Как оплатить проживание в отеле

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Основную часть командировочных расходов составляют затраты на проживание. Оплата гостиницы в командировке должна быть подтверждена документами, удостоверяющими расходы. Обычно командировочным выдают счет, подтверждающий факт оплаты. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности и содержит информацию:

• реквизиты гостиницы;
• наименование документа;
• номер бланка и дату оформления;
• данные гостя с указанием сроков пребывания в отеле;
• расчет стоимости;
• подпись руководителя и печать.

Вернувшись из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, удостоверяющие проживание в гостинице. К счету из гостиницы необходимо приложить кассовый чек — без него счет не будет подтверждающим документом.

Все предоставленные в отеле услуги командировочному фиксируются в документах строгой отчетности. Чеки из гостиницы должны быть с ККМ (контрольно-кассовой машины), зарегистрированных в налоговом органе. К вторичной документации относятся бланки, форму которых устанавливает руководство гостиницы самостоятельно.

Оплата услуг отеля

Перед командировкой желательно выяснить, какие документы, удостоверяющие проживание, выдает гостиница. В бухгалтерии своей организации следует уточнить, будет ли счет отеля считаться бланком строгой отчетности. Некоторые компании требуют предоставления дополнительных документов.

Отель «Ключевой элемент» в Москве предоставляет для командированных сотрудников документы, подтверждающие сроки их пребывания и затраты на проживание в гостинице:

• кассовый чек;
• счет;
• акт проживания;
• копию ОГРН;
• копию ИНН;
• копию уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения.

Произвести оплату может как командированный сотрудник, так и работодатель. В отеле «Ключевой элемент» имеется несколько способов оплаты на выбор:

• наличными в гостинице (при заселении);
• банковской картой (Visa или MasterCard);
• безналичным перечислением.

Документы из гостиницы являются подтверждением затрат и оформляются для командировочных в соответствии с установленными правилами. При отсутствии документов невозможно проверить факт проживания в гостинице и обоснованность затрат.

Для служащих государственных учреждений чаще требуется квитанция отеля на бумажном носителе. В коммерческих компаниях схемы отчетности могут быть другими. При оплате путем безналичного расчета отель выдает счет-фактуру с выделением НДС.

Оплата дополнительных услуг

Если предоставляемые отелем попутные услуги (питание, междугородние телефонные разговоры, прачечная и др.) внесены в счет отдельной строкой, предприятие не сможет включить их в расходы, связанные с проживанием. Стоимость питания оплачивается из суточных, размер которых определяет работодатель.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Роспотребнадзор разъяснил правила расчета платы за проживание в гостинице

В связи с возникающими вопросами относительно порядка применения отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (далее – Правила), Роспотребнадзор разъяснил некоторые нормы документа.

Напомним, указанные Правила, в частности, предусматривает оплату за проживание в гостинице в соответствии с расчетным часом (временем, установленным исполнителем для заезда и выезда потребителя). При этом в случае задержки выезда потребителя после установленного расчетного часа плата за проживание взимается с потребителя в порядке, установленном исполнителем. Однако при размещении потребителя с 0 часов 00 минут до установленного расчетного часа плата за проживание может быть получена в размере, не превышающем плату за половину суток (п. 29 Правил).

Так, ведомство поясняет, что если потребитель заезжает и размещается в гостинице после 0 часов 00 минут до установленного расчетного часа, а выезжает, к примеру, на следующий день до расчетного часа, то исполнитель не может взимать с него за этот период времени (то есть в день заезда до расчетного часа) плату за полные сутки. В разъяснениях подчеркивается, что в данном случае общая сумма, подлежащая оплате, составит не плату за двое суток, а максимум – за 1,5 суток. Такое правило применяется при использовании исполнителем посуточной оплаты проживания в гостинице и при расчетном часе в 12 часов текущих суток по местному времени.

Документы по теме:

Читайте также:

Утверждена новая редакция Правил предоставления гостиничных услуг в России
Согласно документу оказание этих услуг будет допускаться только при наличии свидетельства о присвоении гостинице соответствующей категории.

Соответствующий законопроект внесен в Госдуму.

Жилые помещения могут запретить использовать в качестве гостиницы или иного средства временного размещения
Такой мерой планируется предотвратить распространение в жилых домах «хостелов» с нарушением прав других жителей дома..

Вопрос развития гостиничного бизнеса становится особенно актуальным в период подготовки к крупным спортивным и культурным мероприятиям, организатором которых выступает Россия. Так, например, к проведению ЧМ по футболу в 2018 году, как отметил Министр спорта РФ Виталий Мутко в конце прошлого года, необходимо возвести 64 гостиницы в городах-организаторах. О состоянии гостиничной сферы в различных регионах России, проблемах, с которыми сталкиваются владельцы отелей и их постояльцы, а также о том, в каких мерах регулирования со стороны государства нуждается гостиничный бизнес эконом-класса, – в материале.

Ламшин Геннадий,
Президент, исполнительный директор Российской Гостиничной Ассоциации

1) Гибкая система

Hotelopia дает Вам возможность выбрать удобную форму оплаты:оплата через сайт или напрямую в отеле.

Что означает оплата в отеле?
Оплата в отеле позволяет Вам осуществить прямую оплату бронирования по прибытии на место, вместо того, чтобы оплачивать через сайт. Эта форма оплаты с каждым днем все более востребована клиентами.

2) Процесс бронирования при Оплате в Отеле

Процесс бронирования в Hotelopia остается тем же: 3 несложных действия и никаких дополнительных сборов. Единственная разница видна при выборе отеля на странице результатов.

ИСКЛЮЧЕНИЕ: В том случае, если бронирование было осуществлено по тарифу, не подлежащему возврату, отель может снять полную сумму при получении подтверждения бронирования, в этом случае расходы будут составлять полную сумму.

Отели отображаются двумя разными цветами: Зеленым — при «Оплате через сайт» и желтым — при «Оплате в Отеле».

• 
• 

Фильтр на странице результатов

Кроме того мы добавили новый фильтр — «Формы оплаты» для удобства осуществления поиска.

При использовании данного фильтра результаты будут автоматический отфильтрованы, и отображены отели в соответствии с выбранной формой оплаты.

После выбора отеля, максимально соответствующего Вашим необходимостям, нужно просто продолжить обычный процесс бронирования, нажав на “Забронировать”.

• 

3) Печать ваучера на услуги

После завершения бронирования Вы можете напечатать ваучер напрямую с нашего сайта.

На электронный адрес, указанный в процессе бронирования, также будет отправлен файл с ваучером, который можно напечатать.

Необходимо обязательно предоставить данный ваучер по прибытии в гостиничное заведение.

Доступ к бронированию

Вы можете осуществить доступ к бронированию в любой момент при помощи опции «Ваше бронирование», которая появляется в верхней части сайта Hotelopia.

После этого необходимо ввести номер бронирования и адрес электронной почты, который был использован при бронировании. Данная опция позволяет напрямую отменить бронирование или напечатать и отправить ваучер на услуги и подтверждение оплаты, а также запросить счет.

Для внесения изменений в бронирование необходимо связаться с нашим Центром обслуживания клиентов.

Часто задаваемые вопросы

Снимает ли Hotelopia какие-то средства с кредитной карты?

Hotelopia может снять 1 евро с Вашей карты, для проверки действительности карты в процессе бронирования. Данная сумма будет возвращена автоматически после осуществления проверки и выполнения бронирования. Проживание должно быть полностью оплачено в отеле. Гостиничное заведение сохраняет за собой право проверки действительности карты для оплаты расходов при аннулировании бронирования, которые могут быть сняты с момента их начисления. В этом случае они будут вычтены из суммы, подлежащей оплате в отеле. ИСКЛЮЧЕНИЕ: В том случае, если бронирование было осуществлено по тарифу, не подлежащему возврату, отель может снять полную сумму при получении подтверждения бронирования, в этом случае расходы будут составлять полную сумму.

Почему я должен указывать данные своей кредитной карты?

Отелю необходимы эти данные для гарантии вашего бронирования в случае отмены бронирования вне установленного срока или в случае неявки в отель.

Нужно ли вносить залог или осуществлять предварительную оплату в отеле?

Нет, сумма за проживание должна быть оплачена в отеле. Гостиничное заведение сохраняет за собой право предварительной проверки действительности карты для оплаты расходов при аннулировании бронирования, а также может снять сумму, соответствующую расходам за аннулирование в качестве гарантии с момента их начисления. В этом случае они будут вычтены из суммы, подлежащей оплате в отеле. Если отель не может проверить действительность кредитной карты, отель имеет право аннулировать бронирование. Исключения: в том случае, если бронирование было осуществлено по тарифу, не подлежащему возврату, отель может снять полную сумму при получении подтверждения бронирования. По тарифу, который не подлежит возврату, не допускаются изменения или аннулирования.

Можно ли оплатить проживание в отеле кредитной картой отличной от той, которая была использована при бронировании?

Как правило, отели принимают различные кредитные карты или оплату наличными. Тем не менее, рекомендуем вам связаться напрямую с отелем, чтобы уточнить этот вопрос.

Можно ли при бронировании указать дебитную карту?

Нет, отели не принимают дебитные карты в качестве гарантии бронирования. При бронировании в обязательном порядке необходимо использовать действующую кредитную карту.

Две формы оплаты

Оплата онлайн или напрямую в отеле

Как оплатить проживание в отеле

Гостиница Узкое
Телефон: 8(495)427-36-11

Если вы заехали в гостиницу без бронирования, вы можете расплатиться наличными, на ресепшн, непосредственно перед заездом или в любое другое удобное для вашей персоны время.

В случае, если вы решили воспользоваться услугами онлайн-бронирования, у вас есть сразу несколько удобных способов оплаты проживания в гостинице «Узкое». Лучше всего заплатить сразу: так вы полностью сможете быть уверены в том, что номер будет свободен к времени вашего заезда. Итак, как оплатить номер в гостинице?

1. Банковский перевод. Для этого необходимо уточнить реквизиты и произвести платеж в кассе или банкомате.
2. Онлайн-платеж с помощью пластиковой карты, если сервис бронирования предоставляет такую возможность.
3. Терминалы QIWI. Комиссия в терминале относительно высока, но вы сможете сэкономить время.
4. CONTACT. Если сервис бронирования позволяет вам использовать систему CONTACT, вам нужно лишь распечатать квитанцию на оплату и придти в ближайший офис, где вы и сможете перевести деньги.
5. Электронные деньги. Если вы пользуетесь кошельком Яндекс.Деньги, WebMoney, либо другими системами, вы можете перевести сумму напрямую, уточнив номер счета.

Сервис бронирования отеля «Узкое» постоянно развивается. Вскоре мы сможем предоставить вам и другие способы оплаты, среди которых вы сможете выбрать наиболее простой или дешевый вариант.

10 советов от службы поддержки: как правильно забронировать гостиницу

В самостоятельном бронировании гостиниц по большому счету ничего сложного нет. Понятный и удобный сервис по поиску и заказу гостиниц на сайте Travel.ru доступен даже не самым опытным пользователям. А при наличии дополнительных вопросов помощь круглосуточно окажут сотрудники службы поддержки, к которым можно обратиться по телефонам +7 (495) 640-53-72 (Москва), +7 (812) 337-13-77 (Санкт-Петербург) или по бесплатному номеру 8-800-333-62-61, а также по имейлу [email protected]

Тем не менее в системах бронирований и в гостиничном бизнесе есть ряд деталей, о которых лучше узнать заранее. В этой статье описано, на какие моменты стоит обратить внимание, чтобы процесс выбора и оформления гостиницы прошел как по маслу.

1. Место и даты, варианты и требования

Прежде чем начать поиск, нужно решить для себя ряд вопросов. Во-первых, это место — город или курорт. А во-вторых, какие-то ключевые для вашего путешествия требования. Кто-то захочет «первую линию» у моря. Кто-то, наоборот, захочет жить на окраине, подальше от шума тусовок и дискотек. В каких-то случаях определяющей будет цена, а в других — наличие спа-комплекса или бесплатного интернета. Очевидно, что какие-то факторы станут первостепенными, а какие-то дополнительными. Тем не менее банальный факт: чтобы найти, надо знать, что ищешь.

И конечно, искать отели всегда лучше заранее. Во-первых, выбор больше. Во-вторых, это поможет сэкономить. Ведь забронированный летом на новогодние даты отель может оказаться чуть ли не в два раза дешевле по сравнению с его стоимостью ближе к праздничным датам.

2. Настраиваемые фильтры

При поиске подходящей гостиницы в разделе www.travel.ru/hotel/ можно воспользоваться несколькими удобными фильтрами. Они особенно ценны, если гостиницу вы ищете в городах типа Барселоны или Парижа, где их сотни. Указав город, даты, количество отдыхающих — взрослых и детей, отфильтровать предлагаемые гостиницы можно по следующим критериям:

• способы оплаты: в отеле или на сайте при бронировании;
• оценки предыдущих постояльцев;
• расположение рядом с ключевыми районами и станциями;
• звездность;
• наличие дополнительных удобств (интернет, бассейн, круглосуточное обслуживание, парковка, спа-центр и т.п.);
• тип отеля (гостиница, мини-отель или хостел);
• цена за ночь;
• цены со скидками.

Полученный список также может сортироваться наиболее удобным вам способом:

• по цене — от самого дешевого отеля к более дорогим или наоборот;
• по звездности;
• по оценке гостей;
• по расстоянию до ближайших значимых объектов.

Когда выбор останется не так велик и вы будете уверены, что получившийся шорт-лист — это то, что нужно, можно открыть все гостиницы на карте, которая поможет определиться окончательно.

3. Отзывы и оценки

Выбрав гостиницу, обязательно уделите время прочтению отзывов и оценок предыдущих постояльцев. Они или подтвердят ваш правильный выбор, или заставят обратить внимание на какие-то детали, о которых вы будете предупреждены заранее. А может, и вовсе лучше выбрать другую гостиницу.

Нередко в одной гостинице могут быть представлены несколько номеров по различной цене. Самая низкая стоимость, которая привлекла внимание, может оказаться у комнаты с удобствами на этаже, а аналогичный вариант с душем и туалетом внутри номера стоит дороже.

Где-то по одинаковой цене сразу предложат выбрать тип кровати при двухместном проживании: double (одна двуспальная кровать) или twin (две односпальные).

Отдельно может быть предложен номер с балконом или наиболее красивым видом из окна. Также на цену могут влиять завтрак, который включен в стоимость, и разные условия отмены бронирования. Их нужно прочитать особенно внимательно.

5. Условия бронирования и его отмены

Бывают несколько условий, на которые клиент соглашается, нажав кнопку «бронировать» или «оплатить».

В момент бронирования происходит только фиксация того факта, что гости будут жить в выбранном номере, а оплата проживания произойдет непосредственно по приезде в гостиницу. В современном мире большинство гостиниц при этом попросят указать данные банковской карты, чтобы обезопасить себя от недобросовестных клиентов. Условия отмены таких броней могут отличаться. Наиболее типичная ситуация: можно без штрафов отменить заказ вплоть до того дня, когда до заселения останутся одни сутки, а если позже — с карты будет списана стоимость одной ночи. Однако возможны частности: некоторые гостиницы разрешают бесплатную отмену за 3 или 7 суток до заезда.

После завершения бронирования происходит моментальная оплата по банковской карте всей стоимости проживания, но заказ все равно можно отменить без штрафа за указанный период времени до заезда в отель. В такой ситуации деньги будут полностью возвращены на карту, если отмена была сделана до наступления штрафного периода, или за удержанием «штрафной» суммы — в случае если решение было принято слишком поздно.

За забронированный номер сразу происходит безвозвратное списание стоимости одной ночи или, например, половины стоимости проживания. Остальную сумму надо будет доплатить в отеле. Если планы изменятся, остаток можно будет не платить, но удержанную изначально сумму на счет не вернут.

При бронировании происходит полная оплата проживания без возможности отменить или изменить заказ и вернуть деньги.

В некоторых случаях возможна отложенная оплата с помощью систем Qiwi, «Евросеть» и «Связной» или банковским переводом. В случае отмены такого заказа возврат средств автоматически не произойдет, с клиентом свяжется служба поддержки, вышлет заявление в электронном виде и объяснит процедуру возврата.

6. Блокировка средств на карте

Есть такая неприятная особенность, характерная для некоторых типов отелей и стран. Например, в Нидерландах, Бельгии и Великобритании даже самый дешевый хостел со значительной долей вероятности заблокирует на счету стоимость как минимум одной ночи. Причем произойти это может как в день бронирования, так и, например, за несколько дней до заезда.

Особенно неприятно это в тех случаях, когда, например, вы путешествуете неделю по Голландии — каждый день в новом городе и, соответственно, в новой гостинице. И каждая заранее заблокировала на счету стоимость своей одной ночи. Получается ощутимая сумма, которую вы вполне могли надеяться тратить в дороге.

Люксовые отели в «дорогих» странах могут заблокировать на счету и всю стоимость проживания.

Здесь главный совет: указывать при бронировании данные кредитной карты, а не дебетовой. Математика такова:

Предположим, отель стоит 10 тысяч рублей. А на счету дебетовой карты 30 тысяч рублей. После блокировки вы сможете пользоваться только оставшимися 20 тысячами, пока средства не вернутся на счет. Обычно это происходит через месяц.

Если же вы указываете данные кредитной карты, на которой, например, у вас есть кредитный лимит в 50 тысяч, то после блокировки доступных средств останется 40 тысяч, но «списанные» 10 тысяч не отобразятся в вашей задолженности: проценты платить за них не придется, даже если деньги не разблокируются до окончания бескредитного периода. То есть вы беспроцентно одалживаете деньги банка, а не свои собственные. Таким образом, в кредит у банка вы можете после блокировки потратить меньше, но по крайней мере не теряете на несколько недель свои собственные средства.

Еще раз подчеркнем, речь идет о блокировке какой-то условной суммы, а не об оплате проживания. Если вы намерены остановиться в отеле на одну ночь и стоимость одной ночи уже была заблокирована до заезда, в отеле вам все равно придется заплатить «второй раз». Если вы приехали на четыре дня, то оплатить надо будет проживание во время всех четырех дней. Как только вы проведете оплату через кассу на ресепшене, заблокированные средства можно будет разблокировать (что, правда, зачастую занимает от нескольких дней до пары недель). Процесс иногда можно ускорить, если позвонить в банк.

Интересно, что обычно такая блокировка «висит» в банковском счете не больше месяца. Поэтому если вы бронируете гостиницу сильно заранее и блокировка произошла сразу после оформления заказа, то через месяц она снимется автоматически. Проводить повторную блокировку отель не будет, но по крайней мере он к этому моменту уже «знает», что вы и ваша карта существуете. Если вы не отмените заказ номера согласно правилам и не приедете в гостиницу в запланированный день, деньги будут удержаны повторно и на этот раз безвозвратно.

7. В некоторых гостиницах — оплата только наличными

Важно помнить, что в некоторых гостиницах — обычно это бывают мини-отели, апартаменты и сельские гостевые дома — оплатить проживание можно только наличными и только в местной валюте. Этот факт обязательно бывает указан в информации о гостинице, а также в ваучере. Но критически важно обратить на него внимание и подготовить нужную сумму загодя.

8. Время работы ресепшена

Еще одна важная информация, на которую стоит обратить внимание заранее, — это время работы ресепшена. Если он работает круглосуточно, то нет проблем. А вот при временных ограничениях, даже если по плану поездки вы думаете, что успеете заселиться вовремя, обязательно выпишите телефон гостиницы, чтобы позвонить и предупредить о своем опоздании в случае каких-то непредвиденных ситуаций.

Также можно позвонить в службу поддержки нашего сайта, телефон которой указан на ваучере, и с ее помощью договориться с отелем о более позднем заселении.

Положить ключ на стойке регистрации или оставить номер открытым с ключом внутри менеджер отеля сможет всегда — если его попросить об этом заранее.

9. Дополнительные услуги

В гостиницах предоставляются (или не предоставляются) такие услуги, как интернет, питание, парковка, прачечная, глажка, круглосуточное обслуживание, детская или дополнительная кровать и т.п. Если вы точно знаете, что отсутствие каких-то подобных услуг сильно испортит вам поездку (например, вы рассчитываете провести деловые переговоры и погладить перед встречей рубашку или платье, а в гостинице не окажется утюга; или вы приедете в город, когда все магазины и рестораны уже будут закрыты, а в гостинице нет ни бара в холле, ни мини-бара в номере), то такие моменты лучше уточнять заранее.

Некоторые подобные услуги бывают доступны при предварительном заказе. Например, к вашему приезду ресторан в отеле уже будет закрыт, но если вы позаботитесь об этом заранее, то ужин приготовят и принесут к вам в номер еще до вашего приезда.

О возможности таких услуг можно уточнить непосредственно в отеле или в нашей службе поддержки.

На всякий случай напоминаем, что иногда к цене номера гостиницы прибавляют городской налог, который действует в некоторых популярных у туристов городах.

10. Маршрут и карта

Если вы прибыли в незнакомый город и планируете добираться до гостиницы на такси, вам как минимум необходимо не забыть распечатать название и адрес, а также, желательно, карту местности и телефон ресепшена — на случай если таксист не будет знать, куда ехать.

Если же вы планируете воспользоваться общественным транспортом, то стоит заранее выяснить маршруты, расписания и особенности местных транспортных билетов. Нередко на сайтах отелей бывает подробно расписано, как добраться от аэропортов и вокзалов и сколько это будет стоить. На официальных сайтах крупных городов и курортов мира можно найти маршрутизаторы из одной точки населенного пункта в другой.

Мы уверены, что после того, как вы успешно выбрали подходящий отель и добрались до него, поездка пойдет своим естественным ходом, и все будет хорошо. Удачного отдыха! И не забудьте после возвращения оставить отзыв, который поможет следующим постояльцам сделать правильный выбор.

Каждому подписчику мы дарим 1000 рублей на бонусный счет для оплаты проживания в любом отеле мира!

Как считаются сутки в гостинице?

Посещение любого незнакомого города, в котором у вас нет знакомых или родственников, неизбежно связано с поиском гостиницы на сутки, двое или на более длительный срок. Поэтому крайне важно знать, с какого момента идет отсчет суток проживания, как это может повлиять на конечный расчет с отелем при выселении.

Расчетный час и расчетные сутки: что это?

В большинстве случаев, во всех отелях есть два расчетных часа: один фиксирует время заселения, второй – выселения. Для тех, кто при посещении Москвы выбирает гостиницу «Восход», будет полезно знать о том, что заезд наших постояльцев осуществляется в 14.00. Если номер необходим вам только на одни сутки, то освободить его необходимо в 12.00 – таков расчетный час при выезде. Пример: вы въехали в гостиницу 25 мая в 14.00, оформив номер на сутки. Соответственно, освободить его нужно 26 мая к 12.00.

Кроме расчетного часа, есть и понятие «расчетных суток», которое касается посуточной оплаты гостиничных услуг. Поясняем, вот как считаются сутки и производится оплата в гостинице «Восход»:

• При заезде Вас извещают о посуточной оплате гостиничных услуг, за единицу измерения в этих расчетах берутся расчетные сутки.
• Первые из них длятся с 14.00 дня заезда и до 12.00 дня, следующего за ним.
• Вторые и последующие сутки считаются уже с 12.00 текущего дня проживания (второго, третьего и т.д.) и до 12.00 следующего.

Некоторые специальные предложения предполагают расчет почасово, но это скорее исключение из правил, а не постоянное явление.

Возможно ли заехать раньше/позже расчетного часа?

Вполне можно понять тех, кто хочет снять гостиницу и не ждать времени заезда, особенно, если дорога была долгой и утомительной. В нашей гостинице есть возможность раннего заезда, до наступления расчетного часа. Но это только при условии наличия свободных номеров, которые бы соответствовали заявленной категории и были подготовлены к размещению новых постояльцев.

В некоторых случаях клиенты желают выехать чуть позже обозначенного времени выезда. Это может быть связано с расписанием самолетов или поездов или иными причинами. В этих случаях есть возможность оплатить дополнительное время на следующих условиях:

• вы задерживаетесь на 1-2 часа – оплачиваете 10% от суточной стоимости занимаемого вами номера;
• если выезд откладывается на период от 2 до 12 часов (часто такое случается при отсрочке вылета воздушного транспорта при плохих погодных условиях), то оплачивается 50% от стоимости номера за одни сутки;
• если вы задерживаетесь более, чем на 12 часов (до суток), а то и вовсе решили остаться до следующего дня, то оплачиваете полную стоимость номера.

В некоторых случаях заехать в расчетный час по определенным обстоятельствам не получается. Как поступать в такой ситуации? При позднем заезде постояльцы оплачивают полную стоимость номера за сутки, это нужно знать, если вы запаздываете.

Ранний выезд: как оплачивать?

В некоторых ситуациях клиенты выезжают раньше, чем наступает расчетный час в 12.00. Разберем конкретные ситуации:

• Вы заехали 24 мая в 14.00 и решили выехать 25 мая в 8.00. В этом случае вы оплачиваете полную стоимость номера за сутки проживания.
• Вы заехали 24 мая в 14.00 и планировали пробыть в столице до 26 числа. Расчетным часом в данном случае был бы полдень 26 мая (двое суток проживания). Но планы изменились, вы решили выехать уже через сутки. Внесенная заранее предоплата в данном случае будет подлежать перерасчету, вам вернут остаток средств за вычетом оплаты проживания за первые сутки.

Исключительные случаи

В некоторых случаях, когда человек уже оплатил суточное проживание в номере (или на более длительный срок), случается такое, что ему нужно срочно уезжать. Как поступать в этой ситуации? Мы понимаем, что случаются форс-мажоры, когда человек не в силах предугадать определенное развитие событий. Наша гостиница готова сделать 100% возврат средств клиенту, но при условии, что он пробыл в номере не более получаса. Причем время считается с момента, как он переступил его порог. Если вы, сняв номер и заселившись в него, пробыли в нем более 30 минут, после чего возникла необходимость срочного отъезда, то возврат оплаты не может быть осуществлен.

Теперь вы знаете все о том, как считаются сутки в гостинице: заезд осуществляется в расчетный час (14.00 по Москве), выезд – в расчетный час (12.00) того дня, когда вы планируете освободить номер. В нашей гостинице возможен ранний заезд при наличии свободных апартаментов, которые соответствуют вашим требованиям к уровню комфортабельности. При более позднем заезде расчет оплаты идет как за обычные сутки.

В случае форс-мажорных ситуаций мы готовы продлить проживание в номере на особых условиях оплаты, если речь идет от задержке на период времени до 2, 12 или 24 часов.

За гостиницу платил работодатель: подтверждаем расходы

Если организация оплатила проживание командированных сотрудников в гостинице по безналичному расчету, то нужно ли упоминать в их авансовых отчетах услуги гостиницы и может ли документом, подтверждающим их оказание, для целей налогообложения прибыли служить счет за проживание, распечатанный на принтере? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Елена Мельникова.

Двоих сотрудников направили в командировку. Оплата за проживание в гостинице производилась работодателем по безналичному расчету. Гостиница выставила счет за номер с указанием ФИО проживающих. Каким образом «закрыть» авансовые отчеты? Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на проживание в гостинице на основании счета, распечатанного на принтере?

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения.

Порядок направления работников в служебные командировки определен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

В соответствии с п. 26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Таким образом, авансовые отчеты сотрудники представляют только о расходовании ими полученных под отчет денежных средств перед началом командировки. Оплаченные работодателем услуги с расчетного счета за проживание сотрудников в гостинице во время командировки в авансовый отчет не включаются (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).

Действительно, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) (далее — Инструкция к Плану счетов) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы (суммы выданного перерасхода по утвержденному авансовому отчету) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы (суммы возврата в кассу неиспользованных денежных средств) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности (счетами учета денежных средств). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В рассматриваемой ситуации оплата услуг гостиницы производится организацией, а не работником. Поэтому при безналичной оплате организацией расходов на проживание счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не применяется, стоимость проживания в авансовый отчет не включается.

Расходы организации по приобретению услуг гостиницы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет 76 (60) Кредит 51

— оплачены услуги гостиницы.

Указанные расходы списываются после утверждения руководителем авансового отчета работника:

Дебет 26 (20, 44) Кредит 76 (60)

— списана на расходы стоимость услуг гостиницы.

В отношении правомерности принятия при исчислении налога на прибыль расходов на проживание в гостинице на основании счета, распечатанного на принтере, отметим следующее.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, которые включают в себя, в том числе, расходы по найму жилого помещения.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ для налогоплательщиков, применяющих в налоговом учете метод начисления, датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Такой порядок признания расходов на командировки гл. 25 НК РФ установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, а значит, данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель, что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).

В случаях, когда командированные работники оплачивают гостиницу на месте самостоятельно (из подотчетных сумм), документальным подтверждением понесенных расходов могут быть приложенные к авансовому отчету:

— счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) (письма УФНС России по г. Москве от 22.06.2009 N 16-15/[email protected], от 05.06.2009 N 16-15/057712, Минфина России от 10.11.2009 N 03-03-06/1/733, ФНС от 22.06.2011 N ЕД-4-3/[email protected]). До 01.12.2008 при расчете оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету применялась форма 7-Г, утвержденная приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Однако в силу п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Положения N 359), указанная форма наряду, например, с формой 3-Г в настоящее время применяться не может (смотрите также письмо Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556);

— бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом или с использованием автоматизированных систем (письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). Здесь же отметим, что бланки строгой отчетности (БСО), которые применяются гостиницами в настоящее время, оформляются только при оказании услуг населению при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Положения N 359).

— квитанции или счета за проживание в гостинице (в отношении проживания в иностранном государстве) (письма Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, от 14.02.2008 N 03-03-06/4/8 , письмо УФНС РФ по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).

В общем случае к документам, подтверждающим оказание услуг, могут быть отнесены: договор об оказании услуг, акт, подтверждающий оказание услуг, счета, платежные поручения, другие документы, свидетельствующие о факте оплаты услуг. Поэтому, поскольку в рассматриваемой ситуации стоимость проживания в гостинице оплачивается по безналичному расчету, для подтверждения данных расходов может быть использован акт оказанных услуг.

Так, в письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58 указывается, что расходы по найму жилого помещения, оплату которых произвел работодатель в безналичном порядке, признаются в налоговом учете на основании акта выполненных работ (оказанных услуг) и документов, подтверждающих оплату этих расходов. При этом в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 судьи фактически соглашаются с мнением Минфина России, приведенном в указанном письме: при безналичной форме оплаты организацией услуг проживания акты приема-передачи услуги являются документами, подтверждающими расходы в смысле ст. 252 НК РФ.

Отметим также, что в более позднем письме Минфина России от 18.10.2011 N 03-03-06/1/672, касающемся возможности признания расходов на проживание в гостинице на основании акта оказанных услуг, сотрудники финансового ведомства прямого ответа не дали, указав вместе с тем, что такие расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (то есть не опровергли составление такого документа как акт). Не был дан Минфином России и прямой ответ на вопрос о документальном подтверждении затрат на бронирование и оплату номера (письмо Минфина России от 10.03.2011 N 03-03-06/1/131).

Однако следует учитывать, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, не только подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, НК РФ не устанавливает закрытый перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет. Аналогичное мнение нашло отражение в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010.

Пункт 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 (далее — Правила), устанавливает, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

— наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

— фамилию, имя, отчество потребителя;

— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

— цену номера (места в номере);

— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Как было указано ранее, документом, подтверждающим оказание услуг по проживанию, может служить акт оказанных услуг. Поскольку унифицированной формы акта оказанных услуг законодательством не предусмотрено, то он оформляется в произвольной форме с соблюдением требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В рассматриваемой ситуации такой акт гостиницей не представлен.

Вместе с тем из прямого прочтения п. 8 Правил следует, что при оформлении проживания исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Принимая во внимание приведенные выше разъяснения финансового ведомства, таким документом может быть, например, документ, названный счетом за проживание, также содержащий сведения, поименованные в п. 8 Правил. Учитывая, что п. 8 Правил предусматривает указание «других необходимых данных по усмотрению исполнителя», полагаем, что такими данными могут быть обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом (в отличие от БСО) требования об изготовлении такого документа типографским способом или с использованием автоматизированных систем законодательство не содержит. Поэтому он может быть распечатан и на принтере.

Кроме этого документа подтверждать расходы на проживание сотрудников будут также счет на оплату, платежное поручение, договор с гостиницей (если имеется), а также документы, косвенно подтверждающие понесенные расходы: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма N Т-10а), приказ (распоряжение) о направлении в командировку (издается по унифицированной форме N Т-9 (в отношении одного работника) или по форме N Т-9а (в отношении группы работников)), командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10) и др.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .