Приказ о командировке образец рф

Содержание:

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении работника в командировку – это официальный документ, которые необходим, если вы решили отправить сотрудника в поездку по служебной необходимости для исполнения трудовых функций.

Когда нужен приказ на командировку

По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии происходит оформление приказа о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2018 года.

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.

Как должен выглядеть приказ на командировку

В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы, образец и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас их также можно использовать.

Так выглядит незаполненный приказ на командировку (образец Т-9): скачать бланк можно в конце статьи. А далее мы расскажем алгоритм заполнения.

Пример заполнения документа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный). Первый образец и последующие покажут всю последовательность заполнения бланка.

Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной — так, как показывает образец.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не может получить денеги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник, как правило, обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Кроме того, используется такая форма, как служебное задание и отчет по форме Т-10а — выглядит образец так, как показано на рисунке.

Приказ о командировке

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2018 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.

Смотрите так же:  Льготы для ветеранов труда в белоруссии

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

Командировка директора

Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2018.

Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Как оформить приказ на командировку

Командировкой признается поездка штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, по распоряжению работодателя в другую местность (вне его постоянного места работы) по служебной надобности.

При этом оплачиваются следующие расходы:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы на проезду к месту и обратно.

Также могут оплачиваться и иные расходы, такие как, например, оплата телефона или почты, оформление виз и паспортов, консульские сборы и прочее.

Срок нахождения работника в деловой поездке организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения.

Надо ли делать служебное задание

В 2015 году составление командировочного удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным. Однако работодатель своими локальными нормативными актами может установить необходимость применения таких документов (ст. 8 и 22 ТК РФ). Форма этих документов подлежит составлению в порядке, принятом работодателем.

Также не обязательно ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 №771).

В 2018 году работодатель обязан оформить следующие документы:

  • приказ о направлении работника в командировку (ст. 166 ТК РФ, п.3 Положения утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749);
  • авансовый отчет о служебных расходах (п. 26 вышеназванного Положения). В бюджетных организациях авансовый отчет оформляется по форме №0504505, утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н, а во внебюджетных — по форме №АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55.

Основанием для издания приказа о командировании персонала для производства работ служит решение непосредственного руководителя.

Как оформить приказ на командировку

Решение работодателя о направлении работника в командировку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме №Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.

Составляя свой образец приказа о командировке 2018 года, не забудьте включить следующие данные:

  • наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
  • номер и дата распоряжения;
  • Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
  • место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
  • количество дней, с указанием даты начала и окончания;
  • цель деловой поездки;
  • основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
  • на чем отправляется (личный транспорт, например);
  • источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
  • должность и подпись руководителя;
  • отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).

Скачать бланк приказа о направлении в командировку 2018 год

Отчет по возвращению

По возвращению необходимо оформить и сдать отчёт в бухгалтерию организации.

Авансовый отчет является документом первичного учета, который подтверждает трату выданных работнику под отчет сумм, к которому нужно приложить подтверждающие расходование подотчетных средств документы. Он составляется по унифицированной форме № АО-1. К нему необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы.

Сдать отчет необходимо не позднее 3 рабочих дней по возвращению для окончательного расчета.

Приказ на командировку в 2017-2018 годах — образец

Приказ на командировку в 2017-2018 годах — образец заполнения, правила оформления, а также основные изменения, коснувшиеся содержания этого документа, подробно освещены в настоящей статье.

Нужен ли приказ на командировку в 2016 году?

В соответствии с абз. 2 п. 3 положения, утвержденного правительственным постановлением от 13.10.2008 № 749, основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение директора компании. В этом локальном акте должны быть указаны:

  • срок командировки;
  • цель служебного поручения.

Письменное решение (то есть приказ) руководителя компании о направлении сотрудника в командировку издается также в случаях его направления в обособленное подразделение предприятия, которое расположено в другой местности.

Последние законодательные изменения, связанные с оформлением командировок, имели место в 2016 году. Они затронули и порядок оформления приказов. В частности, в связи с отменой такого документа, как служебное задание, надлежит уделить внимание цели командировки, которую теперь следует расписывать детально, тогда как ранее можно было ограничиться кратким указанием.

Таким образом, изменилось только содержание приказа о направлении сотрудника в служебную командировку, тогда как его издание по-прежнему является обязательным.

Какой образец приказа о командировке лучше использовать в 2017-2018 годах?

