Как оформить приказ на компенсацию отпуска

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

По заявлению работника допускается замена части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Чтобы получить компенсацию, работнику следует написать заявление. Трудовой кодекс предполагает, что инициатива подобной замены должна исходить исключительно от работника.

Содержание образца приказа на компенсацию за неиспользованный отпуск

На основании заявления работника издается приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск. В распорядительном документе указываются:

• данные о работнике: ФИО, должность, структурное подразделение;
• период работы сотрудника, за который предоставляется отпуск;
• количество дней отпуска, заменяемых денежной компенсацией;
• основание для замены (заявление сотрудника).

Типового образца приказа о замене отпуска денежной компенсацией не существует, поэтому документ составляется в произвольной форме. Приказ регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу и хранится в организации 5 лет согласно статье 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Чтобы скачать готовый образец приказа на компенсацию отпуска, ответьте на уточняющие вопросы и внесите необходимые данные в шаблон, подготовленный нашими юристами.

Образец заявления о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск должен издаваться при наличии подписанного работником заявления о предоставлении денежного возмещения, написанного в свободной форме, которое направляется непосредственно руководителю организации.

Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудник компании может получить в двух случаях:

1. если увольняется
2. общее количество отпуска превышает 28 календарных дней.

Второй случай наблюдается, когда сотрудник не успел отгулять отпуск по каким-либо причинам, и он был прибавлен к 28 календарным дням отпуска за следующий отчетный период.

Но, как правило, компенсация выдается именно во время увольнения. Тогда работник имеет право получить полный финансовый расчет за все оставшиеся неиспользованные дни отдыха. При этом ни один работодатель не может ему отказать – невыплата полного расчета является серьезным нарушением трудового законодательства. Общая сумма компенсации зависит от дневной тарифной ставки сотрудника, помноженной на количество неиспользованных дней отпуска.

Оформление компенсации за неиспользованный отпуск

Процесс получения материальной компенсации за неиспользованный отпуск оформляется документально. Для этого сотруднику необходимо написать заявление (об увольнении или желании получить компенсацию за дни, превышающие допустимый порог в 28 календарных дней). Законом не установлены четкие рамки, по которым необходимо составлять данное заявление, так что работники могут его писать в свободной форме.

Если у работодателя и кадровой службы нет возражений против выдачи компенсации, непосредственный руководитель предприятия издает приказ в свободной форме о том, что определенному сотруднику разрешается получить финансовую выплату за неиспользованный отпуск.

Приказ о компенсации за неиспользованный отпуск

Как и в случае с заявлением, приказ о компенсации за неиспользованный отпуск издается в свободной форме. Данный документ должен, в обязательном порядке, содержать следующую информацию:

• согласие работодателя с необходимостью выдачи компенсации;
• личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
• причина выдачи материальных средств;
• сумма компенсации и за какой именно период отпуска она полагается;
• ответственный за выполнение приказа сотрудник.

Документ подписывается начальником и передается на исполнение в кадровую службу и в бухгалтерию, где уже происходит сам процесс расчета с сотрудником. Следует помнить, что и работник должен быть ознакомлен с данным документом.

Человек обязан поставить свою подпись в самом приказе или в выпущенном к нему приложении, и если данного согласия сотрудник не выразит документально, то прописанные в бланке пункты станут недействительными.

Замена отпуска денежной компенсацией (+ образец приказа)

Статья 126 Трудового кодекса Российской Федерации позволяет нам заменить денежной компенсацией ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Если ваш работник не использовал отпуск в течение двух или более лет, то заменить компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней, или же любое количество дней из этой части.

Получается, что воспользоваться этой компенсацией могут только те категории работников, чей отпуск превышает 28 календарных дней в год. А их не так уж и много. Также следует помнить, что замена части отпуска денежной компенсацией это право работодателя, а не обязанность. Отпуск может быть заменен денежной компенсацией, только если работник сам просит об этом в письменной форме. Но даже при наличии волеизъявления работника нельзя заменять денежной компенсацией ежегодный основной отпуск и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Но если все-таки у вас как раз тот редкий случай, когда отпуск можно заменить компенсацией, то вам необходимо издать соответствующий приказ. Примерную форму приказа о замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией я привожу ниже.

В каких случаях компенсацию за неиспользованный отпуск получить нельзя

Как сказано выше, материальная выплата в качестве компенсации за отпуск полагается лишь в нескольких случаях. Если у сотрудника имеются неиспользованные дни отдыха, но их количество не превышает 28, то компенсацию за отпуск работник получить права не имеет.

Так же выплата не производится, если наступил конец отчетного года и трудоустроенный гражданин не планирует увольняться. Оставшиеся дни попросту переходят на следующий год и будут суммироваться с нарабатываемым отпуском в дальнейшем. Выплата компенсации за отпуск является не обязанностью, а правом работодателя.

За незаконную выплату финансовых средств работнику в качестве материального поощрения за неиспользованный отпуск на юридическое лицо может быть возложен штраф в размере от 30 000 р., а на генерального директора учреждения – от 1000 до 5000 р.

Есть ли какие-либо категории граждан, которым выплата компенсаций за неиспользованный отпуск не полагается?

В первом пункте статьи было сказано, что каждый трудоустроенный гражданин имеет право на отпуск. Соответственно, если у гражданина имеется несколько дней неиспользованного отдыха или их общее количество более 28, то он может получить компенсацию.

Данное право распространяется на абсолютно все категории официально трудоустроенных граждан. Помните, что ненадлежащее оформление сотрудника на работу является прямым нарушением требований закона и влечет за собой привлечение к административной ответственности.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Пер­вое, что нужно сде­лать при рас­че­те ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск, это опре­де­лить от­пуск­ной стаж ра­бот­ни­ка.

За каж­дый пол­но­стью от­ра­бо­тан­ный год со­труд­ни­ку по­ло­же­на ком­пен­са­ция за пол­ный еже­год­ный опла­чи­ва­е­мый от­пуск – по об­ще­му пра­ви­лу 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 115 ТК РФ). За не пол­но­стью от­ра­бо­тан­ный год число неис­поль­зо­ван­ных дней от­пус­ка, за ко­то­рые надо вы­пла­тить ком­пен­са­цию, опре­де­ля­ет­ся про­пор­ци­о­наль­но от­ра­бо­тан­но­му вре­ме­ни.

Так как по­счи­тать дни для ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск? Если ра­бот­ник тру­дил­ся без от­пус­ка на своем по­след­нем месте ра­бо­ты менее 11 ме­ся­цев, и от­пуск ему был по­ло­жен в ка­лен­дар­ных днях, то ко­ли­че­ство неис­поль­зо­ван­ных им дней от­пус­ка опре­де­ля­ет­ся так:

При этом показатель «Число месяцев работы у данного работодателя» считается с учетом следующего правила (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169):

• если отработано полмесяца или более, этот месяц учитывается в расчете как целый;
• если отработано менее половины месяца, то этот месяц не учитывается.

Таким образом, компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении 2016 не выплачивается, если сотрудник проработал на последнем месте работы менее половины месяца, либо если на дату увольнения все отпуска у него отгуляны.

Конечно, в результате вычислений по данной формуле может получиться не целое число. Тогда значение можно округлить, но не по правилам математики, а всегда в бОльшую сторону, т. е. в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17).

Когда количество неиспользованных дней отпуска установлено, можно переходить к подсчету самой компенсации за не отгулянный отпуск при увольнении.

В свою очередь средний дневной заработок работника определяется так же, как при расчете отпускных (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Обычно компенсация отпуска при увольнении считается по формулам, приведенным выше. Но для ряда случаев предусмотрены свои правила определения компенсации за не отгулянный отпуск.

Возможна ли замена прошлогодних отпусков компенсацией

Можно ли за­ме­нить от­пуск де­неж­ной ком­пен­са­ци­ей в 2016 году, если общая его про­дол­жи­тель­ность пре­вы­си­ла 28 ка­лен­дар­ных дней за счет пе­ре­не­сен­ных с про­шлых лет неис­поль­зо­ван­ных от­пус­ков? По­яс­ним на при­ме­ре, о чем речь. До­пу­стим, ра­бот­ник за про­шлый ра­бо­чий год ис­поль­зо­вал толь­ко 15 дней от­пус­ка. Остав­ши­е­ся 13 дней «пе­ре­шли» на сле­ду­ю­щий год (ст. 124 ТК РФ).

Со­от­вет­ствен­но, в те­ку­щем ра­бо­чем году со­труд­ник может от­ды­хать 41 (28 +13) ка­лен­дар­ный день. Од­на­ко в такой си­ту­а­ции в со­от­вет­ствии с ТК РФ ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск – те самые 13 дней, ра­бот­ни­ку не по­ло­же­на. Ведь его от­пуск за каж­дый год не пре­вы­ша­ет ми­ни­маль­но­го в 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть ком­пен­са­цию он может по­лу­чить, толь­ко если уво­лит­ся.

Компенсация вместо отпуска в кадровых документах

Если вы ре­ши­ли вы­пла­тить ра­бот­ни­ку по его за­яв­ле­нию ком­пен­са­цию за часть неис­поль­зо­ван­но­го им от­пус­ка, то дан­ный факт нужно от­ра­зить в лич­ной кар­точ­ке ра­бот­ни­ка. В форме N Т-2 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1) в раз­дел VIII «От­пуск» ука­зы­ва­ет­ся:

• в графе 4 «Ко­ли­че­ство ка­лен­дар­ных дней от­пус­ка» – число дней, за­ме­нен­ных ком­пен­са­ци­ей;
• в гра­фах 5-6 «Дата на­ча­ла» и «Дата окон­ча­ния» – ком­мен­та­рий о том, что дни от­пус­ка за­ме­не­ны ком­пен­са­ци­ей;
• в графе 7 «Ос­но­ва­ние» – при­каз (с рек­ви­зи­та­ми) о за­мене от­пус­ка ком­пен­са­ци­ей.

В гра­фи­ке от­пус­ков по форме N Т-7 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1) в графе 10 «При­ме­ча­ние» нужно от­ме­тить, что часть от­пус­ка за­ме­не­на де­неж­ной ком­пен­са­ци­ей с ука­за­ни­ем кон­крет­но­го ко­ли­че­ства дней. Здесь же от­ра­жа­ют­ся рек­ви­зи­ты при­ка­за о за­мене от­пус­ка ком­пен­са­ци­ей.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск учи­ты­ва­ет­ся как рас­хо­ды на опла­ту труда:

• для целей на­ло­га на при­быль (п. 8 ст. 255 НК РФ, Пись­мо Мин­фи­на Рос­сии от 05.05.2016 N 03-03-06/1/25976) на дату на­чис­ле­ния (п. 4 ст. 272 НК РФ). При этом сумма ком­пен­са­ции вклю­ча­ет­ся в рас­хо­ды, даже если ор­га­ни­за­ция в на­ло­го­вом учете со­зда­ет ре­зерв на опла­ту от­пус­ков (Пись­мо Мин­фи­на Рос­сии от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29);
• для целей рас­че­та на­ло­га при УСН с объ­ек­том «до­хо­ды, умень­шен­ные на ве­ли­чи­ну рас­хо­дов» (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ) на дату вы­пла­ты ра­бот­ни­ку (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Де­неж­ная ком­пен­са­ция за от­пуск под­ле­жит об­ло­же­нию НДФЛ в общем по­ряд­ке неза­ви­си­мо от того, по какой при­чине она вы­пла­че­на ра­бот­ни­ку – в связи с уволь­не­ни­ем или вме­сто от­пус­ка. По­сколь­ку яв­ля­ет­ся его до­хо­дом (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 223, п. 1 ст. 226 НК РФ). Удер­жан­ный НДФЛ дол­жен быть пе­ре­чис­лен в бюд­жет не позд­нее дня, сле­ду­ю­ще­го за днем вы­пла­ты ком­пен­са­ции (п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).

В справ­ке 2-НД­ФЛ сумма ком­пен­са­ции от­ра­жа­ет­ся с кодом 4800 (Пись­мо ФНС РФ от 08.08.2008 N 3-5-04/[email protected], При­ло­же­ние N 1 к При­ка­зу ФНС Рос­сии от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected]).

Страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Ком­пен­са­ция за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск об­ла­га­ет­ся стра­хо­вы­ми взно­са­ми во вне­бюд­жет­ные фонды – ПФР, ФФОМС и ФСС (вклю­чая взно­сы на трав­ма­тизм) – в пол­ной сумме (ч. 1 ст. 7, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 За­ко­на от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1, 2 ст. 20.1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 За­ко­на от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Это от­но­сит­ся и к ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск без уволь­не­ния 2016, и к «уволь­ни­тель­ной» ком­пен­са­ции.

Как начисляется компенсация за неиспользованный отпуск

На­чис­ле­ние ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск 2016 от­ра­жа­ет­ся в буху­че­те сле­ду­ю­щи­ми про­вод­ка­ми.

Оформление компенсации за неиспользованный отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление компенсации за неиспользованный отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Оформление компенсации за неиспользованный отпуск

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оформление компенсации за неиспользованный отпуск

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Когда нужно составлять приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск — образец и важные моменты замены

Любому сотруднику полагается отпуск после того, как он отработает в организации определенное время. В некоторых случаях неотгулянные дни отдыха закон допускает заменить компенсацией.

Для этого по заявлению трудящегося издается соответствующее распоряжение. Однако не всегда неиспользованные дни можно заменить деньгами.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Когда можно оформлять?

Для замены отпускного времени деньгами и выплаты компенсации сотруднику нужно составить приказ. Но не всегда данное действие допускается.

На ежегодный оплачиваемый отпуск вправе претендовать оформленные по трудовому соглашению лица, проработавшие в компании минимум полгода. Стандартная продолжительность отдыха составляет 28 дней за отработанный год, начало которого соответствует дате трудоустройства.

Дополнительный либо удлиненный отпуск положен некоторым категориям трудящихся, например, занятым на вредном или опасном производстве, имеющим ненормированный график.

Работодатель вправе решать: выплатить сотруднику денежную компенсацию или отказать ему. В первом случае составляется приказ. Инициатором выплаты выступает работник со своим заявлением (ст. 116, 119, 122, 126 ТК).

Выплата денег за стандартный отпуск в 28 дней во время трудовой деятельности запрещена законодательством. Подобное нарушение карается штрафом (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).

Виды возможных наказаний отражены в таблице.

Нельзя составлять приказ для проведения замены денежной компенсацией дополнительного отпуска следующим категориям трудящихся (абз. 3 ст. 126 ТК):

• беременным;
• лицам моложе 18 лет;
• занятым на вредном производстве гражданам: заменена деньгами может быть только часть удлиненного отпуска, превышающая 7 дней.

Некоторые ограничения на выплату установлены служащим таможни и ОВД.

Нужно ли составлять при увольнении?

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении сотрудника ему выплачивается денежная компенсация за все дни отдыха, которые он не использовал.

Трудящегося рассчитывают в его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).

Денежная выплата при увольнении рассчитывается бухгалтерией на основании приказа руководителя о расторжении трудового соглашения с работником (форма № Т-8).

Он может иметь иную форму, разработанную компанией самостоятельно и закрепленную в учетной политике.

В нем указывается число дней, за которые сотруднику положена компенсация.

Начисление компенсационной выплаты оформляется запиской-расчетом формы Т-61 или иной, утвержденной самостоятельно. Лицевую сторону документа подписывает кадровик, оборотную — бухгалтер. Как рассчитать компенсацию?

Если после выплаты денежных средств принято решение восстановить сотрудника в должности, то выданные ему деньги можно учесть в качестве аванса. Дополнительные бумаги оформлять не следует. Такую точку зрения содержат частные разъяснения сотрудников Минздравсоцразвития РФ.

Компенсация выплачивается по расходному ордеру, ведомости или перечисляется на банковскую карту. С назначенной суммы нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Как писать правильно?

Решение о замене удлиненной части отпуска компенсацией принимает руководитель организации.

Сотрудник, желающий получить деньги взамен неиспользованных дней отпуска, пишет заявление. В нем он указывает количество неотгулянных дней, подлежащих оплате, и причину, по которой он не использовал данное время для отдыха.

На основании заявления издается приказ.

Обычно распоряжение составляется в произвольной форме на официальном бланке компании либо на чистом листе бумаги формата А4. Заполнить его можно от руки или набрать текст с помощью компьютера.

В бланке приказа обязательно должны фигурировать следующие данные:

• согласие руководителя на выплату компенсации;
• ФИО и должность работника;
• причина выдачи денег;
• период отпуска, за который производится начисление;
• лица, ответственные за исполнение распоряжения;
• подпись работника, которому положена выплата.

Образец при замене дополнительного отдыха денежной выплатой

Образец оформления документа представлен ниже. В тексте проводится замена дополнительных пяти дней отпуска, неиспользованных сотрудником, денежной компенсации.

Обратите внимание, что под распорядительной частью должна стоять не только утверждающая подпись руководителя, но и ознакомительные сотрудников, чьи фамилии перечислены в приказе:

• работник, которому выплачиваются деньги;
• кадровик, который внесет изменения в кадровую документацию в связи с заменой, в том числе в график;
• бухгалтер, который начислит денежную выплату.

Образец приказа о замене дополнительных неиспользованных дней деньгами — скачать:

Когда можно заменять отдых денежной выплатой, когда это не допустимо, как проводится процедура — ответы на вопросы смотрите в видео:

Компенсация за неизрасходованные дни отпуска выплачивается работникам в двух случаях: при увольнении или если количество дней отдыха в год превышает 28.

Выплата оформляется соответствующим распоряжением, а в случае увольнения — приказом на расторжение трудового соглашения и запиской-расчетом.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Компенсация за неиспользованный отпуск

В каких случаях можно компенсировать отпуск?

Первым и наиболее часто встречающимся случаем безусловного денежного компенсирования отпуска является увольнение работника. Согласно ст. 127 ТК РФ в указанной ситуации выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Поэтому даже в случае, когда вопреки действующему законодательству работник не был в отпуске на протяжении более чем двух лет, компенсируются отпуска за все годы, при этом расчет производится из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Порядок исчисления среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск указан в ст. 139 ТК РФ.

Обратите внимание! В случае смерти работника и выдачи членам его семьи не полученной им заработной платы (ст. 141 ТК РФ) также производится компенсация неиспользованного отпуска, поскольку она выплачивается при увольнении работника, а смерть работника является одним из оснований для прекращения трудового договора (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). О порядке уплаты НДФЛ при перерасчете заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск в связи со смертью работника сказано в Письме УФНС по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/[email protected]

При увольнении работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). Обратим внимание: формулировка ч. 2 ст. 127 ТК РФ говорит о том, что предоставление отпуска с последующим увольнением осуществляется на основании письменного заявления работника и с согласия работодателя. Поэтому, если работник не желает брать отпуск с последующим увольнением или работодатель не согласен на его предоставление, при увольнении выплачивается компенсация.

Другой случай — компенсация не всего отпуска, а лишь его части, превышающей 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Для этого также необходимы письменное заявление работника и согласие работодателя. Указанная компенсация предоставляется еще во время работы данного сотрудника в организации. Следует помнить, что согласно ч. 2 ст. 126 ТК РФ при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Таким образом, можно заменить денежной компенсацией, например, дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, часть удлиненного оплачиваемого отпуска. В отношении последнего учтите: часть удлиненного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 дней, предоставляемого, например, преподавателям, может быть заменена денежной компенсацией, но только с согласия работодателя. На практике такое встречается крайне редко. Если работодатель не согласен на замену денежной компенсацией части отпуска, работник не вправе требовать этого.

Вместе с тем не всегда возможно предоставление компенсации. В частности, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении):

— работникам в возрасте до 18 лет.

Кроме названных категорий, в указанной выше статье говорится и о том, что работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, нельзя компенсировать ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях, также за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Часто возникает на практике вопрос о том, нужно ли компенсировать ежегодный оплачиваемый отпуск работникам, проработавшим в организации менее шести месяцев. Ведь согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но Кодексом не установлено ограничений на предоставление отпуска до истечения шести месяцев. Поэтому при увольнении работника, проработавшего менее шести месяцев на предприятии, ему необходимо также выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный, дополнительные оплачиваемые отпуска пропорционально отработанному времени. Об этом же говорится в Письме Роструда от 23.06.2006 N 944-6.

Расчет дней, за которые положена компенсация

Чтобы определить количество дней отпуска, за которые работнику следует выплатить денежную компенсацию, необходимо сначала определиться с периодом времени, за который ему положен отпуск или отпуска. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Кроме того, следует помнить о периодах времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. К ним относится время:

— отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Обратите внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Рабочий год, за который положен оплачиваемый отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней, составляет промежуток времени со дня приема на работу и оканчивается в следующем году в день, предшествующий дате начала работы. Например, работник принят на работу 09.06.2009, соответственно, отпуск ему полагается за период с 09.06.2009 по 08.06.2010.

Ситуация 1. Работник принят на работу 09.06.2009, уволен 27.04.2010. Ему полагается отпуск 28 календарных дней за каждый год работы. В течение указанного времени работы ему был предоставлен отпуск 14 календарных дней. Необходимо рассчитать количество дней отпуска, за которые работнику положена денежная компенсация.

Расчет. Во-первых, определим, какое количество полных месяцев было отработано. Полным месяцем считается 15 и более дней, отработанных в течение месяца. В приведенном примере за период с 09.06.2009 по 27.04.2010 было отработано полных 10 месяцев и 19 дней. Поскольку 19 дней округляются до полного месяца, считаем, что за указанный период работник отработал полных 11 месяцев.

При отпуске 28 календарных дней за каждый месяц работы полагается 2,33 дня отпуска (28 дн. / 12 мес.). В связи с этим количество положенных работнику дней отпуска за период с 09.06.2009 по 27.04.2010 составит: 2,33 дня отпуска/мес. x 11 мес. = 25,63 дня отпуска.

Учитывая, что по заданным условиям работнику было уже предоставлено в этом периоде 14 календарных дней, компенсировать необходимо: 25,63 — 14 = 11,63 дня отпуска.

Ситуация 2. Возьмем условия ситуации 1, изменив лишь дату увольнения работника на 22.04.2010.

Расчет. В приведенном примере за период с 09.06.2009 по 22.04.2010 полных отработанных месяцев — 10, а 14 дней будут исключены из подсчета. Тогда количество положенных работнику дней отпуска составит: 2,33 дня отпуска/мес. x 10 мес. = 23,3 дня отпуска. Компенсировать работнику необходимо: 23,3 — 14 = 9,3 дня отпуска.

Ситуация 3. Возможны случаи, когда работник использовал отпуск, а уволился ранее окончания периода, за который отпуск был предоставлен. В этом случае с работника будет удерживаться сумма за дни отпуска, превысившие отработанный срок. Например, работник принят на работу 09.06.2009, уволен 20.01.2010, при этом по истечении шести месяцев работы ему был предоставлен полный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Расчет. Количество полных месяцев, отработанных за указанный период времени, составляет 7 месяцев и 12 дней, которые исключаются из подсчета. За полных семь месяцев работы ему полагается: 2,33 дня отпуска/мес. x 7 мес. = 16,31 дня. Количество дней отпуска, за которые работодатель должен удержать с работника начисленные последнему денежные средства, составляет: 28 — 16,31 = 11,69.

Согласно ст. 121 ТК РФ время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Если время по уходу за ребенком работники кадровых служб исключают из подсчета при определении стажа работы, дающего право на основной оплачиваемый отпуск, то дни прогулов, отстранения от работы в случаях, предусмотренных в ст. 76 ТК РФ, и в других случаях отсутствия на работе без уважительных причин зачастую не исключаются из подсчета. Если количество пропущенных дней значительно, то исключение их из подсчета может существенно сдвинуть срок предоставления отпуска. Поэтому рекомендуем работникам кадровых служб не пренебрегать данным правом. Приведем пример расчета.

Ситуация 4. Основываясь на данных ситуации 1, сформулируем новую задачу: работник был принят на работу 09.06.2009. Несколько раз за время работы в организации отсутствовал на работе без уважительных причин, а именно 12.10.2009, 28.10.2009, 17.11.2009, 13.01.2010. Кроме того, в связи с непрохождением в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда он был отстранен от работы в порядке ст. 76 ТК РФ на период с 19.04.2010 по 26.04.2010. После этого 27.04.2010 трудовой договор с ним расторгнут. Рассчитаем количество дней, за которые данному работнику необходимо выплатить компенсацию, с учетом того, что в 2009 г. ему предоставлено 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Расчет. Учитывая данные расчета в ситуации 1, знаем, что работник отработал 10 месяцев и 19 дней, что округляется до полных 11 месяцев работы, за которые (с учетом уже использованных 14 дней отпуска) ему должны быть компенсированы 11,63 дня отпуска. Однако из стажа работы, составляющего 10 месяцев и 19 дней, согласно ст. 121 ТК РФ мы вправе исключить дни, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин, а также дни, когда он был отстранен от работы в соответствии со ст. 76 ТК РФ. Таких дней по условиям задачи всего 12. Поэтому стаж работы данного работника составляет 10 месяцев и 7 дней. Указанные семь дней исключаются из подсчета. Таким образом, работником было отработано полных десять месяцев, за которые полагается: 2,33 x 10 = 23,3 дня отпуска. С учетом предоставленных 14 дней отпуска работодатель обязан компенсировать работнику: 23,3 — 14 = 9,3 дня отпуска.

Документальное оформление

Для начала рассмотрим документальное оформление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Первым в данном случае составляется приказ об увольнении по форме N Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Приведем пример по данным, указанным выше в ситуации 1.

Унифицированная форма N Т-8

МЛПУ «Городская больница N 84»

о прекращении (расторжении) трудового

договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от «9» июня 2009 г. N 16,уволить «27»апреля 2010 г.

Кривцова Елена Георгиевна

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основание заявление работника от 15.04.2010

С приказом (распоряжением) Кривцова 27 апреля 2010

Далее составляется записка-расчет по форме N Т-61. Отметим, что работником кадровой службы заполняется лишь лицевая сторона записки-расчета, обратную сторону заполняет бухгалтер.

Кроме того, необходимо сделать отметки об увольнении работника в графике отпусков и в личной карточке работника (форма N Т-2).

Выдержка из личной карточки формы N Т-2

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.)

Количество
календарных
дней
отпуска

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Согласно ст. 114 ТК РФ и ст. 115 ТК РФ, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Такое право у него возникает после полугода работы у одного работодателя.
Отпуск предоставляется согласно графику, который должен быть утверждён не позднее 15 декабря текущего года на следующий год. Право на использование зависит не от календарного года, а от рабочего года, то есть с момента приёма сотрудника на работу. Об этом сказано в письме Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1.

Если он был принят на работу 15.11.2017 года, то право на использование полного отпуска у него возникает через полгода, то есть с 15.05.2018 года. В этом случае, работник может «гулять» 28 календарных дней, но «Отпускные» он получит пропорционально отработанному времени.
Право на полный отпуск и на полные «отпускные» у него возникнет только через 11 месяцев работы, то есть с 14.10.2018 года.

Кроме основного отпуска, есть ещё и дополнительный. Он предоставляется некоторым категориям работников. Например:

• работникам Крайнего Севера и территорий, которые имеют аналогичный статус;
• работникам, работающим во вредных условиях труда;
• работникам с опасными условиями труда;
• другим категориям работников, перечисленным в ст. 116 ТК РФ.

И основной и дополнительный отпуск оплачиваются. Сумма отпускных зависит от среднего заработка работника за последний год. Согласно ст. 139 ТК РФ, для расчёта средней заработной платы учитываются все трудовые выплаты сотруднику за последний календарный год.

Работник имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск только в двх случаях :

• при увольнении за все неиспользованные дни отпуска;
• без увольнения за дни отпуска, превышающего 28 календарных дней. Об этом сказано в ст. 127 ТК РФ.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск зависит от количества дней и от среднего заработка сотрудника за последний год. Средняя заработная плата сотрудника за год рассчитывается как деление фактической заработной платы за год на 12 месяцев и на постоянное число 29,3 – это среднее количество дней в месяце.

Например, работник имеет в 2018 году 6 дней неиспользованного отпуска. За последний год его суммарная заработная плата была 420 000 рублей.
Средняя ежедневная заработная плата этого сотрудника равна (420 000 / 12) / 29,3 = 1 194,5 рублей в день
За 6 дней неиспользованного отпуска он получит 1 194, 5 * 6 = 7 167, 2 рубля.

Можно ли получить компенсацию за отпуск и продолжать работать Работник может получить компенсацию только за неиспользованный дополнительный отпуск. Для этого он должен написать заявление на имя работодателя или лица, которое уполномочено работодателем подписывать такие заявления.

Заявление пишется в свободной форме. Если на предприятии разработан бланк для заявлений, то необходимо использовать его. В заявлении должна быть следующая информация:

• В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
  • должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Петарда» Сильянову К.П.»;
  • должность и ФИО заявителя. Например: «От программиста Уварова М.Э.»;
• Далее по центру необходимо написать слово «Заявление»;
• Затем «тело» заявления. Здесь нужно указать основной текст, то есть просьбу заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией. Также здесь нужно указать причину, по которой возник дополнительный отпуск, его продолжительность и период. Также нужно указать ст. 126 ТК РФ, на основании которой и возникает такое право у сотрудника;
• Затем дата подачи заявления и подпись самого работника.

На основании заявления кадровик издаёт приказ, и направляет в бухгалтерию распоряжение о выплате компенсации. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Выплата компенсации производится в течение 10 дней после принятия заявления или же в день выплаты очередной заработной платы.

Замена денежной компенсацией отпуска, который не превышает 28 календарных дней, запрещена законом. Но некоторые работодатель идут навстречу работникам, и выплачивают им такую компенсацию за те отпуска, которые работники «не отгуляли» за прошлые годы.
Так как это запрещено законом, то при первой же проверке трудовой инспекцией, на работодателя, как на юридическое лицо, будет наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5. 27 КоАП РФ в размере от 30 тысяч рублей, а на генерального директора, как на должностное лицо – штраф будет от 1 000 до 5 000 рублей.

Решение о выплате компенсации принимает работодатель. Это его право, а не обязанность. Об этом говорится в ст. 126 ТК РФ, а также в письме Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.