонала не прописано в трудовых договорах и фирма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, то в такой ситуации ЕСН платить не надо.
Более того, при определенных обстоятельствах перевозка может вообще не расцениваться как услуга, которую фирма оказывает своим сотрудникам, и вот почему. Если у работников нет другой возможности добраться до службы, то такие затраты будут считаться обычными производственными расходами работодателя. В этом случае об экономической выгоде сотрудников говорить не приходится, как и о ЕСН. Также по этой причине у работника нет и дохода, который нужно облагать НДФЛ.
Если же предположить, что фирма, организовав перевозку персонала, тем самым просто решила дополнительно позаботиться о своих сотрудниках (то есть какие-либо «технологические особенности» отсутствуют) и при этом уменьшила облагаемую прибыль на сумму таких затрат, то на стоимость доставки придется начислить соцналог и НДФЛ. Здесь возникает другая проблема: необходимо определить сумму дохода каждого сотрудника. Вместе с тем оплата услуг сторонней организации не зависит от количества перевозимых работников. Учет сотрудников, которые пользуются служебным транспортом, как правило, не ведется. Следовательно, определить сумму выплат за какой-либо период (например, за месяц) в пользу конкретного работника, а соответственно и базу по «зарплатным» налогам, будет практически невозможно. В то же время от споров с налоговой сей факт не спасает. Контролеры настаивают, что бухгалтер обязан вести персонифицированный учет доходов работников, которые пользуются служебным транспортом. Правда, при этом они не поясняют, как это можно сделать на практике. По всей видимости, помочь решить проблему может ежедневное составление списка сотрудников, которые добираются до работы и обратно на бесплатном автобусе. Дело это, как видим, хлопотное. Есть и менее затратный по времени вариант: можно воспользоваться «средним» расчетом дохода сотрудников для целей НДФЛ.

Пример
ООО «Катрит» возит сотрудников до места работы и обратно. Для этого фирма заключила договор с транспортной компанией. Затраты на перевозку работников составляют 23 600 руб. в месяц (в т.ч. НДС — 3 600 руб.). В список сотрудников, которые пользуются бесплатным автобусом, включено 80 человек.
Доставка работников не предусмотрена трудовыми договорами. Производственной необходимости в этом также нет.
ООО «Катрит» решило последовать разъяснениям Минфина. Затраты по «перевозке» персонала в размере 20 000 руб. (23 600 руб. — 3 600 руб.) фирма не учитывает в расходах на оплату труда.
Получается, что такие суммы, потраченные на оплату проезда, не облагаются также ЕСН и пенсионными взносами.
Так как сотрудники могут доехать до работы на общественном транспорте, при проезде за счет работодателя у них возникает доход в натуральной форме в виде услуг по доставке. В их стоимость фирма включает и сумму НДС (3 600 руб.).
При расчете НДФЛ налоговая база каждого сотрудника, который указан в списке, увеличится на 295 руб. (23 600 руб. : 80 чел.).

Стоит отметить, что в арбитражной практике есть примеры, когда фирмам удавалось доказать свое право не начислять «зарплатные» налоги с обезличенной материальной выгоды (см. постановление ФАС Московской области от 28 февраля 2006 г. № КА-А40/558-06).
В заключение хочется сказать, что гораздо меньше проблем возникает у компаний, которые подписывают договор аутсорсинга с кадровым агентством о предоставлении им персонала. Поскольку сотрудники в данном случае не являются «родными», представители Минфина в уже упомянутом нами письме от 4 декабря подчеркивают, что их доставка до места работы и обратно ЕСН не облагается.

Доставка персонала к месту работы: 100 процентов доказательства

Чтобы понять, какими налогами необходимо облагать перевозку сотрудников, а какими нет, важно, во-первых, определить причины такой транспортировки, а во-вторых, правильно оформить эту процедуру документально.

Доказательство № 1: производственные нужды «защитят» от ЕСН и НДФЛ

Прежде чем начислять ЕСН и удерживать НДФЛ с выплат по транспортировке сотрудников, нужно установить, могут ли сотрудники добраться до работы общественным транспортом.

Если такая возможность отсутствует, то предоставление транспорта не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенная работнику. Поэтому расходы по доставке будут считаться обычными производственными расходами фирмы (письма Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247, от 24 декабря 2007 г. № 03-04-06-02/226, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435).

Арбитры в этом случае также придерживаются мнения, что доставка персонала относится к расходам, связанным с производственной деятельностью предприятия. Об этом свидетельствует постановление Президиума ВАС РФ от 27 февраля 2006 г. № 10847/05 по делу № А65-20137/2004-СА1-19.

Судьи считают, что организация транспорта к месту работы не является ни доходом работника в натуральной форме, ни выплатой в качестве вознаграждения за выполненные работы или оказанные услуги по трудовым или гражданско-правовым договорам. Это происходит, к примеру, при удаленности места работы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 5 декабря 2007 г. № Ф04-8288/2007(40650-А27-41) по делу № А27-3660/2007-2), или если населенный пункт, где находится предприятие, не в состоянии обеспечить его рабочей силой, или если из-за нерегулярного движения транспорта сотрудники не могут прибыть к началу рабочей смены (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 декабря 2007 г. № Ф08-7827/07-2925А по делу № А32-25021/2006-4/354-2007-4/297).

В таких случаях расходы на перевозку сотрудников до места работы и обратно не облагаются ЕСН и НДФЛ. И наоборот — если доставка персонала не обусловлена производственной необходимостью, сотрудники могут самостоятельно обычным транспортом добраться до работы, то возникает облагаемая база по этим налогам. В частности, организация проезда на рейсовом транспорте рассматривается чиновниками как оплата фирмой услуг за работника в его интересах и облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 17 августа 2007 г. № 03-04-06-02/152).

Следует иметь в виду, что если при исчислении налога на прибыль не учитывать расходы по транспортировке, то ЕСН такие выплаты облагаться не будут (п. 3 ст. 236 НК РФ). Подтверждением этому может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. по делу № А66-7052/2005.

внимание

Если доставка персонала осуществляется в связи с производственной необходимостью фирмы, то она не облагается ЕСН и НДФЛ.

Доказательство № 2: договор в помощь

Чтобы включить расходы по доставке сотрудников в налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо прописать условие об их доставке до места работы в трудовых или коллективных договорах. Или затраты на проезд (как и в случае с ЕСН и НДФЛ) должны быть обусловлены технологическими особенностями производства. Ведь согласно пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса, расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутками или ведомственным транспортом не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Однако чиновники настаивают, чтобы независимо от технологических особенностей производства фирма указывала факт доставки персонала в договорах. Иначе понесенные затраты не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль (письма Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21, от 11 июня 2006 г. № 03-03-04/1/435, письмо УФНС по городу Москве от 14 апреля 2006 г. № 21-11/[email protected]).

В то же время данная позиция никак не следует из положений статьи 270 Налогового кодекса. Ведь в ней нет требования об обязательном выполнении и того и другого условия. Поэтому, чтобы признать затраты на доставку сотрудников в качестве расходов, достаточно соответствующих особенностей производства (постановления ФАС Поволжского округа от 13 марта 2008 г. по делу № А55-8279/07, ФАС Уральского округа от 17 декабря 2007 г. № Ф09-10398/07-С3 по делу № А60-9282/07). Подробнее о налогообложениии расходов на доставку сотрудников см. таблицу.

Смотрите так же: Нотариус на калинина иваново

Под технологическими особенностями производства следует понимать круглосуточный непрерывный производственный процесс, сменную работу, в том числе включающую ночные смены, а также удаленность производственных площадей от жилого массива и маршрутов автотранспорта общего пользования. Такая классификация дана в постановлениях ФАС Поволжского округа от 15 марта 2007 г. по делу № А65-42354/2005-СА1-37 и от 27 февраля 2006 г. по делу № А65-6046/2005-СА2-9.

Не всегда требуется условие полного отсутствия общественного транспорта. Показательно постановление ФАС Уральского округа от 24 ноября 2003 г. по делу № Ф09-3581/03-АК. В нем говорится, что имеющийся транспорт оказался не в состоянии привозить всех работников на производство к началу смены. Чтобы обеспечить своевременную доставку работников предприятия на производство и обратно, общество было вынуждено заключить договор с транспортной конторой.

Более того, при наличии должного объяснения суд может признать обоснованной доставку сотрудников даже из других городов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 марта 2008 г. № Ф04-1658/2008(1915-А27-40) по делу № А27-6746/2007-2).