С 01.01.2013 в связи с поправками, внесенными в закон «О бухучете» от 06.12.2001 № 402-ФЗ, стали необязательными для применения многие унифицированные бухгалтерские формы документов. В число таковых вошли формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные для приказов о направлении одного и нескольких работников в командировку соответственно.

Тем не менее многие руководители и сотрудники кадровых и бухгалтерских подразделений при оформлении командировок предпочитают использовать именно эти формы или брать их за основу при разработке собственных бланков. Это не только не возбраняется, но даже рекомендуется, поскольку привычные формы содержат всю информацию, подлежащую занесению в приказ о направлении работника в командировку. Однако в такой ситуации следует удалять из бланков упоминание о служебном задании — необходимость в его оформлении отпала еще в 2016 году.

Как оформляется приказ на суточные при направлении в командировку?

В ст. 168 ТК РФ указано, что размер суточных командированному, трудоустроенному по договору в госучреждении или органе местного самоуправления, должен соответствовать нормам, установленным в соответствующем правительственном/изданном местным самоуправлением нормативном акте. В случае превышения размера фактических затрат командировочного на предприятии издается приказ об увеличении размера суточных с указанием обоснования.

На предприятиях других форм собственности общим приказом по организации должен быть установлен принятый на месте размер суточных. Образец для заполнения такого приказа разрабатывается каждым работодателем индивидуально и закрепляется в учетной политике или в коллективном договоре.

Приказ на командировку издается во всех случаях, когда сотрудник направляется по служебной необходимости в местность, удаленную от его постоянного места работы. Форму приказа на командировку работодатели разрабатывают самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.

Образец приказа о направлении в командировку

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец приказа о направлении в командировку (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Образец приказа о направлении в командировку

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец приказа о направлении в командировку

Формы документов: Образец приказа о направлении в командировку

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Оформление приказа о направлении в командировку

Многие предприятия и организации дают сотрудникам выездные задания за пределами региона своего расположения или даже страны. Такие выездные задания для работников известны как командировки.

Напомним, что процедура оформления командировки должна сопровождаться изданием соответствующего приказа.

Смотрите так же:  Служебная записка срок исполнения

Из этой статьи вы узнаете, как составить приказ о направлении работника в командировку в 2018 году, а также ознакомитесь со всеми основными изменениями, которые коснулись процедуры оформления командировки сотрудника. В нижней части страницы размещен образец приказа на командировку.

Какие изменения произошли в процедуре оформления командировки?

Следует отметить, что первые изменения в процедуре оформления выездных заданий сотрудников произошли еще в 2015 году. Перемены в оформлении командировок в этот период сводятся к следующему:

  1. Отменены командировочные удостоверения служащих.
  2. Отменены отчеты о том, как прошла поездка сотрудника.
  3. Не нужно вести учет работников, которые были отправлены в командировки.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что оформление командировки за последние годы подверглось изменениям, решение об отправлении служащего на выездное задание лежит на руководителе предприятия (организации).

Руководитель организации определяет:

  • задачи командировки;
  • длительность поездки;
  • территорию командировочного задания.

В октябре 2008 года Правительством РФ установлено, что сотрудник, который вернулся из выездного задания, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все соответствующие документы, подтверждающие понесенные работником расходы.

В целом, учитывая все изменения, произошедшие с 2015 года, можно отметить, что для оформления командировки в 2018 году нужны всего два документа, а именно:

  1. Приказ на командировку сотрудника.
  2. Отчет работника о том, какие расходы он понес в ходе своей поездки.

Командировка и действующее российское законодательство

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса, командировка является служебной поездкой, в которую направляется работник организации. Документ, оформляемый для направления служащего в командировку, называется приказом.

Приказ о направлении в командировку обязательно должен содержать не только личные данные работника, но и номер, дату, место назначения поездки, срок, а также цель служебной поездки. В конце документа нужно поставить подпись и руководителя, и служащего.

Стоит учитывать, что приказ на командировку должен быть составлен исключительно для служащих, которые работают на одном месте. Для тех работников, которые имеют разъездную работу, нет необходимости составлять приказ на командировку.

Добавим, что в командировку можно отправлять любого сотрудника самых разных профессий. Предварительное согласие служащих на совершение рабочей поездки не требуется.

Кто вправе отказаться ехать в командировку?

Существуют некоторые категории работников, которые имеют право отказаться от предложения руководства организации отправиться в командировочную поездку, в частности:

  • сотрудники, которые в одиночку занимаются воспитанием детей;
  • работники, которые имеют детей в возрасте до трех лет;
  • служащие, имеющие на иждивении родственников.

В вышеперечисленных случаях у работника необходимо получить его согласие на поездку.

Согласно нормам российского законодательства, служащего может направить в командировку:

  • непосредственно руководитель организации;
  • уполномоченное им лицо.

Основанием для направления служащего в командировку может быть приказ (список других локальных документов предприятия).

Как составить приказ на командировку в 2018 году

Как уже было упомянуто, целью командировки является решение задач, которые руководитель поставил перед служащим. Отдел кадров может оформить приказ на направление в командировку сотрудника, который официально трудоустроен в организации.

Ранее (до 2018 года) на основании приказа отдел кадров оформлял следующие документы:

  • служебное задание;
  • служебное удостоверение.

Теперь это делать не нужно. С 1 января 2017 года, в соответствии с действующим законодательством, кадровикам следует оформлять только приказ о направлении работника в командировку. Поездка сотрудника в командировочную поездку без оформления приказа будет расцениваться как прогул.

Также стоит учесть, что каких-то строго регламентированных способов составления этого документа нет. То есть, для оформления приказа на командировку в 208 году может быть использована как унифицированная форма Т-9, так и самостоятельно разработанный в организации документ.

Форма Т-9 и Т9-а: содержание документа

Сразу отметим, что приказ по форме Т-9 носит распорядительный характер. В случае, когда в командировочную поездку нужно направить несколько сотрудников, следует оформлять форму Т9-а.

В приказе обязательно нужно отразить такие данные:

  • дата составления;
  • номер оформления;
  • название документа;
  • название предприятия (полностью);
  • код ОКПО;
  • ФИО служащего и его должность в организации;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • цель поездки (описание служебного задания);
  • источник финансирования командировки служащего;
  • пункт назначения (страну указывают, если поездка заграничная);
  • период поездки (выезд из города – первый день, возвращение в город – последний день);
  • подписи (руководства и работника с расшифровкой).

После того, как приказ на командировку работника составлен, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

На какие моменты обратить особое внимание?

После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно:

I. Целями поездки в командировку, которые могут быть:

  • ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
  • освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
  • поиск поставщиков товаров;
  • заключение новых договоров (контрактов);
  • проведение переговоров (например, с контрагентами);
  • участие в симпозиумах;
  • покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
  • получение навыков и новых знаний.
  • обслуживание оборудования в подразделениях организации;
  • проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
  • передача знаний молодым кадровым специалистам.

II. Основание для поездки работника:

  • сохранение служебного задания – отражают в локальном акте организации (на усмотрение руководства фирмы) и по желанию указывают его реквизиты в графе «основание»;
  • сохранение служебного удостоверения работника – по желанию руководителя, также прописывают во внутренней документации организации.

III. Сроки командировки (должны быть рассчитаны со дня отъезда до дня возвращения служащего из поездки):

К примеру, если сотрудник выехал в командировку в 23:55, то это будет засчитано в первый день поездки. При возвращении служащего в 00:05 также будет считаться как день поездки.

IV. Документы, которые подтверждают факт пребывания работника в служебной поездке (чеки, билеты, квитанции):

  • проездные документы;
  • чеки о заправке топлива (личного или служебного автомобильного транспорта);
  • счет из гостиницы (о том, что там проживал работник);
  • непосредственно приказ о направлении в командировку.

Не забывайте, что документы, которые подтверждают командировочные расходы, необходимо сохранять. Они понадобятся служащему по возвращении из командировки для предъявления в бухгалтерии. На основании предъявленных документов работнику будут возмещены расходы в поездке.

V. Составление и подписание приказа:

1. Составлением документа занимается:

  • главный бухгалтер предприятия;
  • или инспектор кадровой службы.

2. Приказ подписывается:

  • руководителем;
  • уполномоченным лицом.

Добавим, что в соответствии с ГОСТом, нет необходимости ставить печать на приказе о направлении служащего в командировку, в связи с тем, что это внутренний документ организации и в дополнительном подтверждении не нуждается.

Как правильно зарегистрировать документ?

После того, как приказ о направлении в командировку составлен, его нужно зарегистрировать в журнале регистрации. Допускается утверждение и использование свободной формы этого документа.

В журнале регистрации приказов следует отразить такую информацию:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата составления документа.
  3. ФИО служащего, а также занимаемая им должность.
  4. Структурное подразделение, в котором трудится сотрудником.
  5. Цель поездки.
  6. Место командировки.
  7. Даты поездки (начало и завершение).

Если сотруднику нужно поехать не в одну, а в две служебные поездки, то каждая из них должна быть оформлена соответствующим приказом, даже если они выпадают на один и тот же день.

Период хранения приказа

Приказ должен храниться на предприятии или в организации. Если структурные подразделения отсутствуют, то документ можно составить в единственном экземпляре.

Сроки хранения приказа могут быть разными:

  • командировка по РФ – до 5 лет;
  • командировка за границу – до 75 лет;
  • Таким образом, тип командировки влияет на срок хранения документа.

Правила и порядок оформления приказа о командировке

Сегодня очень много компаний направляют своих сотрудников в командировки по стране или же заграницу.

С каждым днем законодательство меняется и меняются некие положения их статей. Поэтому очень многие директора и руководители должны следить за изменениями законодательства, так как знание процедуры подготовки приказа о командировке входит в их непосредственные обязательства, и, в случае ее нарушения, именно они отвечают за свои ошибки.

Законодательные и и трудовые нормы, регулирующие данный вопрос

Однако, если работник выполняет свои обязанности в пути или же в разъездах по определённым точкам, к служебным командировкам это не имеет никакого отношения. Все особенности и нормы служебных командировок определяются согласно законам РФ.

Смотрите так же:  Приказ о проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности

Данный термин регулируется такими ссылками на закон как:

  • ст. 166 ТК РФ,
  • п. 2 Положения, закрепленного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

О необходимости составления данного документа рассказано в следующем видеосюжете:

Порядок оформления

Порядок процедуры оформления командировок можно сгруппировать в такие этапы.

В первом этапе готовится служебная записка, где указывается цель и надобность направления работника в путь, чтобы исполнить поручение своего руководителя.

На втором этапе руководитель предприятия выдает некий указ, где он рекомендует своего сотрудника для отправки в служебную командировку. Данный приказ руководителя будет фундаментальным доказательством для последующей оплаты суточных работнику и расчетов налоговых расходов. Согласно п.п. 140.1.7 НК сумма суточных расходов рассчитается соответственно предписанию о поездке и советующим фундаментальным документам. Если данный приказ отсутствует, то суточные не выплачиваются.

В третьем этапе рассчитывается сумма командировочных, иными словами аванс. Так как руководитель принял решение направить сотрудника в поездку по поручении, то нужно продумать сумму командировочных работника. Как определяется аванс? Работодатель определяет сумму с учетом таких критериев: суточных расходов, расходов на выплату проезда и аренду комнаты или гостиницы. Это довольно просто рассчитать с помощью сметы расходов на командировку.

В четвертом этапе предусмотрена выдача аванса работнику на командировку. Перед тем как отправить работника в командировку, директор должен обеспечить сотрудника денежными средствам (аванс), которые будут использованы во время командирования. В случае невыдачи работнику аванса, это несет за собой нарушение трудового законодательства, и предвещает административный штраф, размер которого составит от 30 до 100 необлагаемых минимальных доходов.

Пятый и последний этап предусматривает, что труженик обязуется после окончания командировки предоставить следующие документы:

  • представить отчет об использовании аванса, выданных на командирование или под отчет по форме, утвержденной предписанием ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996, необходимо добавить документы (чеки, выписки), которые подтверждают использование средств;
  • возвратить деньги, которые вышли с лимита аванса, если такое предусматривается.

Совокупность лишних трат денег возвращается тружеником в кассу или переводится на банковский счет нанимателя до или во время предоставления отчетности (п.п. 170.9.2 НК). В случае перечисления денег на поездку на личную банковскую платежную карту работника, такой человек обязуется по прибытию из спецкомандировки предоставить отчет о количестве и направлениях использования аванса, который был выдан ему на поездку. Это необходимо выполнить до окончания 5-го банковского дня, в котором он завершает задачу.

Для того, чтобы составить приказ о командировке нужно такие основные данные:

  1. Дата оформления приказа, присвоение ему индивидуального номера. Вверху бланка нужно название предприятия и его ОКПО.
  2. Информация о месте направления сотрудника в командировку, личные данные работника (ФИО, структурное подразделение).
  3. Также необходимо указать сроки отъезда и приезда.
  4. Указывается цель командирования, если необходимо, также нужно указать источник получения финансовых средств для командировки.

Распоряжение директора или генерального директора о направлении работников в командировку имеет срок хранения около 5 лет (командировки на долгий срок за рубеж –10 лет). Учитывается в журнале регистрации командировок.

Правила оформления

Оформляет приказом о командировке руководитель. В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.

Если рассматривать поездку сотрудника, которая будет соответствовать рассмотренным признакам служебной поездки, то ее необходимо оформить правильным способом, так чтобы оплата труженику и его траты, связанные с данной спецпоездкой, были обоснованы и подкреплены квитанциями. Руководитель вправе один определять количество и формы нужных документов (это зависит от масштаба организации, структуры и других факторов).

Структура приказа о командировании работника следующая:

  • название организации;
  • название документа (приказ или распоряжение);
  • номер и дата документа;
  • заголовок;
  • табельный номер, ФИО, должность, подразделение командируемого;
  • источник финансирования;
  • место, цель и период командировки;
  • на каком основании совершается командировка;
  • подпись руководителя фирмы и командируемого работника.

Правила учета и хранения

Руководителям и директорам настойчиво рекомендуется вести подсчет сотрудников, которые отправляются в служебные командировки из компании, которая командирует работников и прибывают обратно. Порядок учета и форма журнала, выбывающих в служебные поездки работников, подтверждены Указом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8. До тех пор, пока не выдано официальное распоряжение об отмене журналов, лучше следовать правильному их ведению, если в журналах будут обнаружены ошибки и неточности, это может повлечь штраф при проверке инспекции труда.

Особенности составления для директора/гендиректора

Нужно учесть некие особенности по оформлению приказа о командировке. К примеру, если в командировку отправляется директор или гендиректор, тогда его работа регулируется пунктами как трудового так и гражданского законодательства.

При оформлении командировки директора применяются те же формы, что и при направлении в спецпоездки остальных работников, а именно:

  • командировочное удостоверение;
  • указ о направлении работничка в поездку;
  • служебное задание для направления в спецпоездку, а также отчет, который свидетельствует о его выполнении.

Как указано выше, эти документы подписываются хозяином предприятия. В таком случае у многих граждан возникает вопрос, что при возникновении необходимости в поездке главный руководитель сам себя туда отправляет? Да, это именно так.

Изменение сроков командировки

Порядок изменения периода поездки, отзыва из командировки или ее продления может быть установлен в пунктах о поездках, принятом в компании или госучреждении.

Решение об отзыве работника с командировки оформляется указом руководителя предприятия.

В случае изменения периода поездки нет необходимости вносить правки в приказ или командировочное удостоверение, однако необходимо будет оформить дополнительные документы. Оплата расходов, которые были совершены за время командирования, производится по факту пребывания в командировании.

Назначение суточных

В законодательстве РФ нет ограничений расходов в сутки, которые по решению руководства организации могут быть компенсированы работнику в служебной поездке. Однако в налоговые расходы предприятия вносятся только расходы, не превышающие установленные законодательством РФ (п.п. 140.1.7 НК) нормы.

Изменении маршрута

Так же по закону разрешено возмещать денежные средства, которые затраченные на возврат билетов на поезд, самолет и тд. по разрешению директора фирмы, в случае решения об отмене спецкомандировки, отзыве из поездки и по другим уважительным причинам при наличии документа, который подтверждает расходы.

Некоторые особенности

Согласно п.1 разд. ІІІ Инструкции №59 поездка за границу осуществляются сообразно с распоряжением директора организации после утверждения поставленной задачи, в которой указана цель поездки, задачи и ожидаемые результаты спецкомандировки, период, условия пребывания за рубежом и сметы расходов. Период поездки определяется руководителем, но он не должен быть больше чем 60 календарных дней.

Аннулирование приказа о командировке

В случае отмены приказа о командировке нужно использовать фразу «Признать утратившим силу…». И далее всегда должна следовать ссылка на отменяемый приказ по образцу.

Также указывается дата отмены приказа. Однако есть частая практика дату не указывать, тогда приказ теряет силу сразу после того, как издается новый.

Положение о командировках

При отправлении сотрудников в поездку необходимо оформить всего лишь один документ – распоряжение. Работник по возвращении из служебной поездки обязан предоставить следующий перечень документов, а именно:

  • служебная записка;
  • документы (чеки, выписки), которые подтверждают совершенные работников расходы за время командировки;
  • авансовый отчет.

Рассмотренные выше правила и нормы могут изменяться, дополняться в зависимости от законодательства РФ, однако всегда стоит четко следовать правилам о командировке во избежание проблем с законом. В 2018 году необходимо руководствоваться актуальным законом Правительства РФ от 13.10.2008 (Положение 749).

Порядок оформления приказа в программе 1С рассмотрен в данном видеоуроке: