Приказ командировочного удостоверения

Оформление командировочного удостоверения (Л. Колесниченко, «Финансовая газета», N 40, сентябрь 2004 г.)

Оформление командировочного удостоверения

Основные правила оформления направления работника в командировку по территории Российской Федерации изложены в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (согласно ст. 423 Трудового кодекса Российской Федерации документ действует в части, не противоречащей этому Кодексу). В п. 2 данной инструкции указано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Формы этих документов, в частности форма Т-10 «Командировочное удостоверение», утверждены постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1. При однодневных командировках допускается командировочное удостоверение не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), вступившим в силу с 1 февраля 2002 г., определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В связи с этим Минфин России письмом от 6.12.02 г. N 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок» сообщил, что организация может издать приказ (распоряжение или иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (приложение N 1). По мнению Минфина России, параллельное составление приказа и оформление командировочного удостоверения по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразны. Поэтому организация сама определяет, при каких командировках какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника. Это также относится к однодневным и зарубежным командировкам.

На основании постановления N 1 при оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку») и (или) выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10 «Командировочное удостоверение»), а также служебное задание на командировку (форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.

При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации оформляются приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебное задание на командировку (форма N Т-10а). При командировке за границу командировочное удостоверение необязательно, так как подтвердить пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда возможно иными документами. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в страны — участницы Таможенного союза, на границе с которым таможенный контроль отменен) организациям также можно не оформлять командировочные удостоверения, опираясь на указанные разъяснения Минфина России. Поскольку визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, срок командировки подтверждается приказом и проездными документами.

Если в организации решено не оформлять командировочное удостоверение, то основанием для выплаты суточных служат проездные документы и приказ о командировании работника. В противном случае на основании служебного задания (форма N Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма N Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п. 6 инструкции N 62).

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника — подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Во избежание тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

Таким образом, организация может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Этот перечень можно закрепить также в локальном нормативном акте, например в положении о командировках. Причем на основании письма N 16-00-16/158 организация сама определяет, какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника.

«Финансовая газета», N 40, сентябрь 2004 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Газета «Финансовая газета»

Учредители: Министерство Финансов Российской Федерации, Главная редакция международного журнала «Проблемы теории и практики управления»

Газета зарегистрирована в Госкомпечати СССР 9 августа 1990 г.

Регистрационное свидетельство N 48

Издается с июля 1991 г.

Индексы 50146, 32232

Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3

Командировочное удостоверение. Форма Т-10

Командировочное удостоверение выписывается на предприятиях и организациях в случаях направления сотрудников в служебные командировки. Все служебные поездки оформляются специальными документами — соответствующим приказом, специальным командировочным удостоверением, оформлением служебного задания и отчета о выполнении, а также авансовым отчетом.

Выписывается данное удостоверение работником отдела кадров или бухгалтерии в одном экземпляре на основании приказа по предприятию. Ответственность за оформление командировочных документов несет сотрудник их выписывающий. Командировочное удостоверение является основным документом, который подтверждает законность пребывания сотрудника вне места основной работы.

Для оформления командировочного удостоверения разработан бланк формы Т-10. Его можно заполнить вручную или при помощи компьютера. До момента убытия сотрудника в командировку, в бланке заполняется только лицевая сторона: вписывается наименование организации, номер и дата приказа, данные о командированном сотруднике (ФИО, должность, табельный номер), место назначения (организация, город, область), цель командировки, паспортные данные сотрудника. Подписывается удостоверение руководителем и ставится печать предприятия.

В ходе пребывания в командировке сотрудник отмечает строки прибытия и выбытия в каждом месте нахождения для выполнения служебного задания (проставляются даты, названия организаций и заверяется подписью руководителя и печатью).

По возвращению из командировки на основное место работы, сотрудник обязан в кратчайшие сроки подать все необходимые документы для отчета (заполненное командировочное удостоверение, отчет о выполнении поставленного задания, авансовый отчет). Все выписываемые на предприятии командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» было принято решение об отмене командировочного удостоверения и служебного задания. В качестве основания для установления сроков коммандировки сотрудников используются проездные документы.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Приказ командировочного удостоверения

Нередко возникают ситуации, когда нет возможности оформить командировочное удостоверение. Например, если работник направляется в обособленное подразделение или к физическому лицу, которые не имеют печатей. Как в таком случае подтвердить командировочные расходы и избежать возможных споров с налоговиками, рассмотрим в статье.

Если отметка отсутствует

Фирма может воспользоваться рекомендациями специалистов Минфина России. По их мнению, командировочные расходы подтверждаются косвенными документами*(1):

— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командировки.

Не лишним в таком случае будет локальным правовым актом установить порядок направления работника в командировку на основании приказа.

Судебная практика показывает, что арбитры на стороне компаний*(2). Они считают, что факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Так, было принято решение в пользу фирмы, которая вместе с проездными документами, квитанциями на приобретение топлива и счетами за проживание в гостиницах представила служебные задания сотрудников*(3). Из заданий следовало, что работники направлены именно в служебные командировки. В них было указано место направления сотрудников (город), срок пребывания (даты начала и окончания командировки, продолжительность в календарных днях), вид задания и отметки о его выполнении.

Командировочное удостоверение можно не оформлять?

Из писем Минфина России следует, что фирма вправе не оформлять командировочное удостоверение*(4). Она может издать локальный нормативный акт, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Наравне с командировочным удостоверением таким документом может быть приказ. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению финансового ведомства, не обязательно.

Однако письма Минфина России носят исключительно рекомендательный характер и не являются нормативным документом. Если фирма утвердит порядок, при котором оформляется только приказ на командировку, суточные будут выплачиваться на его основании, а компенсация других командировочных расходов — на основании документов на проезд и по найму жилья. При отсутствии всех перечисленных документов отнести суточные на расходы будет нельзя. А командировочное удостоверение может подтвердить срок пребывания работника в командировке — дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него.

При направлении работника в служебную командировку оформляется именно командировочное удостоверение*(5). Кроме того, в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению, в настоящее время продолжает действовать Инструкция о служебных командировках в пределах СССР*(6). Согласно этому документу по усмотрению руководителя компании направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом*(7). То есть удостоверение признается главным документом.

Если компания хочет избежать возможных налоговых споров с проверяющими в части документального подтверждения расходов на командировки, ей следует оформлять командировочные удостоверения, когда условия служебной поездки работника позволяют делать в нем отметки.

Примечание. Факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Приказ о направлении в командировку, проездные документы и счет из гостиницы также подтвердят служебную поездку.

Экспертиза статьи:
В. Комарова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ

*(1) письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7
*(2) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75, ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9149/08-С3, ФАС СЗО от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9
*(3) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75
*(4) письма Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, от 29.07.2003 N 16-00-25/04, от 06.12.2002 N 16-00-16/158
*(5) п. 7 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)
*(6) Инструкция, утв. Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее — Инструкция)
*(7) п. 2 Инструкции

Отмена командировочных удостоверений

Отмена командировочных удостоверений

Похожие публикации

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа. Почему может потребоваться наличие формы Т-10? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в учетной политике или Положении о командировках.

Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть

Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.

Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:

• командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
• о найме жилого помещения;
• о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
• об иных расходах, связанных с командировкой.

Прочие документы, в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9, Т-9а), как и служебное задание, не являются обязательными для подтверждения расходов. Их наличие обуславливается внутренним документооборотом организации. Такая позиция финансового ведомства отражена, к примеру, в письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169.

Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.

Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения – это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.

Документы и бланки для командировочных

Командировочное удостоверение

Приказ на командировку

Задание на командировку

Авансовый отчет

• Авторизация
• Регистрация
• Восстановление пароля

• Facebook
• Вконтакте
• Mail.ru

• Новый пользователь?
• Уже зарегистрированы у нас?

Крупнейшее интернет-издание для деловых путешественников, представляющее информацию, необходимую для планирования командировок, отпусков, всевозможных путешествий и поездок. На сайте представлена информация по разделам: города и страны, регионы, села и поселки, посольства, авиа и жд расписания, такси, гостиницы, отели, пансионаты, хостелы, мини-гостиницы, рестораны, кафе, клубы, сауны, театры, музеи и многое многое другое. Подробнее

• Новости
• Отзывы о нас
• Фотогалерея
• Сувениры
• Люди
• Бланки

03.12.2018 С начала действия сервиса по поиску конференц-залов в нашу базу добавился 6500 конференц-зал! Им стал зал Олимп центра из Боровичей. Читать далее