Имеется ООО, налогообложение «Доходы -6%», два сотрудника. Оба используют личный транспорт. Может ли ООО заключить договор с сетью заправок для получения ГСМ сотрудниками? Облагается ли сумма полученных ГСМ подоходным налогом?
Содержание:
Ответы юристов (1)
Я бы вам посоветовал во избежание споров, оформить это в соответствии ТК РФ и разъяснениями Минфина РФ.
ТК РФ обязывает работодателя выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ).
Размер такой компенсации вы должны установить в ТД.
По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие: принадлежность имущества сотруднику; использование имущества в служебных целях; суммы понесенных физическим лицом расходов.
В вашем случае, заключение договора с АЗС возможно, но лучше оплачивать по факту расходов или, например, путем выдачи средств на заправку из кассы в размере определенном ТД. Однако в любом случае нужны ТД, документы подтверждающие суммы понесенных расходов сотрудником, что при таком способе оформления проблематично, на мой взгляд.
Примечание: Данный ответ является мнением и возможны иные точки зрения.
Ищете ответ?
Спросить юриста проще!
Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Компенсация за использование личного легкового автомобиля: учет при УСН в 2017 году.
Вопрос:
Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?
Д а, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.
Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.
Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Вопрос:
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?
Р асходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):
- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);
- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);
- мотоциклы – 600 (руб. в месяц).
Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).
Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Вопрос:
Как следует из названия Постановления № 92, его действие распространяется на организации. Должны ли индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?
Д ействительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03‑11‑11/74, от 31.01.2013 № 03‑11‑11/38, от 26.02.2013 № 03‑11‑11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.
Вопрос:
Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?
В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.
Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.
Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.
Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были. При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.
Вопрос:
Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?
«Уп рощенцы» вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.
При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.
В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.
Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.
Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.
Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718).
Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.
Вопрос:
Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?
Ко нкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.
Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.
Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).
В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.
Расходы при УСН на ГСМ
Нормирование расходов на ГСМ
В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».
В настоящее время нормировать стоимость топлива в налоговом учете при УСН необязательно. Финансовое ведомство признает это не обязанностью, а правом налогоплательщика (письма Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875и от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097). А все потому, что Налоговый кодекс РФ не содержит требования о нормировании затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ).
Поэтому нормировать или нет затраты на ГСМ, фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля. А в-третьих — нормы, утвержденныераспоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последние обязательны лишь для автотранспортных фирм. Обычные же компании и предприниматели могут использовать их по желанию.
Документы для учета ГСМ при УСН
Какой автомобиль используется
Основание для списания расходов
Автомобиль, принадлежащий организации
Стоимость ГСМ учитывается при «упрощенке» по статье «расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Автомобиль, принадлежащий индивидуальному предпринимателю
Бизнесмены могут использовать личные автомобили в своей предпринимательской деятельности, законодательством это не запрещено. При этом возникающие расходы можно списать при упрощенной системе налогообложения. Стоимость ГСМ можно отразить как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для подтверждения этих расходов нужны накладные, чеки, квитанции и путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на техническое обслуживание автомобилей относятся к материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Особых условий для списания подобных расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ нет. Достаточно оплаты. Что же касается ремонтных расходов на автомобили, то их можно учесть в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причем также сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если автомобили используются в производственной деятельности, то затраты как на их обслуживание, так и на ремонт будут обоснованными
Машина, арендованная у сотрудника
ГСМ при аренде автомобиля можно списать на расходы в качестве либо материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо затрат на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт фирма могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Кроме того, в расходах можно учитывать и выплачиваемую арендную плату сотруднику (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Индивидуальный предприниматель не вправе заключить сам с собой договор на аренду транспортного средства, поскольку это влечет за собой прекращение обязательства (ст. 413 ГК РФ)
Личная машина сотрудника, используемая им в служебных целях
В этой ситуации стоимость ГСМ нельзя учесть как отдельную статью расходов. Учитывается лишь общая сумма выплаченной компенсации сотруднику, причем в пределах норм (подп. 12 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и т. п. (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Поэтому вы можете утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при упрощенной системе сможете лишь установленную норму.
Более того, надо принимать во внимание тот факт, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз. Это специалисты Минфина России уточнили в своем письме от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140
Учет компенсации расходов на бензин директору
Вопрос-ответ по теме
Мы выплачиваем директору компенсацию за использование личного авто в служебных целях, а также компенсируем расходы по ГСМ и запчастям. Доп. соглашение на использование авто в служебных целях заключено и там все прописано. Мы не автотранспортное предприятие, работаем на УСН доходы. Только у меня вопрос по возмещению расходов по ГСМ. В рекомендациях указано, что возмещать расходы по ГСМ: Д-т 20 К-т 73, а выдача Д-т 73 К-т 50, но не указано в какой сумме. И в этих разъяснениях понимается, что я должна оплатить ему расходы по ГСМ полностью, как указано в чеках АЗС. Дело в том, что согласно путевого листа и указанного там пробега, я должна списать на расходы бензин только на количество фактического пробега. Например, по чекам он заправился на 100 литров, а согласно пробега, бензин я должна списать только 80 литров. А 20 литров где отразить? Какую я должна ещё проводку сделать? Или так и оплатить полностью по чекам, не обращая внимания на пробег? Еще раз повторюсь, что мы не автотранспортное предприятие.
Возмещать ГСМ полностью по чекам опасно. Поясним.
Компенсация за использование имущества уже включает в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля — износ, бензин, масла, техническое обслуживание, ремонт и т. п.
Если вы добровольно возмещаете помимо компенсации стоимость бензина, то безопаснее отражать в учете только суммы исходя из пробега по путевому листу. То есть тот бензин, которые директор потратил на служебные поездки.
Возмещение сверх пробега налоговики могут посчитать доходом директора, и доначислят НДФЛ и взносы. Так как налогами не облагается только возмещения на служебные поездки в интересах работодателя (письма Минфина России от 05.12.2017 · № 03-04-06/80616 и от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 , постановление ФАС Московского округа от 12.04.2011 N КА-А40/2563-11).
Проводками отразите компенсацию исходя из пробега — за 80 литров. Если в чеках литраж завышен, то пусть директор напишет объяснительную, что в служебных целях потратил 80 литров бензина, а оставшуюся часть (20 литров) использовал для личных поездок.
Обратите внимание: расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 № 03-03-06/1/354.
Дополнительную информацию о том, чем опасен домашний адрес директора в путевых листах, читайте в статье Поездка домой на служебном автомобиле
Когда еще придется удерживать НДФЛ, смотрите информацию в новой статье журнала Как удерживать НДФЛ: ответы на самые запутанные вопросы
Как проще оформлять возмещение ГСМ сотрудникам, использующим собственные автомобили?
Группа компаний на УСН
Сотрудники много используют собственные авто для рабочих поездок.
Правильное оформление путевых листов, расчетов и т.п. занимает много времени.
1. Прошу описать детально процедуру оформления и компенсации ГСМ сотруднику на собственном авто.
2. Возможно ли как-то минимизировать трудозатраты на расчеты и оформление документов?
Уточнение клиента
По вопросу компенсации амортизации авто:
Если вместо постоянных выплат по амортизации, компания заключает с сотрудником соглашение об аренде его авто, то:
1. может ли сотрудник использовать авто в личных целях? если это например прописать в договоре аренды
2. если не может, то как быть с тем, что показания спидометра по километражу будут расходиться(так как в личных целях все равно будут ездить)?
31 Августа 2017, 15:04
Ответы юристов (6)
1. Прошу описать детально процедуру оформления и компенсации ГСМ сотруднику на собственном авто.
2. Возможно ли как-то минимизировать трудозатраты на расчеты и оформление документов?
Вам просто нужно предусмотреть условия о соответствующей компенсации в трудовых договорах или в отдельном внутреннем положении, на которые будут ссылаться эти договоры.