это важно

Если доставка работников к месту работы и обратно осуществляется не в силу технологических особенностей, но предусмотрена трудовыми или коллективными договорами, то затраты на доставку уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Доказательство № 3: расходы обоснует расчет

Перевозку работников надо оформить документально. Прежде всего необходимо иметь технико-экономический расчет. Такое условие установил ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 28 августа 2006 г. № Ф04-4365/2005(25655-А81-33) по делу № А81-3809/4471А-04 для вахтового метода работы. Однако оно может быть применимо и при работе предприятия на обычном режиме.

Предположим, что общественный транспорт до предприятия не предусмотрен или он не ходит в то время, когда часть сотрудников начинает или завершает работу при круглосуточной работе. Тогда в расчете необходимо указать, почему для доставки персонала целесообразно использовать собственный либо наемный транспорт. В нем как раз и будут учтены время начала и окончания работы, удаленность предприятия, то есть технологические особенности. В нем также нужно указать численность сотрудников, их время и место потенциальных посадок и высадок, в зависимости от места их жительства или ближайшего к предприятию места, доступного для общественного транспорта.

Если до предприятия ходит общественный транспорт, то целью расчета будет доказать, что, учитывая расписание движения транспорта и его вместимость, все или отдельные сотрудники организации (например, сотрудники определенной смены) не смогут добраться на работу вовремя.

Далее на основании расчета экономической службы или бухгалтерии следует издать приказ о целесообразности доставки сотрудников до места работы и обратно. В нем необходимо указать, каким конкретно способом она будет осуществляться. Например, приказ может начаться с такой формулировки: «В целях обеспечения своевременной доставки к началу рабочей смены сотрудников приказываю организовать транспортировку сотрудников. (далее указание ее способа)».

В трудовом или коллективном договоре желательно также указать на обязанность доставки сотрудников до места работы при соблюдении определенных условий. Если часть сотрудников необходимо привозить издалека и такая доставка будет дорогостоящей, кадровой службе целесообразно подготовить дополнительную справку о том, что набрать сотрудников на эти должности поблизости невозможно.

Итак, доставка сотрудников к месту работы в договорах предусмотрена, приказ о ее целесообразности подписан, технико-экономический расчет готов. Таким образом, понесенные расходы осуществлены в производственных целях, а не в интересах работника. Значит, они не облагаются ЕСН, НДФЛ и их можно учесть при расчете налога на прибыль.

С. Горячев, аудитор ООО «С.А. Партнерство»

Доставка сотрудников на работу

Нередко работодатель организует доставку своих сотрудников на работу. Осуществляется такая доставка с использованием собственного транспорта либо транспортной организацией, с которой заключается специальный договор. Причинами же, побудившими работодателя организовывать рассматриваемую доставку, могут быть:

расположение организации или ее обособленного подразделения в месте, которое общественный транспорт обходит стороной, либо
установленный режим работы организации таков, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально.

Доставку сотрудников на работу в отдельных организациях включают в социальный пакет, прописывая такую обязанность в коллективном договоре, а некоторые — и в трудовом. Бывает, что сотрудникам компенсируются расходы на проезд до места работы.
Работодатель, как видим, несет расходы в том или ином виде. И их необходимо соответствующим образом отразить в бухгалтерском учете, а по возможности — и в налоговом. При этом следует проверить, не возникает ли обязанность по исчислению иных налогов и начислению страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

Бухгалтерский учет

Расходы по доставке работников в случаях, когда такая доставка обусловлена технологическими особенностями производства, в бухгалтерском учете признаются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 6.1, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В зависимости от вида деятельности организации и категории персонала, доставка которого осуществляется, такие расходы отражаются по дебету счетов: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Корреспондировать же с одним из этих счетов будут:

счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — если доставка осуществляется по договору с транспортной организацией;
счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчета «Расчеты с ПФР», «Расчеты с ФСС РФ», «Расчеты с ФФОМС», «Расчеты по страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — страховые взносы «на травматизм»); 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — при доставке собственным транспортом.

