Как оформить на работу сотрудника в ооо

Как оформить сотрудника на работу в ООО

Процедура оформления трудоустройства работников подробно регламентирована трудовым законодательством. Она в целом одинакова для всех организаций, но для некоторых есть своя специфика. Рассмотрим, как правильно оформить трудоустройство сотрудника в общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Общие правила оформления трудоустройства установлены статьей 68 Трудового кодекса РФ:

• первоначально с работником заключается трудовой договор;
• затем на основании и в соответствии с его условиями работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• этот приказ должен быть объявлен принятому работнику под роспись с соблюдением 3-днев ного срока;
• еще до момента подписания трудового договора будущего работника необходимо ознакомить под роспись с принятыми в организации коллективным договором и локальными нормативными актами, регулирующими его трудовую деятельность (действующими в организации Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании, графиками сменности и т.п.).

Другими нормами трудового законодательства регулируются иные обязательные шаги трудоустройства:

• предъявление будущим работником установленных документов и принятие их работодателем;
• медицинский осмотр в предусмотренных законом случаях;
• заключение с работником договора о полной материальной ответственности, если это предписано законом;
• занесение в трудовую книжку работника записи о его приеме на работу;
• заполнение личной карточки работника и пр.

Эти правила обязательны для организаций всех видов организационно-правовых форм и собственности. Их нарушение работодателем влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ .

Особенности зависят от размера

С 2017 года начали действовать изменения в ТК РФ. Теперь работодатели, относящиеся к субъектам малого предпринимательства — микропредприятиям, регулируют свои отношения с работниками с особенностями.

К микропредприятиям относятся согласно пп. «а» п. 2 ч. 1.1. ст. 4 ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства» от 24.07.2007 N 209-ФЗ зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации хозяйственные общества (к ним относится и ООО), хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели, соответствующие установленным ч. 1.1 этой статьи условиям:

• о размере выручки (за прошедший год) и балансовой стоимости активов не более 120 млн. руб.;
• о среднесписочной численности работников в предшествующем календарном году – для микропредприятия оно не должно превышать пятнадцати человек.

В чем особенность для микропредприятий

Согласно свежей статье 309.2 ТК РФ работодателю-микропредприятию предоставлено право не принимать у себя локальных нормативных актов, регулирующих в нем трудовые отношения. Причем отказаться можно как полностью, так и частично.

Вместо перечисленных локальных актов такой работодатель может включить их нормы непосредственно в текст трудовых договоров с работниками.

Эти документы заключаются на основе типовой формы трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

Следовательно, если работодатель, являющийся микропредприятием, принял решение регулировать трудовые отношения с работниками минуя локальные нормативные акты, то согласно требованиям ст. 68 ТК РФ для них исключается обязательность ознакомления с ними работников на этапе заключения трудового договора.

Во всем остальном (издание и подписание приказа о приеме на работу, ознакомление с ним работника, занесение сведений в его трудовую книжку и другие обязательные действия) ответ на вопрос, как оформить человека на работу в ООО, звучит так: «По общим правилам».

Способы оформления сотрудников на работу в 2017 году

Существует несколько вариантов оформления отношений между лицом, предоставляющим работу и лицом ее выполняющим. Способ трудоустройства определяет порядок оформления на работу, права и обязанности сторон, ответственность, порядок уплаты налогов и обязательных взносов и многое другое.

В России отношения между работником (исполнителем) и работодателем (заказчиком) можно оформить одним из следующих способов:

Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем по которому работник обязуется регулярно выполнять возложенные на него трудовым договором функции, соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется обеспечить условия для выполнения работы, предоставить саму работу и своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Отношения в рамках указанного договора регулируются трудовым законодательством, в частности, Трудовым кодексом и соответствующими федеральными законами.

Признаки трудового договора:

• включение работника в штат организации с обязанностью выполнять трудовые функции по определенной должности;
• соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
• невозможность передачи работы третьим лицам;
• обязательство работодателя регулярно выплачивать з/п и обеспечивать условия труда.

Порядок оформления по трудовому договору

Оформления на работу по трудовому законодательству включает следующие этапы:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку.

Принимая сотрудника на работу работодатель обязан уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы, предоставлять налоговую, статистическую и иную отчетность, предусмотренную законодательством РФ, соблюдать права и интересы работника.

Более подробно с порядком приема на работу по трудовому договору вы можете ознакомиться здесь.

Гражданско-правовой договор

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, целью которого является выполнение определенных договором работ или услуг. Гражданско-правовой договор чаще всего заключается в случае, если необходимо выполнить разовую работу, если объем оказываемых услуг невелик и смысла принимать человека в штат на непродолжительный период нет.

Виды гражданско-правовых договоров

Существует несколько видов гражданско-правового договора:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• комиссии;
• перевозки;
• транспортной экспедиции;
• доверительного управления имуществом;
• поручения.

Примечание: заключение гражданско-правового договора в целом является намного более выгодным и удобным, нежели чем оформление трудового договора.

Обратите внимание, что при заключении гражданско-правового договора запись в трудовую книжку не вносится, но в общий трудовой стаж время работы по указанному договору включается. В случае, если договор заключается с физическим лицом, работодатель обязан уплатить за работника подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (в ФСС взносы уплачиваются только в том случае, если это оговорено в договоре).

Сравнение трудового и гражданско-правового договоров

Основные различия между трудовым и гражданско-правовым договором

Более подробно с видами гражданско-правового договора, его плюсами и минусами для работодателя и работника можно ознакомиться здесь.

Удаленная работа

Удаленной работой признается деятельность сотрудника, осуществляемая вне стационарного места работы (дома, в транспорте, кафе, за границей и т.п.). Задание от работодателя сотрудник как правило получает удаленно: по почте, через Интернет и т.д.

Удаленная работа бывает двух видов:

Надомная работа предполагает изготовление продукции, имеющей материально-вещественную форму, например, сбор ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание и т.п.

Результатом дистанционной работы является не вещь, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Дистанционными сотрудниками могут быть журналисты, редакторы, контент-менеджеры, копирайтеры, программисты и т.д.

Удаленного работника можно оформить как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Примечание: уплата обязательных платежей и взносов зависит полностью от способа оформления сотрудника, и наличия у него статуса ИП.

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2016 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2016 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

• частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
• юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.

Неофициальное трудоустройство

Работа без официального оформления сотрудника грозит работодателю довольно серьезными проблемами. Действующим законодательством предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность за незаконный найм и трудоустройство сотрудников.

Так, по КоАП РФ работодатель может быть привлечен за нарушение трудового законодательства, что грозит ему, в свою очередь, штрафом от 1000 до 5000 руб. для ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

К налоговой и уголовной ответственности работодатель привлекается в связи с тем, что не исполняет в должной мере обязанности налогового агента, а именно, не исчисляет и не перечисляет в бюджет суммы налогов за своих неоформленных сотрудников.

Как правильно оформить работника на работу для ИП и ООО: порядок, документы + оформление временного работника и на пол ставки

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем как правильно оформить работника на работу к ИП и ООО.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие документы работник должен предоставить для трудоустройства;
2. Обязанности работодателя и алгоритм оформления трудовых отношений;
3. Особенности приема на работу к ИП.

Какие документы работник должен предоставить для трудоустройства

Потенциальный работник обязательно должен предоставить будущему работодателю документы, без которых невозможно оформить трудовые отношения.
Законом установлены обязательные требования, в соответствии с которыми необходимо предоставить:

1. Паспорт гражданина. В качестве альтернативы любой другой документ, удостоверяющий личность, например, временное удостоверение. Необходим для того, чтобы идентифицировать работника как полноправного субъекта трудовых отношений, подтвердить его права и обязанности;
2. Пенсионное страховое свидетельство. Выдается территориальным отделом Пенсионного фонда и представляет из себя небольшую карточку светло-зеленого цвета. Реквизиты этого документа позволят работодателю совершать предусмотренные законом отчисления;
3. ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика. Получить ИНН можно в налоговой инспекции. Также существует услуга, при которой ИНН будет впечатан на одну из страниц паспорта;
4. Трудовая книжка фиксирует все сведения о получении стажа, работе в других организациях, поощрениях, взысканиях. На основании этого документа определяется стаж работы. Приобрести ее придется работодателю, если потенциальный сотрудник ранее нигде не работал;
5. Военный билет (приписное или справка установленной формы). На практике требуется не во всех случаях. Необходим для исполнения работодателем обязанности по уведомлению районного комиссариата, если работник находится на учете и должен будет отслужить в вооруженных силах;
6. Диплом, аттестат, свидетельство, сертификат о прохождении обучения. Необходимость в этом документе зависит от специализации, которой должен обладать кандидат. Можно взять и работника без образования – это не запрещено;
7. Иные документы, необходимость наличия которых предполагается из-за специфики будущей трудовой деятельности. Запрос этих документов должен осуществляться только по закону. Обычно это различные справки об отсутствии судимостей, фактов совершения правонарушений, преступлений. Например, тот, кто хочет занять должность педагога обязан предоставить справку об отсутствии судимости.

Практически все работодатели практикуют осуществление выплат заработной платы безналичным способом на банковскую карту работника. В этом случае необходимо приложить к основному пакету документов реквизиты своего банковского счета для перечислений. Получить их можно в любом отделении банковской организации.

Обязанности работодателя при трудоустройстве работника

Чтобы официально оформить работника, придется взять на себя исполнение несколько важных обязательств:

1. Ознакомить соискателя с основными внутренними документами организации, положениями которые регламентируют порядок осуществления деятельности, режим работы, график. Кандидату следует изучить различные инструкции по соблюдению техники безопасности. Сама процедура ознакомления не может проводиться позже оформления и вступления в законную силу трудовых отношений. Кандидат должен иметь четкое представление о той деятельности, которую будет обязан осуществлять.
2. Первое официальное трудоустройство сотрудника сопровождается бременем небольших финансовых затрат работодателя на бланк трудовой книжки. На протяжении действия срока договора этот документ будет храниться у работодателя.
3. Работодатель при наличии некоторых обстоятельств обязан за свой счет организовать осмотр медицинским работником кандидата на должность, чтобы удостовериться, что по медицинским показаниям соискатель сможет выполнять трудовую функцию и это не нанесете вред его здоровью.

Трудоустройство несовершеннолетних работников

Принимая несовершеннолетних, следует учитывать, что для их трудоустройства по законодательству установлены особые требования к режиму трудовой деятельности.

Чтобы принять их, и при этом ничего не нарушить, нужно выполнить 2 условия: организовать медицинский осмотр такого работника и получить разрешение органов социальной защиты.

Для медицинского осмотра за отдельную плату привлекаются учреждения здравоохранения, а вот для получения разрешения несовершеннолетний заполняет специальную форму, к которой работодатель обязан приложить проекты трудового договора и должностной инструкции. Оформить трудовые отношения можно будет только после получения письменного разрешения, заверенного уполномоченным руководителем органа социальной защиты.

Испытательный срок

Выяснить, соответствует ли профессиональный уровень работника требованиям организации, можно путем проверки его трудовых навыков за определенный срок. Если окажется, что навыки оставляют желать лучшего, то сотрудничество заканчивается.

Однако условие об испытательном сроке не допускается устанавливать в отношении:

• Несовершеннолетних;
• Беременных;
• Женщин с ребенком 1,5 года и младше;
• Работников победивших в конкурсе;
• Переведенных из другой организации;
• Граждан, с момента окончания учебы, по специальности которых прошло не больше года;
• Работников, срок трудовых отношений с которыми составляет менее 2 месяцев.

Чтобы определить допустимый испытательный срок можно воспользоваться небольшой таблицей:

Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»). Без них прием на работу не состоится.

Данные документы являются приложением к заявлению о приеме на работу, которое пишет сотрудник (подробнее об этом см., «Заполняем заявление о приеме на работу (образец 2017)»).

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы компании, можно заключить трудовой договор, издать приказ о приеме и оформить другие необходимые документы (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Шаг 6. Оформляем личную карточку

Следующим шагом процедуры приема на работу является оформление личной карточки работника. Личная карточка – это основной кадровый документ, содержащий всю необходимую информацию о сотруднике (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2017)»).

Шаг 7. Вносим запись в трудовую книжку

Последним этапом оформления приема на работу по ТК РФ является внесение записи в трудовую книжку (подробнее об этом см., «Трудовая книжка запись о приеме не работу (образец)»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как принять на работу сотрудника

Как принять на работу сотрудника и не допустить ошибок

Как принять на работу сотрудника? Этот вопрос является актуальным для любого предприятия, которому требуется штатный персонал. Безусловно, для ИП, ООО и других юридических форм организации действуют различные правила приема персонала. В чем заключается основная разница? Какие тонкости существуют в процессе трудоустройства нового работника? Имеет ли право на прием персонала филиал организации? Можно ли нанять человека не в начале месяца? Ответы на все эти вопросы должна знать любая компания. Из этой статьи вы узнаете всю необходимую информацию о типичных ситуациях в сфере трудоустройства.

Как принять на работу сотрудника: классическая инструкция

Процедура, которую должен соблюсти работодатель, принимая нового сотрудника, в первую очередь зависит от организационной формы предприятия – ИП или ООО. В этой статье мы подробно рассмотрим каждую ситуацию, а пока приведем общую инструкцию, которая поможет принять на работу сотрудника.

Медицинское освидетельствование сотрудника.

Заключение гражданско-правового договора.

Знакомство нового работника с должностными инструкциями и другими нормативными документами предприятия.

Подписание трудового контракта в соответствии со штатным расписанием фирмы.

Подписание соглашения о материальной ответственности.

Написание специалистом заявления о приеме на службу.

Регистрация трудового контракта и договора о материальной ответственности.

Выпуск приказа о приеме на службу.

Внесение записи о приеме в трудовую книжку.

Внесение соответствующей записи в книгу, учитывающую движение трудовых книжек.

Формирование личного дела сотрудника (необязательно).

Постановка на учет в соответствующих органах (после оформления).

Что нужно учесть, если ИП принимает на работу сотрудника

Отвечая на вопрос: «Может ли ИП принимать на работу сотрудников?», отметим, что последовательность действий в этой ситуации должна быть следующей:

Заключение трудового или гражданско-правового договора;

Оформление соответствующих кадровых документов о приеме на работу;

Регистрация работодателя в фонде социального страхования (ФСС) (при найме по трудовому договору).

Принимая на работу сотрудников в дальнейшем, работодателю уже не придется регистрироваться в фонде – достаточно будет лишь подписать трудовой контракт и кадровые документы.

Опишем вышеприведенные шаги более детально.

Какой заключать договор?

В зависимости от того, какие задачи работодатель хочет поручить принимаемому на работу сотруднику, он может заключить с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Сделать правильный выбор поможет следующая таблица.

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданско-правовой договор

В каких ситуациях заключается?

Сотрудник постоянно выполняет деятельность, соответствующую определенной должности, например, реализует товар (продавец), охраняет помещение (сторож), водит автомобиль (шофер), следит за финансами (бухгалтер). На эти виды деятельности оформляется трудовой договор

Специалист нанимается для выполнения конкретной разовой задачи в ограниченные сроки, например, для организации рекламной кампании, ремонта помещения, разработки интернет-сайта и пр.

Работник руководствуется поступающими распоряжениями начальства, соблюдает внутренний трудовой распорядок и график службы в компании. Он лично решает задачи в соответствии с должностью

Важны итоги, а не процесс их получения. Заказчик непосредственно не руководит работой исполнителя, но может проверять промежуточные и окончательные итоги. Сотрудник может работать в любое удобное ему время, если это не влияет на конечный результат. Исполнитель может привлекать к своей деятельности третьих лиц

Какими законодательными нормами регулируется?

Запись в трудовой книжке

Какие взносы уплачиваются?

1. В налоговую службу на:

• пенсионное страхование;
• медицинское страхование;
• нетрудоспособность.

2. В фонд соцстрахования на травматизм

1. В налоговую службу на:

• пенсионное страхование;
• медицинское страхование.

2. В фонд соцстрахования на травматизм, если это предусмотрено договором

Какие соцгарантии предоставляются сотруднику?

• Регулярная выдача зарплаты;
• размер оклада не ниже МРОТ;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные и социальные пособия;
• компенсации при увольнении

Только те, о которых заказчик и исполнитель договорились при подписании договора

Документы, регулирующие трудовые взаимоотношения

Личное заявление работника;

приказ о приеме на работу

Естественно, у любого начинающего бизнесмена может возникнуть соблазн нанять всех работников по гражданско-правовым договорам, чтобы сэкономить средства взносов и сократить обязательства перед специалистом. Однако этого делать не стоит. Если по всем признакам ваши взаимоотношения с сотрудником соответствуют трудовым, такая замена контрактов чревата серьезными последствиями. Так, органы контроля или сам служащий могут обратиться в суд, чтобы признать гражданско-правовой договор трудовым. В итоге вам придется выплатить положенные взносы за весь период службы работника вкупе со штрафами за их просрочку, а также выполнить все требования трудового законодательства, касающиеся размера зарплаты, пособий, отпуска и пр. Поэтому, выбирая тип договора, руководствуйтесь тем, какие функции рабочий выполняет на вашем предприятии, каковы его обязанности, необходимо ли ему постоянно присутствовать в офисе и соблюдать трудовой режим, можете ли вы увидеть конечный итог его деятельности и пр. Определив все эти факторы, вы сможете сделать правильный выбор того, какой же договор следует заключить, принимая на работу сотрудника.

Как оформить кадровые документы?

Принимая сотрудника на работу по трудовому договору, вы должны правильно оформить кадровые документы на него.

1. Истребуйте у специалиста следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку (не требуется, если трудоустройство по совместительству);

Свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);

Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Диплом о высшем образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую соответствующих знаний и уровня подготовки).

Если работник трудоустраивается впервые, вы должны оформить на него трудовую книжку и СНИЛС. Медицинский полис он должен оформить сам (в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»).

2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу.

Это не обязательное требование, но на практике применяется очень часто.

3. Заключите трудовой договор.

Он составляется в соответствии с требованиями статьи 57 ТК РФ. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один находится у работника, второй – у работодателя. В конце трудового контракта сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

4. Позвольте сотруднику ознакомиться с локальными актами.

Речь идет о должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об охране труда, коммерческой тайны и других документах, которыми руководствуется компания. Ознакомьте с ними работника под подпись.

5. Выпустите приказ о приеме на службу.

Дата приказа не может предшествовать дате подписания трудового договора. Специалист должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

6. Заведите на сотрудника личную карточку.

Лучше всего напечатать ее на тонком картоне или плотном листе бумаги.

7. Внесите в трудовую книжку работнику соответствующую запись.

Это необходимо сделать в течение недели с момента подписания трудового договора. Если служащий трудоустраивается впервые, заведите для него трудовую книжку.

8. Уведомите ФСС, что наняли сотрудника.

Начиная с 2017 года, индивидуальные предприниматели должны уведомлять о найме первого служащего только ФСС. Это необходимо сделать в двух ситуациях:

Специалист принят по трудовому договору.

Работник принят по гражданско-правовому договору, который предусматривает внесение взносов на травматизм.

Подать заявку в ФСС необходимо в течение месяца после заключения договора с сотрудником. Срыв сроков грозит штрафом в пять тысяч рублей за три месяца просрочки и десять тысяч в дальнейшем. Процедура регистрации в фонде регулируется соответствующим регламентом. Для этого потребуются:

Свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговой службе;

Свидетельство о регистрации в качестве ИП;

Трудовые книжки работников;

Гражданско-правовые договоры с сотрудниками, если они предусматривают выплату взносов на травматизм.

Не забывайте вовремя уплачивать налоги и взносы за сотрудников, принятых на работу, и сдавать соответствующую отчетность.

Как зарегистрировать вновь принятого сотрудника в 1С

Зарегистрировать сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно легко. Ниже мы приведем подробную инструкцию, как это сделать.

Открываем меню «Зарплата и кадры» программы 1С, заходим в раздел «Кадровый учет» и нажимаем кнопку «Приемы на работу».

В выпадающем окне создаем новый документ.

Вносим информацию в поля:

Организация (если в программе ведется учет деятельности нескольких компаний);

Один и тот же работник может занимать в компании сразу несколько должностей – к примеру, основную и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физлица. Поэтому программа 1С 8.3 содержит два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Вносим в 1С нового работника. После заведения карточки на специалиста физлицо создастся автоматически. Сделаем это тут же, в поле «Сотрудник»:

Указываем фамилию, имя и отчество.

1С Бухгалтерия 8.3 предусматривает обязательную «привязку» работника к компании, даже если она в программе одна.

Заполнятся автоматически после создания документа «Прием на работу».

Нажимаем «Записать и закрыть». Поле в документе заполнится автоматически.

Даты документа и приема на работу необходимо указать на месяц раньше, чтобы в данном месяце можно было сделать начисление.

В табличной части указывается оклад – к примеру, 40 000 рублей. Остальные реквизиты остаются без изменений. Проводится итоговый документ.

На этом все. Сотрудник принят на работу, можно начислять ему зарплату и выплачивать налоги и взносы.

Как быть, если сотрудник принят на работу в середине месяца

Само оформление в этом случае проходит по стандартной процедуре. Однако могут возникнуть некоторые трудности с расчетом и выплатой заработной платы.

В этой ситуации работодателю следует прописать в правилах внутреннего распорядка компании специальный пункт о выплате зарплаты сотрудникам, принятым на работу в первой или второй половине месяца. Допустим, в день, когда все работники получают зарплату за вторую часть истекшего месяца, новому сотруднику, принятому на работу в первой части этого месяца, следует выплатить какую-то часть зарплаты за отработанное в первой части месяца время (часть аванса). А оставшуюся часть зарплаты за первую половину месяца можно выплатить в день, когда все служащие получают зарплату за этот же период. Например, зарплату в компании выдают 28 числа расчетного месяца и 13 числа месяца, следующего за расчетным. Сотрудник, принятый на работу 1 числа текущего месяца, должен получить часть аванса за труд с 1 по 12 число включительно уже 13 числа этого месяца. А зарплата за работу с 13 и далее будет выплачена ему уже в общеустановленный день (когда выплату за первую половину месяца получают все работники), то есть 28 числа текущего месяца. В дальнейшем сроки выплаты зарплаты этому человеку придут в соответствие с общеустановленными. Аналогичный порядок должен быть установлен и в отношении сотрудников, принятых на работу в конце месяца.

Как ООО принять на работу сотрудника

1. Взять у работника документы.

После успешного прохождения собеседования с HR-службой работодатель и будущий сотрудник договариваются обо всех условиях и приступают к оформлению документов. Работник предоставляет нанимателю паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, аттестат или диплом об образовании, военный билет (для военнообязанных) и другие документы из перечня, прописанного в ТК РФ.

2. Принять заявление.

Сотрудник пишет заявление о приеме на службу на имя директора компании. Работодатель или его доверенное лицо знакомят работника с локальными нормативными актами фирмы: должностными инструкциями, положениями и пр.

3. Заключить трудовой договор.

В трудовом договоре указываются права и обязанности обеих сторон по отношению друг к другу. В контракте обязательно прописываются сведения о работнике, реквизиты компании, размер оклада, название должности, условия труда. Документ подписывается в двух экземплярах, один из них работодатель оставляет у себя, а второй передает сотруднику.

4. Издать приказ.

На основании всех этих документов выпускается приказ о найме специалиста, в котором указывается его должность, оклад и номер табеля. Приказ подписывают обе стороны.

5. Внести запись в трудовую книжку.

Запись о приеме на службу вносится в трудовую книжку работника. Чаще всего она хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника. Документы держат в сейфе или под замком. Директор своим приказом назначает ответственного за сохранность трудовых книжек.

6. Снять копии с документов.

Со всех документов снимаются копии, которые вкладываются в личное дело служащего. Сначала оформляется личная карточка по форме № Т-2. Этот документ оформляется на каждого специалиста в отдельности.

7. Завести личное дело.

Все документы, поданные сотрудником, нумеруются и подшиваются в сформированное личное дело. На его титульном листе указываются Ф. И. О. и должность работника, а также подразделение, в котором он трудится (если есть).

8. Уточнить нюансы.

Если работник воспитывает несовершеннолетних детей, он должен представить работодателю их свидетельства о рождении и написать заявление на стандартные вычеты. Если диплом о высшем образовании женщины выдан на ее девичью фамилию, она должна предоставить свидетельство о браке.

9. Истребовать медицинские документы.

В некоторых ситуациях (к примеру, при приеме на работу в организации общественного питания) работнику потребуется санитарная книжка. Также медицинское заключение необходимо несовершеннолетним, желающим трудоустроиться, и сотрудникам, принимаемым на работу с вредными и опасными условиями.

Что учесть, если сотрудник принят на работу по совместительству

Сотрудник, принимаемый на работу по совместительству, должен предоставить работодателю тот же пакет документов, что и при найме на основную службу. Исключение составляет трудовая книжка. Иногда у совместителя просят дополнительные документы, а именно:

При приеме на тяжелую работу или работу с вредными (опасными) условиями труда – справку о том, что трудовая деятельность на основном месте не является тяжелой (вредной или опасной);

При найме водителей – справку о том, что он не трудится на этой же должности по основному месту работы;

При найме руководителя другой компании – разрешение на совместительство, полученное им от общего собрания участников той компании или ее совета директоров. Этот документ оформляется в виде выписки из протокола общего собрания участников или заседания совета директоров.

Если потенциальный работник не представляет эти документы, получите от него письменное заявление о том, что его основная деятельность не является ограничением для работы по совместительству. При соблюдении этого условия вас не оштрафуют за нарушение Трудового кодекса.

Внимание! Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя.

Трудовой договор с совместителем заключается в те же сроки, что и с сотрудником, для которого работа является основной. В трудовом договоре с совместителем надо указать:

Что деятельность является для него работой по совместительству;

Продолжительность его рабочего времени. Она не должна превышать 20 часов в неделю и четырех часов в день. Исключение – дни, когда работник не занят на основном месте службы. В такие дни он может трудиться по совместительству полный день.

Затем необходимо оформить те же кадровые документы, что и в случае с работниками на полной занятости. Однако запись о приеме в трудовую книжку не вносится, ее по просьбе сотрудника может сделать «основной» работодатель.

Как принять сотрудника на временную работу

Если наниматель хочет принять на работу сотрудника для временной службы, он может воспользоваться двумя вариантами: заключением гражданско-правового договора или подписанием срочного трудового контракта.

Первый вариант более приемлем в ситуациях, когда работнику предстоит выполнять строго определенные функции. При подписании такого договора существует определенный риск: специалисты ФСС будут тщательно его проверять. Если его сочтут трудовым, работодателю грозит штраф.

Поэтому заключение трудового договора можно назвать более безопасным. Его следует заключить, к примеру, если объем и сроки деятельности сложно прогнозировать. Также такой договор применим в случае сезонных работ или единовременных промоакций.

Нюансы заключения договора с сотрудником, принятым на временную работу.

Срок работы. Его следует зафиксировать достаточно четко, но без указания точной даты прекращения службы. Если специалиста нанимают для временного замещения другого работника, то можно сформулировать это так: «Договор действует в период пребывания сотрудника Н. на больничном». Такой договор будет аннулирован, как только Н. выйдет с больничного.

Работник, принятый временно, должен быть поставлен в известность о своем увольнении, причем в письменном виде и не позднее чем за три календарных дня до этой даты. Речь идет о ситуациях, когда конкретный срок окончания договора четко прописан. Если же предварительно установить эту дату невозможно, предупреждения не потребуется.

Если срок договора окончен, но расторжения не требуют обе стороны, а временный сотрудник продолжает свою деятельность, договор может стать бессрочным.

Уточнение информации об испытательном сроке. Если договор подписан меньше чем на два месяца, испытательный срок не предусматривается вовсе, а если больше чем на два месяца, то испытание не должно длиться дольше двух недель.

Как и в других случаях, при принятии на работу сотрудника на совмещение выпускается приказ начальника, а работник подписывает документ об ознакомлении с ним. Если договор становится бессрочным, то делается соответствующая запись о переводе на «постоянку».

При этом если сотрудник принимался на работу не больше чем на пять дней, вносить запись об этом необязательно.

Для оформления временного замещения необходимо сделать следующее:

Получить согласие замещающего специалиста;

Подписать допсоглашение о временном замещении;

Составить приказ на основании этих документов.

В приказе должны быть отражены следующие пункты:

Сведения о сотруднике, принимаемом на работу для замещения отсутствующего;

Причина, по которой оформляется замещение;

Дата, с которой начинается замещение;

Конкретная дата конца замещения или иным образом указанный срок замещения;

Основание для издания приказа.

В целом приказ выпускается в свободной форме. Если замещаемый работник был материально ответственным, то с замещающим служащим также необходимо оформить соответствующий договор.

Можно ли принять на работу сотрудника, не достигшего совершеннолетия

Несовершеннолетние лица могут трудоустраиваться с 14 лет при согласии хотя бы одного из родителей и после медицинского осмотра. При этом им можно поручать лишь легкую работу. Подростки, совмещающие трудовую деятельность и учебу, не должны работать больше четырех часов в день, максимальная продолжительность рабочего дня для лиц 16-18 лет – семь часов. Для заключения трудового договора несовершеннолетний должен принести в отдел кадров компании паспорт, свидетельство о рождении, копию паспорта одного из родителей и его разрешение, составленное в произвольной форме, а также аттестат или справку из школы или колледжа с расписанием занятий. При наличии у подростка ИНН, СНИЛС и приписного свидетельства они тоже должны быть представлены нанимателю.

Как принять на работу сотрудника-иностранца

Право на трудоустройство иностранных граждан имеют только компании, получившие специальное разрешение. Впрочем, иностранцы, прибывшие в Россию в условиях визового режима, могут получить такое разрешение самостоятельно. И тогда их сможет принять на службу практически любое предприятие. При этом существует несколько категорий иностранных граждан, которые не нуждаются в разрешении на работу. Речь идет об иностранцах, временно или постоянно проживающих на территории РФ, переселенцах, аккредитованных иностранных журналистах, учащихся, студентах и аспирантах, а также работниках иностранных юрлиц, которые трудятся в России. А высококвалифицированные специалисты с зарплатами не меньше двух миллионов рублей в год могут трудоустраиваться по ходатайству потенциального работодателя.

Как оформить сотрудника, если он уволился и снова принят на работу

При приеме на работу служащего, который раньше трудился в вашей организации, но затем уволился, практически все документы придется оформлять заново.

Ранее заключенный трудовой договор был расторгнут. Теперь необходимо подписать новый документ, и его условия могут значительно отличаться от тех, которые были прописаны до увольнения.

Личная карточка Т-2 на работника также была закрыта, в нее были внесены записи об увольнении. Следовательно, при приеме уволенного сотрудника на работу карточку придется оформлять заново.

А вот табельный номер специалиста можно сохранить.

Согласие на обработку персональных данных необходимо получить вновь, так как в прошлый раз человек давал его до увольнения, а теперь он может считать себя свободным от любых согласий и обязательств – ведь трудовой договор был расторгнут.

Если личное дело специалиста после увольнения еще не успели сдать в архив, то копии документов можно взять оттуда, и тогда не придется собирать их повторно.

Личное дело тоже нужно начать вести заново. По правилам архивирования кадровых документов, личные дела персонала хранятся в кадровой службе до момента увольнения, а затем сдаются в архив – сначала компании, затем – государства.

При расчете НДФЛ доходы сотрудников, облагаемые по ставке 13 %, можно уменьшить на сумму положенных налоговых вычетов.

Если повторно принятый на работу специалист является иностранцем, то необходимо проверить его налоговый статус. Не забывайте, что такой статус может измениться и у работника, являющегося гражданином России.

Порядок налогообложения доходов физлиц зависит от того, являются ли они налоговыми резидентами Российской Федерации.

Может ли филиал принимать на работу сотрудников

Это зависит от того, каким образом осуществляется кадровое делопроизводство в компании.

Если предприятие выбрало централизованную форму производства, любые документы, в том числе и трудовые книжки, оформляются и хранятся в головном офисе. Если же выбрана децентрализованная форма ведения документов, то они могут храниться в структурных подразделениях (филиалах, представительствах). Такая система кадрового делопроизводства возможна только в том случае, если начальник структурного подразделения имеет право действовать от имени работодателя (к примеру, по доверенности).

Выбранная форма делопроизводства указывается в локальном акте, подписанном руководителем компании. Это может быть положение о кадровом делопроизводстве или иной документ. В нем же прописывается процедура и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Вне зависимости от того, какая форма ведения кадрового делопроизводства выбрана, работодателем для работников филиала всегда будет головная организация. Именно она указывается в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Филиал не может самостоятельно выступать в качестве работодателя. Это связано с тем, что структурное подразделение компании не является самостоятельным юрлицом (часть 3 статьи 55 ГК РФ, статья 20 ТК РФ). При этом филиал компании обязательно указывается в трудовом договоре как место работы принятого сотрудника (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Это же условие указывается в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личном деле работника.

Если фирма использует децентрализованную форму документооборота, любой филиал должен иметь собственную печать компании, на которой указан порядковый номер филиала или нанесена дополнительная надпись «Для кадровых документов». Печати имеют строго ограниченную сферу применения, они передаются приказом руководителя головного офиса в распоряжение ответственных лиц. Таким образом можно решить вопрос с оформлением трудовых книжек для сотрудников филиалов. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала можно в том случае, если на печати указывается название компании как юрлица.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем обратиться к бесплатной консультации специалистов. В Санкт-Петербурге таковые есть в компании «Бизнес Ресурс», которая оказывает квалифицированную бухгалтерскую поддержку малых и средних предприятий.

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате);

Специалисты «Бизнес Ресурса» даже теоретически не могут внезапно заболеть, уволиться или исчезнуть, как «приходящий» бухгалтер, и доступны в формате 24/7;

Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С;

Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

«Бизнес Ресурс» берет на себя полную финансовую ответственность за результат своей работы! Наши профессионалы помогут вам, в том числе и сдать «нулевую» отчетность.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните нам по телефонам:

8 (951) 652-55-06;

8 (931) 975-44-15.

У нас есть выгодное предложение, которое вас заинтересует!