Только помните, что если у вас УСН 15%, то в расходах суммы этой компенсации вы сможете признать только в пределах установленных норм. Так, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ для целей исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации на дату выплаты денежных средств из кассы организации (перечисления денежных средств на банковскую карту) работнику.
Нормы указанных расходов на выплату компенсаций, которыми следует руководствоваться в том числе организациям, применяющим УСН, установлены Постановлением Правительства РФ N 92, согласно которому размер ежемесячной компенсации за использование работником в служебных целях личного легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб., а свыше 2000 куб. см — 1500 руб.
В целях НДФЛ такая компенсация не будет облагаться налогом на основании ((п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected])
Есть вопрос к юристу?
В дополнение к оформлению выплаты компенсации
Статья 188 ТК РФ предусматривает возмещение расходов при использовании личного имущества работника. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
При определении не облагаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Вся сумма выплаты не облагается НДФЛ (см. письма Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328; ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]; Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).
Нередко контролирующие органы активно увязывают обоснованность компенсаций и освобождения их от налогообложения НДФЛ с правом собственности работника на используемое имущество (письмо Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228).
Несмотря на то, что такой подход достаточно сомнителен, это следует учесть и приложить копию соответствующего документа от сотрудника к соглашению о компенсации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ подлежат освобождению от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит конкретизирующих норм, регулирующих налогообложение (освобождение от налогообложения) компенсаций при использовании личного имущества работника, как по размеру, так и по порядку установления таких компенсаций.
Следовательно, при применении данного освобождения следует руководствоваться нормами ТК РФ. На это указано, в частности, в Письмах Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых органов Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]).
Компенсация производится на основании ст. 188 ТК РФ.
Документы необходимые для установления компенсации работникам:
1. Соглашение об использовании личного транспорта в служебных целях. В нём нужно будет указать информацию:
— характеристики автомобиля (легковой, грузовой, марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
— порядок и сроки выплаты компенсации;
— расходы, подлежащие возмещению, их размер.
К такому соглашению работник прилагает ПТС и свидетельство о гос регистрации.
2. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта;
3. Локальный акт устанавливающий разъездной характер работы (например приказ руководителя);
4. Путевой лист или другой документ подтверждающий использование личного автомобиля в служебных целях содержащие информацию о:
— информацию о маршруте движения ТС с обозначением пунктов назначения и пройденного расстояния;
— информацию о сотруднике и его автомобиле.
Также сотрудник должен предоставлять следующие отчетные документы:
— чеки о приобретении топлива;
— квитанции на ремонтные работы.
Уточнение клиента
Возможно ли не использовать путевые листы и связанные с ними постоянный контроль топлива и расстояний?
28 Августа 2017, 16:20
Возможно ли не использовать путевые листы и связанные с ними постоянный контроль топлива и расстояний?
Как вариант можно заложить расходы на ГСМ в цену соглашения.
Но всё же лучше вести учет путевых листов, т.к. в соответствии с письмом ФНС РФ от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected] основным оправдательным документом, подтверждающим расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист. В тоже время при указанной системе налогообложения, для налогового учета затраты на ГСМ не важны, поскольку объектом налогообложения являются доходы.
Уточнение клиента
C этим понятно. Но, даже если подписано подобное соглашение, то все равно:
-приходится заполнять путевой лист
-ставить на баланс, а потом списывать остатки топлива
Если использование путевого листа обязательно, то тогда 2 вопроса:
1. можно ли избежать геморроя с постоянной записью в путевые остатков топлива? Например рассчитывая расход и выписывая начальный остаток, равный расходу, чтобы на конец дня всегда был 0
2. если ответ на вопрос 1 «да», то позволяет ли это законно не принимать к учету остатки в баке?
По вопросу компенсации амортизации авто:
Если вместо постоянных выплат по амортизации, компания заключает с сотрудником соглашение об аренде его авто, то:
1. может ли сотрудник использовать авто в личных целях? если это например прописать в договоре аренды
2. если не может, то как быть с тем, что показания спидометра по километражу будут расходиться(так как в личных целях все равно будут ездить)?
31 Августа 2017, 14:56
На мой взгляд компенсация не может быть увязана с путевыми листами. Причина проста — компенсация это величина постоянная, указанная в соглашении, при оформлении путевых листов и прочих подобных мероприятиях компенсация не будет постоянной ни при каких обстоятельствах. Поэтому я предполагаю, что при установлении компенсационной выплаты путевой лист если и нужен, то, допустим, на весь месяц и просто для того, чтобы было понятно, что компенсация выплачивается не за воздух, а передвигается сотрудник в рабочее время по делам служебным, что необходимо при всякого рода происшествиях и пр.
Уточнение клиента
делая выводы из ваших ответов:
Для упрощения процедуры компенсаций за ГСМ и амортизации авто можно сделать следующее:
1. Оформить соглашение между компанией и сотрудником, где
а) записана сумма постоянной компенсации амортизационных выплат
б) записана некая форма компенсации расходов на ГСМ — и если этот параметр в соглашении не постоянный(формулировка вроде «ежемесячно на основании акта»), то можно просто ежемесячно выплачивать сотруднику некую сумму(основание — это соглашение) и не иметь проблем из-за отсутствия путевых листов или потерянных чеков за бензин?
31 Августа 2017, 15:14
По сути компенсация включает в себя все — и амортизацию и расходы на ГСМ. Если Вы имеете в виду суммы, превышающие размер компенсаций, не облагаемых НДФЛ, то Вы можете поступать по своему усмотрению, в том числе и тем способом, который Вы указали.
Ищете ответ?
Спросить юриста проще!
Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Какие документы необходимы для компенсации расходов на покупку ГСМ и кормов на основании договора о сотрудничестве с охотниками
Вопрос-ответ по теме
Деятельностью предприятия является охота и предоставление услуг в этой области. На основании договора о сотрудничестве с охотниками -договорниками, они в штате не состоят, мы им компенсируем расходы на покупку ГСМ и приобретение кормов для охотхозяйственных мероприятий. Как правильно мы должны отразить в учете эти расходы. Нами утверждены акт списания и раздаточная ведомость, не будут же они заполнять путевой лист, разъезжая по полям и лесам? Работаем на УСНО (доходы-расходы). Какие документы должны быть оформлены для правильного оформления в налоговом и бухгалтерском учете.
По сути ваш договор сотрудничества является договором подряда или возмездного оказания услуг, по которому вы как заказчик, помимо выплаты вознаграждения, компенсируете расходы, непосредственно связанные с исполнением договора – топлива и кормов (п. 2 ст. 709 и ст. 783 ГК РФ).
Перечень расходов при УСН изменился. Мы опубликовали таблицу изменений. Подробности читайте в журнале «Упрощенка»
Сначала поговорим насчет расходов на корма. Раздаточная ведомость подтверждает выдачу материалов, которые необходимы для подкормки животных. На мой взгляд, этого документа и акта списания достаточно, чтобы учесть расходы на корма.
Теперь насчет расходов на бензин. Ответ на вопрос, кого и когда именно закон обязывает составлять путевой лист, мы находим в Уставе (ст. 6, 10 и 14 Устала автомобильного транспорта). Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 УАТ). Путевой лист оформляется перевозчиком (п. 1 ст.10 УАТ). Запрещено осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6 УАТ). Из изложенного следует, что в тех случаях, когда транспорт используется не для перевозки пассажиров, багажа и грузов (пп. 12, 1 и 3 ст. 2 УАТ), оформлять путевой лист не обязательно. Это подтверждает и пункт 9 приказа Минтранса от 18.09.08 № 152. Требование об обязательном наличии именно путевых листов для списания расходов на ГСМ не основаны на Уставе, а значит, незаконны.
Чтобы подтвердить расходы на бензин, вы должны прописать в договоре с охотниками, что компенсируете эти расходы на основании чеков, которые они представляют. Но чтобы проконтролировать самих охотников, мы можете требовать у них не путевые лисы, а отчет о поездках, в которых они напишут, в какие точки ездили, и сколько километров проехали. И к этим отчетам они прикрепят чеки на бензин. Эти отчеты нужны вам самим, чтобы проконтролировать, какую сумму охотники должны тратить на бензин, и не возмещаете ли вы им лишние расходы.
Учет расходов на ГСМ при УСН. Примеры
Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ
Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,
Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).
В бухгалтерском учете списание израсходованных ГСМ отражается по дебету счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-3.
Налоговый учет расходов на ГСМ
Расходами в целях налогообложения при УСН признаются любые расходы при условии, что они экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в порядке, установленном законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, при определении объекта налогообложения могут уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта.
Либо стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в составе материальных расходов.
На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.
При этом в этом Письме ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected] отмечается, что для признания в целях налогообложения расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличия оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактического списания топлива служебному транспорту.
Документальное оформление расходов на ГСМ
На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected]).
О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.
При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке его действия;
— сведения о владельце транспортного средства;
— марка и государственный номер транспортного средства;
— фамилия, имя и отчество водителя.
Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.
Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.
Нормирование затрат на ГСМ
НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.
При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097).
Обращаем Ваше внимание на то, что методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», действовавшие с 2008 г. изменены Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р (вступили в силу 14.07.2015).
Таким образом, стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать в полном объеме или в пределах норм. Выбранный вариант следует закрепить в учетной политике.
Таким образом, возможны следующие варианта учета списания расходов на ГСМ:
Списание расходов на ГСМ по фактическому потреблению
Поскольку нормирование не предусмотрено, то можно установить порядок списания расходов на ГСМ по фактическому потреблению, то есть принимать все затраты на основании чеков АЗС, приложенных к путевым листам и авансовым отчетам водителя. Однако обосновать такие затраты практически невозможно, поскольку в чеке указываются только марка топлива и время заправки, без наименования марки, а тем более номера автомобиля.
Это прямой путь к завышению топливных расходов.
Нормирование расходов на ГСМ
В этом случае осуществляется нормирование расхода на ГСМ для каждого конкретного автомобиля и утверждается методика расчета нормативов в учетной политике.
Как правило, норма определяется на основании технической документации производителя. Это достаточно удобный метод, простой в расчетах, и документально обоснованный.
Нормирование расходов на ГСМ согласно Методическим рекомендациям
В этом случае используются Нормы и порядок, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).
С учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что использование официально установленных Методических рекомендаций — достаточно удобный и безопасный способ учета, позволяющий снизить риски отказа налоговых органов принять топливные расходы.
Пример
На балансе Организации, применяющей УСН с объектом «доходы минус расходы», числится легковой автомобиль.
12 мая 2015 г. на этом автомобиле водитель Организации был отправлен на служебное задание.
Под отчет водителю выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 825 руб.
По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 25 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 825 руб.
Согласно учетной политике для целей бухучета Организация списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.
31 мая 2015 года водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:
— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 2 л;
— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;
— пробег автомобиля во время поездки — 200 км.
Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составляет 20 л (2 л + 25 л — 7 л).
Средняя стоимость топлива с учетом остатка на начало месяца в сумме 66 руб. — 33 руб. [(66 руб. + 825 руб.) : (2 л + 25 л)].
В бухучете необходимо сделать следующие записи:
— 825 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;
Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71
— 825 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета);
Дебет 26 Кредит 10, субсчет «Топливо»,
— 660 руб. (20 л x 33 руб.) — списана стоимость израсходованного топлива.
В налоговом учете Организация списывает затраты на ГСМ в соответствии со следующими нормами, утвержденными локальным актом:
— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;
— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;
— нормативный расход ГСМ рассчитывается как произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.
Итого нормативный расход топлива за май 2015 года составляет 19,046 л (0,089 л/км x 200 км x 1,07).
Предельная сумма расходов на ГСМ, которую можно учесть в затратах при «упрощенке», равна 628,52 руб. (33 руб. x 19,046 л).
Эту сумму следует записать в книгу учета доходов и расходов 31 мая.
Неучтенными для целей налогообложения остались 31,48 руб. (660 руб. — 628,52 руб.).