Пример. Организация осуществляет доставку работников ночной смены к месту работы от места жительства, поскольку общественный транспорт в это время уже не работает. Для доставки работников организация заключила договор с автотранспортным предприятием. Стоимость оказанных услуг в текущем месяце составила 21 240 руб., в том числе НДС — 3240 руб. В этом же месяце подписан акт приемки-сдачи оказанных услуг. Организация осуществляет исключительно операции, облагаемые НДС.
В бухгалтерском учете хозяйственная операция по доставке сотрудников на работу сопровождается следующими записями:
Дебет 20 (25) Кредит 60
— 18 000 руб. — отражена задолженность перед транспортной организацией за услуги по доставке сотрудников к месту работы;
Дебет 19 Кредит 60
— 3240 руб. — выделена сумма НДС, предъявленная транспортной организацией;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19
— 3240 руб. — принята к вычету сумма НДС по услугам;
Дебет 60 Кредит 51
— 21 240 руб. — перечислены денежные средства за услуги по перевозке сотрудников.

Если работнику выплачивается компенсация расходов на проезд, то используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73, субсчет «Компенсация транспортных расходов»

— начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73, субсчет «Компенсация транспортных расходов», Кредит 50 (51)

— выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд.

При определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитываются в том числе расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением (п. 26 ст. 270 НК РФ):

сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и
случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективным договором.

С момента введения гл. 25 НК РФ финансовое ведомство считает, что для признания в налоговом учете расходов, связанных с перевозкой работников, необходимо одновременное выполнение обоих условий, указанных в п. 26 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49).

Наличие лишь технологической особенности производства (доставка сотрудников к месту работы и обратно возможна только специальным транспортом) при отсутствии в трудовых договорах (контрактах) и (или) коллективном договоре условия, обязывающего работодателя осуществлять такую доставку работников, по их мнению, не позволяет налогоплательщику учесть затраты по заключенным с транспортными организациями договорам в расходах, учитываемых при налогообложении прибыли (Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).

Расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, если они предусмотрены только трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, московские налоговики в целях налогообложения прибыли настойчиво рекомендуют не учитывать (Письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976). Присутствие же технологических особенностей производства (окончание работы в ночное время) позволяет включить такие затраты в расходы при исчислении налога. При этом они настаивают на необходимости ведения персонифицированного учета осуществленных затрат в отношении каждого сотрудника и документального их подтверждения.

Не уменьшают налогооблагаемую прибыль и расходы по доставке сотрудников на работу и оплате проезда от места работы до дома в черте города (Письмо Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21).

Расшифровку понятию «технологические особенности производства» законодатель в НК РФ не дал. Не существует такой расшифровки и в остальных отраслях законодательства Российской Федерации. В Письмах Минфина России и в решениях арбитражных судов в качестве технологических особенностей производства, в частности, приводятся:

наличие в организации непрерывного технологического цикла производства продукции, остановка которого невозможна (Постановления ФАС Поволжского округа от 13.03.2008 N А55-8279/07, ФАС Московского округа от 17.06.2009 N КА-А40/4234-09);
переход организации либо ее отдельных подразделений на круглосуточный или многосменный режим работы, при котором ко времени начала смены или после ее окончания нет возможности добраться до места работы либо обратно домой общественным транспортом (Постановления ФАС Центрального округа от 16.07.2008 N А68-9814/07-447/12, ФАС Поволжского округа от 26.01.2009 N А55-9610/2008, упомянутое Письмо УФНС России по г. Москве N 20-12/060976). При этом наличие в организации именно ночных смен (ночным в трудовом законодательстве признается время с 22:00 до 6:00 (ст. 96 ТК РФ)) работы не является обязательным условием. Даже если последняя смена в организации завершается в 22:00, а движение единственного проходящего поблизости маршрута автобуса заканчивается в 21:00, такие обстоятельства могут рассматриваться как технологические особенности производства;
введение в организации двухсменного режима работы с окончанием второй смены в полночь (упомянутое Письмо Минфина России N 03-03-04/1/434);
удаленность организации, ее обособленных подразделений и производственных площадей от жилого массива и остановок транспорта общего пользования (Постановления ФАС Московского округа от 01.04.2009 N КА-А40/2218-09, ФАС Уральского округа от 02.02.2009 N Ф09-36/09-С2, ФАС Поволжского округа от 15.06.2006 N А65-9328/2005-СА1-37, ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А05-5406/05-22);
отсутствие маршрутов (рейсов) общественного транспорта к месту нахождения организации (Письма Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/809, N 03-03-04/1/434);
нестыковка расписания городского общественного транспорта с графиком работы организации (Письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 N А27-11302/2012, ФАС Поволжского округа от 26.01.2009 N А55-9610/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 24.06.2009 N Ф04-3764/2009(9413-А27-40));
недостаточная пропускная способность имеющихся маршрутов транспорта общего пользования. Например, по расписанию предусмотрен один автобус каждые полчаса, а общая численность работников организации, пользующихся общественным транспортом и начинающих и завершающих работу в одно время, превышает 500 человек (Постановления ФАС Поволжского округа от 17.08.2006 N А65-23970/2005, ФАС Уральского округа от 02.02.2009 N Ф09-36/09-С2);
наличие значительных интервалов в движении маршрутов общественного транспорта, не позволяющих работникам вовремя прибыть к началу рабочего дня (смены) и уехать домой по окончании работы (Постановление ФАС Уральского округа от 02.02.2009 N Ф09-36/09-С2), —

Смотрите так же: Приказ n 135н

и другие ситуации, при которых доставка сотрудников к месту работы и обратно возможна только специальным транспортом (упомянутые Письма Минфина России N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).

В Постановлении ФАС Московского округа от 29.02.2012 N А40-50862/11 признана технологической особенностью производства организации, занимающейся дорожным строительством, совокупность следующих фактов:

одежда рабочих в процессе строительных работ сильно загрязнялась;
на строительных площадках не имелось помещений, где можно было переодеться и принять душ;
Правила проезда на общественном транспорте г. Москвы запрещают находиться в транспорте лицам в пачкающей и зловонной одежде (п. п. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 N 797-ПП, п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 N 844-ПП);
существовала необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которую осуществить общественным транспортом довольно сложно.

Отметим, что место работы считается удаленным от остановок общественного транспорта, если оно находится дальше чем в 300 — 500 м (в зависимости от климатических условий конкретной местности) (п. 11.15 Свода правил 42.13330.2011 «Градостроительство. Планировка и застройка городских и сельских поселений. Актуализированная редакция СНиП 2.07.01-89», утв. Приказом Минрегиона России от 28.12.2010 N 820).

Для учета рассматриваемых расходов в целях налогообложения организация должна подтвердить наличие технологических особенностей производства. В зависимости от ситуации подтверждением могут послужить следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (график работы), действующие в организации и свидетельствующие о сменном характере работы или о наличии непрерывного производства;
приказы руководителя об организации доставки работников к месту работы и обратно (или в одну сторону);
разработанный маршрут и график движения собственного или стороннего транспорта, используемого для доставки работников. График при этом должен учитывать режим работы (начало и окончание рабочего дня или смены) организации или ее отдельных подразделений;
договор о перевозке пассажиров, заключенный со сторонней специализированной организацией, если доставка ею осуществляется;
любые внутренние документы организации, свидетельствующие об использовании собственного или арендованного транспорта для перевозки работников от места сбора к месту работы и обратно (если доставка осуществляется силами самой организации);
письма, справки и иные документы, выданные местными органами власти, которые подтверждают отсутствие маршрутов городского транспорта общего пользования вблизи места нахождения организации, ее структурных подразделений или производственных площадей;
письма и иные документы, предоставленные автотранспортными предприятиями, обслуживающими ближайшие маршруты общественного транспорта, об имеющихся маршрутах, остановках и расписании движения транспорта.

Налоговые органы при проведении проверок, следуя разъяснениям Минфина России, обычно исключают расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно, если выполнено лишь одно условие, указанное в п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Налогоплательщики в подобных ситуациях для защиты своих прав вынуждены обращаться в арбитражный суд. И федеральные арбитражные суды в большинстве случаев их поддерживают (Постановления ФАС Поволжского округа от 30.05.2008 N А65-16782/07, ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А11-12900/2006-К2-23/842, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 N А33-18167/2008, ФАС Уральского округа от 17.12.2007 N Ф09-10398/07-С3, ФАС Московского округа от 08.10.2008 N КА-А40/8061-08, ФАС Центрального округа от 20.12.2011 N А14-12623/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.12.2012 N А21-9527/2011).

Одно время финансисты высказывались о возможности признания налогоплательщиком затрат, связанных с доставкой работников к месту работы и обратно, в расходах при налогообложении, если такие расходы работодателя были предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами (Письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777). Но в этих Письмах чиновники делали акцент на ст. 255 НК РФ. Согласно этой норме в расходы на оплату труда, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной форме, стимулирующие, компенсационные и поощрительные начисления и надбавки, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми или коллективными договорами. Расходы на перевозку работников при подобных обстоятельствах, скорее всего, рассматривались чиновниками как часть системы оплаты труда. Поэтому отражать в налоговом учете их надлежало в составе расходов на оплату труда. Такие затраты могут быть учтены на основании п. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенные в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договорами.

Конкретнее по этому поводу выразилось УФНС России по г. Москве в Письме от 02.09.2008 N 21-11/[email protected] Расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, если это предусмотрено только трудовыми и (или) коллективными договорами, в налоговом законодательстве, по мнению фискалов, могут быть учтены в качестве расходов, уменьшающих размер облагаемой базы по налогу на прибыль организаций, если такие расходы являются частью системы оплаты труда. Включение этих сумм в состав расходов на оплату труда возможно лишь при определении конкретной величины доходов каждого работника. При отсутствии такой возможности такие затраты в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда не учитываются.

В устных разъяснениях специалистов Минфина России в последнее время неоднократно звучало, что НК РФ предусматривает два самостоятельных основания учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно работников организации:

в составе прочих расходов, если доставка сотрудников обусловлена технологическими особенностями производства;
в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если доставка работников закреплена в трудовом и (или) коллективном договорах, вне зависимости от наличия технологических особенностей.

Отметим, что Минфин России в Письме от 16.02.2012 N 03-03-06/4/8 попытался разграничить выплаты работникам, осуществляемые в соответствии с п. 25 ст. 255 НК РФ, на те, которые можно учесть для целей налогообложения прибыли и которые включать в расходы не следует, несмотря на то что они предусмотрены коллективным договором и (или) трудовыми договорами. При этом финансисты руководствовались выводами Президиума ВАС РФ, приведенными в Постановлении от 01.03.2011 N 13018/10: выплаты для их отнесения к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли, должны быть связаны непосредственно с выполнением работниками своих трудовых обязанностей в рамках трудовых отношений.

В зависимости от того, каким способом будет осуществляться доставка сотрудников на работу, понесенные затраты в налоговом учете отражаются по-разному.

Если для такой доставки заключен договор с транспортной организацией, то затраты учитываются в прочих расходах (пп. 4 п. 2 ст. 253, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При доставке же собственным транспортом затраты складываются из:

амортизационных отчислений используемого автомобиля (пп. 3 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 256, п. 2 ст. 259 НК РФ);
материальных затрат (ГСМ, запчасти для транспорта) (пп. 1 п. 2 ст. 253, пп. 2, 5, 6 п. 1 ст. 254 НК РФ);
расходов на оплату труда (зарплата водителю) (пп. 2 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 255 НК РФ).

Затраты по использованию арендованного автомобиля при перевозке работников включаются в прочие расходы (пп. 4 п. 2 ст. 253, пп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Случается, что в связи с производственной необходимостью работников приходится вызывать на рабочее место поздно вечером, ночью либо ранним утром. Для их доставки организации пользуются услугами такси. Некоторые налогоплательщики такую обязанность прописывают в коллективном договоре. Для такой перевозки обычно заключается специальный договор на услуги.

Фискалы к таким затратам относятся отрицательно. Оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси, по мнению московских налоговиков, в состав расходов для целей налогообложения прибыли не включается независимо от наличия такого обязательства работодателя в трудовом и (или) коллективном договорах (Письмо УФНС по г. Москве от 27.01.2006 N 20-12/5434, упомянутое Письмо N 20-12/060976).

Однако некоторые арбитражные суды не соглашаются с налоговиками. Так, судьи ФАС Московского округа пришли к выводу, что обществом выполнены требования ст. 252 НК РФ. Налогоплательщик правомерно включил в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси. Весь автотранспорт предоставлялся только для служебных заданий. Фактов использования такси в непроизводственных целях установлено не было. Расходы, понесенные организацией на оплату услуг такси, имели непосредственное отношение к ее производственной деятельности, являлись экономически обоснованными и документально подтвержденными; расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением работодателем своих обязательств перед работниками (упомянутое Постановление N КА-А40/2218-09, Постановления ФАС Московского округа от 24.09.2009 N КА-А40/9145-09 и от 21.07.2009 N КА-А40/6429-09).

Судьи же ФАС Северо-Западного округа, наоборот, поддержали налоговиков, которые изъяли из расходов налогоплательщика затраты по договорам оказания транспортных услуг такси. Согласно этим договорам осуществлялась доставка сотрудников к месту работы и обратно в промежуток времени с 00:00 до 06:00 (вне режима работы офисов налогоплательщика). Аргументами же для этого послужило то, что трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не были предусмотрены, коллективный договор не заключался, приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствовали (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2010 N А56-95584/2009).

Другие обязанности

Налоговики иной раз пытаются признать доставку сотрудников организации к месту работы оказанием услуг для собственных нужд. И если при этом расходы по такой доставке не учитываются в целях исчисления налога на прибыль, то начисляют НДС, пени и штраф. Ведь объектом обложения НДС признается в том числе передача на территории РФ товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, если расходы на приобретение или создание этих активов не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, в том числе и через амортизационные отчисления (пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Смотрите так же: Приказ о переводе на другую должность при сокращении должности

Суды, разбирая вопрос о доначислении НДС, в первую очередь рассматривают правильность отнесения затрат по перевозке сотрудников к расходам, учитываемым при определении облагаемой базы по налогу на прибыль.

Так, судьи ФАС Северо-Западного округа отметили, что необходимость доставки работников на обед и с обеда служебным автобусом связана с тем, что объекты, где они трудились, находились на расстоянии более одного километра от остановок маршрутных автобусов общего пользования, а на предприятии не было организовано коллективное питание. Осуществление такой перевозки свидетельствовало о выполнении руководством организации требований трудового законодательства РФ о предоставлении работникам права на перерыв в течение рабочего дня для питания (ст. 108 ТК РФ), а также способствовало обеспечению производственного процесса. С учетом особенностей производства (удаленность объектов), наличия согласованного специального маршрута служебного автобуса, обоснованности и экономической оправданности затрат налогоплательщик, по их мнению, вправе был в соответствии со ст. ст. 253 и 264 НК РФ отнести к прочим расходам затраты по проезду работников по городу на служебном автобусе с работы на обед и обратно (стоимость бензина, зарплату водителя, материалы на ремонт). Поскольку названные затраты могут быть приняты в расходах при исчислении налога на прибыль, то у организации в этом случае в силу пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ объект обложения НДС отсутствовал (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А05-5406/05-22).

Иной раз фискалы квалифицируют рассматриваемую перевозку как безвозмездно оказанные работникам транспортные услуги. В целях гл. 21 НК РФ передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (работ, услуг). Реализация же товаров (работ, услуг) на территории РФ в силу пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ признается объектом обложения НДС.

Судьи ФАС Западно-Сибирского округа на основании того, что:

перевозка работников к месту работы и обратно была предусмотрена локальным актом, регулирующим трудовые правоотношения, и обусловлена технологическими особенностями производства;
доставка осуществлялась служебным транспортом по утвержденным графикам и маршрутам движения по договору на перевозку, заключенному с автобазой;
понесенные расходы учитывались при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, —

пришли к выводу, что указанные расходы вызваны производственной необходимостью. А такая операция не является реализацией услуг по смыслу ст. 146 НК РФ. Поэтому объект налогообложения НДС, на их взгляд, отсутствовал (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2006 N Ф04-6587/2006(27203-А27-6)).

На то, что доставка работников общества к месту работы и обратно не являлась реализацией услуг по смыслу п. 1 ст. 146 НК РФ (а это, в свою очередь, означает отсутствие объекта обложения НДС), указано и в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 N А29-1926/2007. Судьи при этом уточнили, что транспортные услуги оказывались не работникам, а самой организации.

Налоговики иной раз считают, что сумму НДС, выставленную транспортной организацией за услуги по перевозке сотрудников, организация не вправе принимать к вычету, поскольку такие услуги приобретаются не в целях осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС. Такой спор рассматривался в приведенном Постановлении ФАС Центрального округа N А14-12623/2010. Признание расходов по доставке работников связанными с производственной деятельностью позволило судьям положительно для налогоплательщика решить вопрос по принятию к вычету сумм НДС, предъявленных автотранспортным предприятием, поскольку услуги приобретались для осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС.

Объектом обложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается в том числе доход, полученный налогоплательщиками от источников в Российской Федерации (п. 1 ст. 209 НК РФ). Доходом в силу ст. 41 НК РФ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 НК РФ.

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Бесплатную доставку сотрудников до места работы и обратно фискалы иной раз трактуют как оплату услуг работодателем. Вследствие этого они настоятельно рекомендуют налоговому агенту исчислить НДФЛ со стоимости проезда.

