Архивная обработка документации: что она собой представляет?
В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.
— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:
Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.
В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.
— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.
Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.
Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .
— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.
Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.
— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).
Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).
По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.
— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.
Содержание:
Порядок оформления отпусков работникам
«Кадровый вопрос», 2012, N 7
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ
Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск должен оформляться в соответствии с законодательством. Отпуск представляет собой отрезок времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Отпуска бывают нескольких видов:
1) ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всем категориям работников, согласно ст. 115 ТК РФ его продолжительность составляет 28 календарных дней.
Трудовое законодательство выделяет некоторые категории работников, которым предоставляется отпуск более чем 28 календарных дней:
— инвалиды — не менее 30 календарных дней;
— работники пожилого возраста, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания и работающие на условиях трудового договора, — 30 календарных дней;
— работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или занятые на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), — 2 рабочих дня за каждый месяц работы;
— работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;
2) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.
Согласно ст. 117 ТК РФ дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В настоящее время до сих пор действует Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.
Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются ежегодные дополнительные отпуска продолжительностью 24 календарных дня, в приравненных к ним местностях — 16 календарных дней, в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, — 8 календарных дней.
Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней предоставляется гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Финансирование данных отпусков осуществляется за счет средств федерального бюджета.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с ненормированным рабочим днем. Продолжительность такого отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее 3 календарных дней.
Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников — 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.
Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства;
3) ежегодный дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется лицам, обучающимся в аспирантуре по заочной форме обучения (продолжительностью 30 календарных дней);
4) отпуск без сохранения заработной платы;
5) отпуск по беременности и родам;
6) отпуск по уходу за ребенком;
7) отпуска работникам, усыновившим ребенка;
8) отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;
9) отпуск с сохранением средней заработной платы для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук (продолжительностью соответственно 3 или 6 месяцев).
Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.
При составлении графика отпусков должны учитываться:
— специфика деятельности организации;
График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.
Реквизитная часть содержит наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.
График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников. В любом случае не стоит забывать о том, что, если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права. На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременностью использования ежегодных отпусков работниками.
В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика — в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируется основной и дополнительный отпуск. По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.
Впервые после трудоустройства воспользоваться правом на отпуск работник может по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации, при этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
Трудовым законодательством предусмотрена категория лиц, которым должен предоставляться отпуск по заявлению независимо от стажа работы. К ним относят:
— женщин — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
— работников в возрасте до 18 лет;
— мужа — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
— граждан, награжденных знаком «Почетный донор России»;
— ветеранов боевых действий;
— граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
— Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;
— полных кавалеров ордена Трудовой Славы;
— граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получивших суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр).
Работодатель должен сообщить работнику о начале его отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
При оформлении отпуска сотрудника могут использоваться следующие виды приказов:
1) приказ о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6 и N Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Данный приказ имеет место в случае предоставления сотруднику очередного отпуска.
В данном приказе необходимо отразить информацию о стаже работника, который рассчитывается в соответствии с нормами ст. 121 ТК РФ. Подсчет стажа осуществляется на основании личной карточки работника. Стоит отметить, что стаж работы начинает исчисляться с момента начала работы у данного работодателя, в том числе учитывается время нахождения в отпуске, невыхода на работу в соответствии с законодательством (время болезни, командировки), праздничные и нерабочие дни, время вынужденного прогула при незаконном увольнении и т. д. Не подлежат включению в стаж периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
Как известно, замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, но при этом производится исключительно на основании письменного заявления работника. В этом случае возникает необходимость в издании приказа о выплате работнику компенсации за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней;
2) приказ об отзыве работника из отпуска.
Отзыв работника из отпуска может осуществляться только на основании согласия работника в письменном виде. Приказ об отзыве сотрудника из отпуска издается со ссылкой на письменное согласие работника. Если сотрудник откажется выходить на работу во время отпуска, этот факт не может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины. Не могут вызываться из отпуска несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
В случае согласия работника на вызов из отпуска часть неиспользованного отпуска может быть использована в любое время в текущем календарном году или быть присоединена к следующему отпуску. Заработная плата должна быть пересчитана. Денежные суммы, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а при предоставлении этих дней в другое время средний заработок для их оплаты подсчитывается заново;
3) приказ о переносе отпуска.
Отпуск переносится в том случае, когда его предоставление работнику может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Перенос осуществляется с согласия сотрудника на следующий рабочий год. Но стоит помнить, что отпуск должен быть использован до окончания следующего календарного года. Запрещается перенос отпуска или его непредоставление работникам до 18 лет, работникам, занятым на работах с вредными условиями, а также непредоставление отпуска в течение двух лет.
Отпуск может переноситься также на основании докладной записки руководителя структурного подразделения.
В соответствии со ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен по желанию работника в связи с временной нетрудоспособностью работника или выполнением государственных обязанностей во время очередного отпуска. В этом случае ему необходимо представить заявление, при этом руководитель должен рассмотреть обоснованность переноса. В случае отсутствия у работника достаточных оснований на перенос отпуска руководитель может отказать в удовлетворении заявления.
Как таковая форма приказа о переносе отпуска не предусмотрена, но он должен содержать информацию о причине переноса отпуска, а также основание издания. После издания приказа вносятся исправления в график отпусков;
4) приказ о продлении отпуска.
Согласно ст. 124 ТК РФ продление ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в следующих ситуациях:
— временная нетрудоспособность работника;
— исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Как известно, решение о продлении отпуска принимается, когда перечисленные выше обстоятельства наступают во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если обстоятельства наступают до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск признается несостоявшимся и принимается решение о его переносе.
На бланке приказа организации содержатся сведения о причине продления отпуска, количестве дней, на которые продлевается отпуск, а также ссылка на основание издания приказа.
В случае наступления временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается на число календарных дней болезни работника автоматически (без издания приказа). Желательно предусмотреть в локальном нормативном акте организации обязанность работника предупреждать непосредственного руководителя о невыходе из отпуска до запланированной даты окончания отпуска.
Делопроизводство
Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику?
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работник, независимо от формы собственности предприятия, на котором он трудится.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Отпуск является социальной гарантией государства и регулируется статьями 114-128 Трудового кодекса.
Основанием для отпуска служит график отпусков или же заявление самого работника, особенно, если речь идет о дополнительных отпусках.
Для каких отпусков необходим приказ?
Трудовым кодексом установлено три вида отпусков:
- Основной ежегодный оплачиваемый, предоставляемый раз в календарном году. Этот вид отпуска оплачивается предприятием и составляет 28 дней. При этом если на период отпуска выпадают праздничные дни, то дата его окончания изменяется на соответствующее количество дней. Право на основной ежегодный отпуск имеют все работники, а вновь принятые – после года работы на предприятии. Однако же воспользоваться правом на отдых работник может по истечении шести месяцев работы или даже раньше (по соглашению с коллективом). Просто количество дней будет меньше.
- Дополнительный отпуск. Дополнительные отпуска могут предоставлять различным категориям работников, например, работающим на опасных производствах, студентам, уходящим в отпуск по беременности и родам и т.д.
- Без сохранения заработной платы. Его еще называют – отпуск без содержания, и он гарантирует сохранность рабочего места работника, но не оплату. Такой отпуск предоставляется работнику исключительно с его инициативы и по личным обстоятельствам.
Для всех видов отпуска должен составляться специальный документ, легализующий отсутствие сотрудника на рабочем месте — этим документом является приказ о предоставлении отпуска работнику.
Он составляется кадровой службой, подписывается руководством, с его содержанием знакомится сам работник. Этот документ является обязательным для исполнения всеми сторонами.
Основные моменты
Составляется приказ об отпуске заранее, причем работник должен ознакомиться с ним под роспись не позднее 14 дней до начальной даты отдыха.
Некоторые предприятия практикуют оформление приказа об отпуске на основании заявления работника. Однако это не является обязательным, особенно если предприятие предоставляет отпуска своим работникам на основании графика.
Приказ об отпуске — это основание для внесения соответствующей отметки в личную карточку работника, а также для проведения расчета отпускных выплат.
Составляется этот документ в единичном экземпляре и должен храниться в течение пяти лет.
Как видим, приказ об отпуске – это важный внутренний документ. Поэтому в интересах любого руководителя составить его правильно и соответственно законодательству.
Как выглядит приказ на отпуск (бланк)?
Приказ об отпуске чаще всего оформляется на специальном бланке, утвержденном Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.
Однако данный бланк сегодня является не обязательным для применения — работодатель может составить его в произвольной форме.
Унифицированный бланк предусматривает внесение в него необходимых сведений, касающихся личных данных работника, дат начала и окончания отпуска, продолжительности, количество календарных дней, основания для предоставления дополнительных отпусков и т.д.
Унифицированные формы
Унифицированная форма приказа Т-6 представляет собой особый бланк, в котором должны указываться обязательные реквизиты и переменные данные.
Форма № Т-6 используется, когда необходимо отправить в отпуск одного работника, если же работников несколько, то удобнее заполнять форму № Т-6а.
Документ разделен на три основные части: заголовочная, в которой содержатся обязательные реквизиты предприятия, первичные данные о самом документе, содержательная часть, которая полностью раскрывает содержание документа и оформляющая, которая подтверждает правомочность и легитимность приказа.
Пример заполнения формы:
Образец заполнения формы приказа (т-6)
Бланки указанных форм можно скачать тут:
Как оформляется отпуск несовершеннолетним? Читайте тут.
Разделы и их описания
Документ включает в себя следующие разделы:
- Название и коды предприятия. В шапке любого документа, в том числе, в приказе об отпуске указывается название организации, а также ее код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Также, указывается код по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации).
- Сведения о работнике. В данный раздел вносят персональные данные: фамилию, имя, отчество сотрудника, записанные в дательном падеже, а также, табельный номер работника.
- Структурное подразделение, должность, профессия. В данных строках необходимо записать название структурной единицы, в которой сотрудник работает (например, отдел, группа, филиал, департамент), а также, название профессии сотрудника. Эти сведения записываются в именительном падеже, причем сокращения недопустимы.
- Период, за который предоставляется отпуск. Для каждого работника период, за который ему положен отпуск, начинается с момента, когда он поступил на работу. Каждый последующий период также будет начинаться с этой даты.
- Основой ежегодный отпуск. В унифицированном бланке приказа ежегодный отпуск указывается в разделе А. Здесь необходимо указать продолжительность отпуска. Законодательством установлено количество дней отпуска равным 28. Однако для некоторых категорий работников количество дней ежегодного отпуска может быть больше, а если делится на части — меньше 28. При этом одна часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Также, в этой же строке проставляют конкретные календарные даты начала и конца отпуска.
- Дополнительный ежегодный отпуск. Сведения об ежегодных дополнительных отпусках вносятся в раздел Б бланка приказа. Здесь указывается вид отпуска (оплачиваемый, неоплачиваемый, льготный, студенческий и т.д.), количество календарных дней, а также, конкретные даты начала и конца отпуска.
- Всего отпуск. В бланке приказа об отпуске имеется еще и раздел В. Здесь указывается суммарное количество дней отпуска, составленное из количества дней основного и дополнительного отпусков, и конкретные даты.
- Подпись руководителя организации. В этой графе руководитель организации или уполномоченное лицо ставит свою подпись. Также указывается должность подписанта и расшифровка подписи (ФИО руководителя).
- Дата приказа. Датой составления приказа является дата его подписания. Она проставляется арабскими цифрами.
- Номер приказа. Эта графа заполняется после регистрации документа в специальном журнале регистраций приказов предприятия.
- Виза ознакомления работника с приказом. С этим документом работник должен быть ознакомлен за две недели до начала отпуска, о чем он и ставит свою подпись.
Примерный проект приказа на отпуск (образец):
Образец приказа на отпуск
Различия приказов для разных видов дней отпуска
Поскольку отпуска бывают разные (оплачиваемые, без содержания, дополнительные, учебные, по беременности и родам и т.д.), то подход к оформлению также должен быть различным.
Поскольку все виды отпусков составляются на одном бланке, то их особенности отражены в разделах А и Б графы об ежегодных основных и дополнительных отпусках.
Заполняться эти разделы могут вместе или по отдельности, в зависимости от вида отпуска.
Сколько дней отпуск медсестры в детском саду? Читайте тут.
Как составить рапорт на основной отпуск для военнослужащего? Смотрите здесь.
Какими документами сопровождается?
Приказ об отпуске сопровождается графиком отпусков, на основании которого он составляется, или же заявлением работника.
Также приказ сопровождается запиской-расчетом, в которой отражены результаты расчетов средней заработной платы, положенной работнику за период отпуска.
Записка-расчет заполняется по форме № Т-60 и оформляется бухгалтерией.
Кем подписывается?
Приказ об отпуске подписывается руководителем организации или уполномоченным для этого лицом.
Руководитель может выразить свое согласие, подписав документ или поставить отрицательную резолюцию. Также он вправе корректировать некоторые моменты, если не согласен с ними.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
- Регионы — 8 (800) 333-88-93
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Приказы по отпускам: срок хранения
Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам?
Из статьи вы узнаете:
Право на отпуск
Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст. 114 данного нормативно-правового акта. При этом процедура направления персонала компании в отпуска предусматривает составление графика отпусков, который должен формироваться в конце предыдущего года и включать в себя все планируемые периоды отпусков действующих сотрудников предприятия на будущий год. При необходимости в ранее утвержденный график отпусков могут быть внесены изменения. О том, как это делается, читайте в нашем материале.
Подробнее о приказах по отпускам и их сроках хранения читайте в статьях:
Обратите внимание! График отпусков на 2018 год по организации должен быть утвержден не позже, чем 17 декабря этого года.
Помимо основных очередных оплачиваемых отпусков, в соответствии с актуальным законодательством работникам также могут предоставляться иные виды отпусков, включая:
Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.
Скачайте документы по теме:
Оформление отпусков
Чтобы направить сотрудника в отпуск, помимо утвержденного в соответствии с действующим порядком графика отпусков работодателю необходимо:
В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление. Читайте о том, когда это нужно сделать, в нашем материале.
Приказ о предоставлении отпуска
При направлении сотрудника в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется:
Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Пример заполнения такого документа приведен здесь.
Вместе с тем, на сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно составлять формы таких приказов. Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.
Срок хранения приказов на отпуск
Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.
Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.
В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.
Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков
Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска. Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет.
Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников.
Что касается необходимости прикрепления к ним соответствующих заявлений работников о предоставлении отпуска, то конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.
Актуальные нормативные документы не содержат требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению. Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне. Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.
Срок хранения приказов на отпуска особых видов
Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке.
В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения:
Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок. Кроме того, следует учитывать, что для приказов на отпуск, предоставляемый в целях осуществления ухода за ребенком, нормативный срок обеспечения сохранности составляет от 50 до 75 лет.
В этой связи ответ на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам, не выглядит однозначным: целесообразно обеспечить хранение приказов на отпуск по беременности и родам в течение соответствующего периода. Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы.
Порядок хранения приказов на отпуск
Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения.
Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск.
Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках. На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов.
Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами.
Условия хранения приказов на отпуск
Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени. В случае, если в организации образуется большое количество документов, подлежащих хранению, можно рассмотреть вопрос о передаче их в специализированный архив. Кроме того, специальный порядок обеспечения хранения должны обеспечивать бюджетные организации: о требованиях, установленных для них в этом вопросе, читайте в нашем материале.
Срок хранения приказов на отпуск
Срок хранения приказов на отпуск определяется законодательно. Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения
Читайте в нашей статье:
Срок хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков
Срок хранения приказов на отпуск отличается в зависимости от вида отдыха и регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ.
Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет.
Сколько хранятся приказы на отпуск особых видов
Значительно дольше работодателям РФ по нормам, действующим в 2018 году, нельзя избавляться от приказов, касающихся отпусков с особыми условиями.
Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков:
- для работающих в опасных условиях
- по уходу за ребенком
- без сохранения содержания (заработной платы)
Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников.
Справочник кадровика в подарок!
Порядок хранения приказов на отпуск
Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом. Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя.
Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений. Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки. Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.
В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать
При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров.
Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация. Разработанную систему регистрации компания может закрепить для исполнения внутренним актом.
Оригиналы приказов по личному составу длительного хранения, в том числе приказов на отпуск с особыми условиями, аккуратно подшиваются в дела. Фактически после этого они готовы к дальнейшей передаче в архив. Каждое дело нужно внести при этом в номенклатуру дел организации.
Приказы по личному составу, в том числе на предоставление отпусков, и основания к ним лучше хранить отдельно. Перед помещением в архив организации основания к приказам – заявления работников, докладные и служебные записки, представления, акты, копии документов и пр., — подшиваются к личному делу работника.
Когда временный срок хранения приказов по отпускам в организации подходит к концу, экспертная комиссия, утвержденная руководством, производит экспертизу ценности бумаг. После чего приказы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены согласно акту ЭК либо приказу руководителя.
Приказ о предоставлении отпуска работнику
Какой документ чаще всего кадровик готовит летом? Правильно, приказ об отпуске. Но, как бы ни хотелось, «под копирку» его делать не получается. Одному отпуск предоставляется по графику, и его уже известили за две недели о дате начала отпуска. Кому-то ответили согласием на просьбу использовать отпуск в те сроки, которые он указал в своем заявлении. Кто-то везунчик и уходит на 28 календарных дней, а большинству, как обычно, приходится делить отпуск на части. А некоторым еще различные дополнительные отпуска положены. Да и рабочий год у каждого работника свой. И все это нужно отразить в одном документе — приказе о предоставлении отпуска. Как же он должен выглядеть, чтобы называться идеальным?
Очередность предоставления отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника. И в большинстве случаев отпуск предоставляется именно по графику. Но бывает, что отпуск предоставляется в те сроки, о которых просит работник. Независимо от того, какие документы создаются для решения вопроса о том, когда работник будет использовать отпуск (график отпусков, заявление работника), для его оформления работодатель всегда издает приказ (распоряжение).
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, применяется унифицированная форма № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если в одно время требуется предоставить отпуск нескольким работникам, удобно использовать унифицированную форму № Т-6а.
Содержание приказа
В приказе о предоставлении отпуска указываются:
• фамилия, имя, отчество работника; структурное подразделение, в котором он работает; его должность (специальность, профессия);
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• даты, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
• даты, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
• суммарное количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск;
• даты, на которые предоставляется отпуск (в целом).
Оформление приказа о предоставлении отпуска внесением этих сведений не ограничивается. Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовок в приказе о предоставлении отпуска
Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
1. Наименование организации
Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в приказе о предоставлении отпуска, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
2. Код формы по ОКУД
Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).
Если при подготовке приказов используются справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД уже проставлен на бланках приказов.
3. Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
Итак, заголовочную часть приказа о предоставлении отпуска работнику мы оформили.
Содержание в приказе о предоставлении отпуска
Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Код ОКПО в приказе на отпуск
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО, ОК 00793) введен в действие с 1 июня 1994 г. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 297. Порядок присвоения кода ОКПО регулируется внутриведомственными, официально не опубликованными документами Росстата. Присвоение кода ОКПО осуществляется из общего резерва кодов, выделенного отделу администрации Регистра территориального подразделения Росстата.
Содержание ОКПО представляет собой постоянно пополняемый перечень уникальных идентификационных кодов,присваиваемых ежедневно территориальными органами Росстата всем созданным юридическим лицам, а также гражданам, зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей. Поэтому данный классификатор официально не публикуется, да и не может быть опубликован по технической причине.
Код ОКПО сохраняется в течение всего срока существования организации (до момента исключения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) или сохранения у гражданина статуса индивидуального предпринимателя. Повторение кода ОКПО возможно, если после ликвидации организации, которой ранее был присвоен этот код, прошло более 5 лет. Наличие одинакового кода ОКПО у двух разных существующих организаций и индивидуальных предпринимателей невозможно.
Не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд
4. Фамилия, имя, отчество
Так как приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается на сотрудника, работающего в компании, то нет необходимости сверять фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
При заполнении этой графы приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в дательном падеже. (Предоставить отпуск кому? Иванову Ивану Ивановичу.)
5. Табельный номер
В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска должен быть указан табельный номер работника. Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу, сохраняется за ним в течение всего срока работы у данного работодателя и указывается в большинстве документов по личному составу.
Конвенция об отпусках
Лидия Потапова,
юрист, канд. юрид. наук, эксперт-директор Центра развития кадровых технологий, опыт преподавательской работы в МГЮА 6 лет, главный редактор журнала «Справочник кадровика»
Россия ратифицировала Конвенцию МОТ (№ 132) об оплачиваемых отпусках (Федеральный закон от 01.07.2010 № 139-ФЗ «О ратификации Конвенции (пересмотренной в 1970 году) об оплачиваемых отпусках (Конвенции № 132)»). Реакция соотечественников не заставила себя ждать, что неудивительно: время отпусков, а тут Конвенция «в тему». А так как сам документ мало кто видел, но комментировать последствия не стал разве что ленивый, поползли слухи. Дескать, теперь, если в течение полутора лет отпуск не использовал, он «сгорает»!
Коллеги, не переживайте и успокойте ваших сотрудников. Ничего подобного Конвенция не предполагает! Да, некоторые изменения в Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) в связи с ее ратификацией, скорее всего, законодатель должен будет внести. Однако никаких принципиальных нововведений не планируется. К самым заметным из возможных изменений можно отнести, во-первых, то, что согласно Конвенции каждый работник, хочет он этого или не хочет, а две недели отпуска в течение рабочего года должен отгулять. Такого раньше не было. Хоть и с оговоркой, но перенесение отпуска на следующий рабочий год ТК РФ допускал. Во-вторых, теперь норма ТК РФ, предусматривающая «с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год», фактически должна быть заменена на «работник неиспользованную часть отпуска должен использовать не позже чем в течение 18 месяцев, считая с конца того года, за который предоставляется отпуск». Получилось, что по сравнению с ТК РФ Конвенция продляет период задержки отпуска и определяет, с какого момента следует вести отсчет. Но, кстати, и тут вопрос. Выходит, что в нашем-то Трудовом кодексе норма лучше, чем в Конвенции?
В общем, еще раз — без паники! Давайте дождемся реакции законодателя и посмотрим, как положения Конвенции будут отражены в ТК РФ.
P. S. Подробнее см.: блог Лидии Потаповой, тема «Конвенция об отпусках. Без паники. » на портале www.pro-personal.ru.
6. Как определить рабочий год
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Рабочий год каждого работника определяется индивидуально, а вот планирование отпусков в графике отпусков осуществляется на календарный год
В этой строке приказа о предоставлении отпуска указывается структурное подразделение, в котором работает работник (если он принят на работу в структурное подразделение).
Наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже, полностью, в соответствии с принятым в организации внутренним делением (департамент, отдел, группа и т. д.). Если же структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, строка приказа «Структурное подразделение» не заполняется.
7. Должность (специальность, профессия)
Наименование должности, профессии, специальности работника также записывается без сокращений, в именительном падеже.
8. Стаж для предоставления отпуска
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (в графике отпусков).
Период работы, за который предоставляется отпуск, еще называют рабочим годом работника, который исчисляется с момента поступления работника на работу и истекает через 12 месяцев работы.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Периоды, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
— время фактической работы;
— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Периоды работы, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
– время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
– время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста
Пример оформления приказа о предоставлении отпуска
Например, работник принят на работу 10 апреля 2008 г. Последним днем его первого рабочего года является 9 апреля 2009 г. Во втором рабочем году отпуск будет предоставляться за период работы с 10 апреля 2009 г.
Правила исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, предусмотрены ст. 121 ТК РФ.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
9. Продолжительность основного отпуска в приказе
В приказе о предоставлении отпуска работнику количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также даты предоставления такого отпуска указываются в разделе «А».
Деление на разделы связано с тем, что закон предусматривает различные виды отпусков и предоставляться они могут как совместно с основным отпуском, так и отдельно от него.
Итак, если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, в первую очередь в приказе указывается его продолжительность.
Минимальная продолжительность такого отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Отдельным категориям работников может предоставляться удлиненный основной отпуск, продолжительностью свыше 28 календарных дней.
Также закон не запрещает предоставление работнику по соглашению сторон части отпуска любой продолжительности. Единственное ограничение, связанное с делением отпуска на части, заключается в том, что хотя бы одна из частей такого отпуска должна иметь продолжительность 14 календарных дней .
Таким образом, продолжительность ежегодного основного отпуска, указываемая в разделе «А», может быть различной — как 28 календарных дней, так и больше, если работнику предоставляется удлиненный отпуск, или меньше, если работнику предоставляется часть отпуска.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются
Далее в приказе указываются календарные дни, на которые предоставляется отпуск. При этом в число календарных дней не включаются нерабочие праздничные дни.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
Если работнику ежегодный основной оплачиваемый отпуск не предоставляется, раздел «А» остается незаполненным.