Подтверждают это и финансисты. Доставка работников до места работы и обратно на транспорте организации, при условии что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, на их взгляд, признается доходом работников, полученным в натуральной форме. Соответственно, стоимость указанной доставки подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6715, от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247).

Ранее же, подтверждая обязанность агента по исчислению НДФЛ при доставке работников по решению работодателя, чиновники ссылались еще и на перечень не облагаемых НДФЛ выплат, приведенный в ст. 217 НК РФ. В нем такой доход отсутствовал (Письма Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/128, N 03-05-01-04/110). В указанных Письмах минфиновцы напомнили о необходимости ведения персонифицированного учета сотрудников, пользующихся проездом, для расчета суммы оплаты такой доставки, включаемой в их налоговую базу.

В то же время, если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, суммы оплаты организацией их проезда от места жительства до места работы, по мнению финансистов, не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ. При отсутствии общественного транспорта суммы оплаты организацией проезда работников в соответствии с договорами, заключенными с транспортной организацией, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6715, от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226).

Суды во многих случаях становятся на сторону налоговых агентов, которые не начисляли НДФЛ с расходов по доставке сотрудников (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 N А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, от 15.07.2008 N А19-13528/07-30-Ф02-3200/08, ФАС Уральского округа от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2, ФАС Центрального округа от 16.09.2008 N А68-7091/07-273/13, ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 N А56-12834/2010, от 18.02.2008 N А21-3559/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 N А45-26455/2009).

В свое время Президиум ВАС РФ в Постановлении от 27.02.2006 N 10847/05 изложил свое видение в отношении обложения ЕСН стоимости доставки работников сторонней организацией на основании договора с работодателем.

Высшие судьи, в частности, указали, что транспортные услуги оказывались специализированными предприятиями не работникам организации, а самому обществу; какие-либо выплаты работникам, связанные с их проездом к месту работы, агентом не производились. При этом оплата обществом транспортным организациям стоимости услуг по доставке работников к месту работы и обратно относилась к расходам, связанным с организацией производственной деятельности, и не являлась выплатой работникам в качестве вознаграждения за выполненные ими работы или оказанные услуги по трудовым либо гражданско-правовым договорам в смысле ст. 236 НК РФ.

При таких обстоятельствах, по их мнению, у инспекции не было оснований для включения оплаты указанных транспортных услуг в налоговую базу по единому социальному налогу.

Конечно, налоговое законодательство не допускает возможности применения норм по аналогии. Но аргументами, приведенными высшими судьями в указанном Постановлении, организациям вполне логично воспользоваться при отстаивании своих интересов в споре с налоговиками.

Теперь вместо ЕСН работодатели уплачивают страховые взносы в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование.

Объектом обложения страховыми взносами в указанные фонды для плательщиков-работодателей признаются в том числе выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации»).

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. При расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты (ч. 1 и 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Объект и база по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний идентичны объекту и базе страховых взносов в ФСС РФ (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Таким образом, бесплатная доставка сотрудников на работу и обратно работниками внебюджетных фондов может квалифицироваться как доход в натуральной форме.

В устных разъяснениях специалистов Минздравсоцразвития России неоднократно звучало, что если доставка работников до места работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства (удаленное местонахождение организации, многосменный график работы и проч.), то в этом случае страховые взносы в государственные внебюджетные фонды на стоимость доставки не начисляются.

Осуществление рассматриваемой доставки работников на основании обязанности работодателя, прописанной только в трудовых и (или) коллективных договорах, проверяющие из фондов однозначно будут квалифицировать как доход физического лица, полученный в натуральной форме.

О том, что выплаты, осуществляемые в соответствии с коллективным договором, которые не перечислены в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, относятся к объекту обложения страховыми взносами, Минздравсоцразвития России начало напоминать работодателям-страхователям еще до внесения соответствующих изменений в ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ (Письмо Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19). Рекомендации по начислению страховых взносов на указанные выплаты продолжались и после вступления в силу названных изменений (Письмо Минздравсоцразвития России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Если же организация выплачивает компенсацию стоимости проезда работников на общественном транспорте к месту работы и обратно, то ее размер включается:

в базу по начислению страховых взносов в государственные внебюджетные фонды и
доход, облагаемый НДФЛ.