Содержание:
Как составить служебную записку
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
• эффективное информационное взаимодействие:
– рассылка объявлений/извещений для работников организации;
– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
– запрос справочной информации;
– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• справочные данные об организации;
• место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 – «Наименование организации»;
10 – «Наименование вида документа»;
11 – «Дата документа»;
12 – «Регистрационный номер документа»;
13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);
14 – «Место составления или издания документа»;
15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 – «Заголовок к тексту»;
20 – «Текст документа»;
21 – «Отметка о наличии приложения»;
27 – «Отметка об исполнителе».
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
• из преамбулы (вводной части);
• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
• регистрационный номер документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);
• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
• краткое содержание документа;
• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
• входящий регистрационный номер;
• дата получения (регистрации);
• ссылка на исходящий номер и дату;
• автор служебной записки;
• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
М.Е. Тарасова,
специалист по документационному обеспечению
Анализ служебной записки для решения вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности
Автор: А.В. Гайсина
Главами 29, 30 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту ― ТК РФ) установлены общие требования, которые обязан соблюдать работодатель при привлечении работника к дисциплинарной ответственности.
«Дисциплина труда ― обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Работодатель обязан в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка…». Ст. 189 ТК РФ.
Рассмотрим привлечение работника к дисциплинарной ответственности на основании служебной записки о нарушении работником дисциплины труда с точки зрения, если работодателю придётся отстаивать свои права перед органами, осуществляющими контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ. Кроме того, в статье будут представлены образцы документов, составленные с учётом всех требований, установленных ТК РФ и ГОСТ Р 6.30-2003.
Образец служебной записки для проведения анализа
от механика Нургалиева Т.П.
Довожу до Вашего сведения, что машинист бульдозера Тимершин Е.Б. не выходил на работу без уважительной причины. 04 октября 2016 года им было написано заявление об увольнении. Заявление было принято с условием двухнедельной отсрочки, так как Тимершин Е.Б. не предупредил руководство предприятия за две недели о намерении уволиться. В период с 04 по 18 октября 2016 года он появлялся на рабочем месте два раза. Своим невыходом на работу Тимершин Е.Б. сорвал плановые работы на объекте. Прошу принять меры дисциплинарного характера вплоть до увольнения по статье.
Дата написания служебной записки ― 20.10.2016 г.
Резолюция руководителя на служебной записке ― «ОК, Бух., Юристу в работу. Уволить за прогул».
Служебная записка датирована 20.10.2016, поступила в отдел кадров в тот же день. Первый прогул работник совершил 04.10.2016. Поскольку в служебной записке непосредственный руководитель работника указал именно эту дату, следовательно, месячный срок (который установлен законом) начинает отсчитываться именно от неё, а не от даты написания и поступления служебной записки. Значит, крайний срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности в виде увольнения по соответствующей статье за прогул (абз. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) будет истекать 04.11.2016.
На что должен обратить работник кадровый работник, когда к нему поступает служебная записка?
Первое. Определить подчинённость работника должностному лицу, от которого поступила служебная записка о нарушении работником трудовой дисциплины.
Подчинённость работника можно определить по следующим документам: утверждённая должностная инструкция работника и утверждённая структура предприятия. При этом работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись.
По сути, неважно, от кого поступила служебная записка о нарушении работником дисциплины труда, от этого будет зависеть, какие документы может затребовать дополнительно орган, осуществляющий контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ, при рассмотрении индивидуального трудового спора, если работник обратится туда за восстановлением своих нарушенных прав.
Приведём несколько вариантов подчинённости работника (в нашем случае ― машиниста бульдозера Тимершна Е.Б.).
Вариант первый. Согласно должностной инструкции «Машинист бульдозера», утв. 25.10.2015, машинист бульдозера подчиняется механику, а также диспетчеру и главному механику. Служебная записка написана механиком, следовательно, подчинённость, описанная в должностной инструкции, соблюдена. Дополнительных документов, кроме должностной инструкции и структуры предприятия (на тот случай, если нет утвержденной должностной инструкции), не потребуют.
Ошибка непосредственного руководителя в нашем случае состоит в том, что он не довёл информацию о факте нарушения трудовой дисциплины до работника отдела кадров и руководителя предприятия после совершения работником первого прогула.
Вариант второй. Служебную записку написал В.В. Петров ― мастер строительно-монтажных работ (далее по тексту ― СМР) строительного участка, на котором должен был работать машинист бульдозера. Согласно должностной инструкции мастер СМР не является непосредственным руководителем машиниста бульдозера, но он имел право написать служебную записку о факте нарушения со стороны работника. У работодателя могут дополнительно потребовать приказ о создании строительного участка, в котором должно быть оговорено: кто является руководителем строительного участка; какие работники закреплены за данным строительным участком; режим труда и отдыха сотрудников; сроки выполнения работ. Ввиду того, что В.В. Петров согласно указанному приказу является руководителем строительного участка, он являлся руководителем машиниста бульдозера на момент совершения дисциплинарного проступка со стороны последнего в виде отсутствия на рабочем месте (прогул).
Второй вопрос, который необходимо решить кадровому работнику, прежде чем принять к работе служебную записку: не пропущен ли срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности?
Срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности закреплён в ч. 3 ст. 193 ТК РФ: «Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка , не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников».
Прим.: Учёт мнения представительного органа работников (профсоюза) требуется тогда, когда он создан и функционирует.
Месячный срок будем отсчитывать от даты, когда работодателю и (или) его представителю стал известен первый день прогула работника. Следовательно, согласно служебной записке срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности истекает 04.11.2016, и он не пропущен.
Третий вопрос, который обязательно кадровый работник должен проверить: соответствует ли вид дисциплинарной ответственности, к которому привлекают работника, указанному в резолюции руководителя организации?
«За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
3) увольнение по соответствующим основаниям». Ч.1 ст. 192 ТК РФ.
Часть 4 ст. 192 ТК РФ устанавливает, что «не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине». Часть 5 ст. 192 ТК РФ устанавливает, что «при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен».
В резолюции руководителя организации было указано: «ОК, Бух., Юрист, принять к работе ― уволить за прогул». Как видим, резолюция организации не нарушает требований, установленных ч. 1 и 4 ст. 192 ТК РФ.
Допустим такой вариант изложения резолюции руководителя на служебной записке: «ОК, Бух., Юристы ― принять к работе: объявить замечание, лишить премии и уволить по статье за прогул» (что встречается наиболее часто, как показывает проведение аудита документов).
Если в служебной записке встретится такая резолюция, сотрудник кадровой службы совместно с юристом или без него должны объяснить руководителю организации, что: 1) работника можно привлечь только к одному из указанных видов дисциплинарной ответственности (то есть либо замечание; либо уволить по соответствующей статье), чтобы не нарушить принцип действия нормы, указанной в ч. 4 ст. 192 ТК РФ; 2) руководитель должен конкретизировать, к какому виду дисциплинарного взыскания привлечь работника.
При этом нужно учесть, что лишение премии не является дисциплинарным взысканием. Кроме того, лишение премии может быть применено при условии, что у работодателя утверждено Положение о премировании, с которым работник ознакомлен под роспись. Важно, чтобы в Положении были оговорены случаи, за что работник может быть лишен премии и в каком размере. Если данное требование не будет соблюдено, то, как показывает практика рассмотрения споров по дисциплинарным взысканиям, органы, рассматривающие спор, принимают сторону работника и обязывают работодателя выплатить премию и компенсацию за задержку выплаты премии, что предусмотрено ст. 236 ТК РФ.
Вопрос четвертый. В отделе кадров должно быть заявление работника об увольнении по собственному желанию с визой непосредственного руководителя и руководителя организации (ввиду того что в служебной записке было упомянуто заявление об увольнении и сроки так называемой отработки со стороны работника, которые он прогулял). Работник кадровой службы должен правильно посчитать, когда у работника истекает так называемый «срок отработки».
Прим.: Срок так называемой «отработки» в ТК РФ называется «Срок предупреждения работником работодателя о желании прекратить (расторгнуть) трудовой договор по собственному желанию» ― ст. 80 ТК РФ.
В части 1 ст. 80 ТК РФ установлено: «Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».
Главная задача работника отдела кадров ― для начала попытаться убедить работодателя — руководителя организации произвести увольнение сотрудника по собственному желанию. Если руководитель согласен, то постараться сделать так, чтобы работник переписал заявление об увольнении с указанием новой даты. Это нужно, поскольку работник может обратиться в орган, осуществляющий контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства, в том числе в суд, если уволен по соответствующей статье ― за прогул. Таким образом минимизируются финансовые риски работодателя.
Если руководитель организации всё же настаивает на увольнении сотрудника за прогул, то работнику отдела кадров нужно в кратчайшие сроки подготовить все необходимые документы для увольнения по статье за прогул, помня, что срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности вскоре истекает.
Перечень документов, которые должны быть у работодателя для привлечения к дисциплинарной ответственности работника ― увольнению по статье за прогул.
1. Служебная записка руководителя о нарушении работником трудовой дисциплины.
2. Трудовой договор, заключённый между работником и работодателем, подписанный обеими сторонами, с указанием профессии, по которой принимается сотрудник, режима труда и отдыха (в данном случае с указанием разъездного характера труда), графика работы.
3. Приказ о приёме на работу, подписанный обеими сторонами трудового договора, и соответствующий условиям трудового договора.
4. Должностная инструкция, в которой необходимо указать подчинённость сотрудника. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись.
5. Утверждённое штатное расписание (в котором будут фигурировать названия должностей «Машинист бульдозера», «Механик», «Главный механик») и утверждённая структура организации работодателя (на тот случай, если нет должностной инструкции и подчинённость работника не оговорена в трудовом договоре).
6. Положение о разъездном характере труда, приказ об утверждении Перечня профессий (должностей) сотрудников, которым устанавливается разъездной характер труда (в котором необходимо отразить конкретный режим труда и отдыха работника). Работник должен быть ознакомлен с данными документами под роспись.
7. График работы, утверждённый работодателем. Работники должны быть обязательно ознакомлены с графиком под роспись.
8. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (на все даты отсутствия работника на рабочем месте).
9. Приказ о закреплении работника за рабочим местом (в нашем случае приказ о создании строительного участка, в котором должно быть прописано: кто руководит строительным участком; периоды проведения работ на строительном участке; какие работники с указанием профессии (должности) работника закрепляются за строительным участком; график работы на данном строительном участке).
10. Объяснительная от работника в письменной форме либо акт об отказе дачи объяснений в письменной форме. Работодатель обязан соблюсти требования, установленные ч. 1 ст. 193 ТК РФ: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт».
Чтобы доказать, что работодатель выполнил требования, установленные ч. 1 ст. 193 ТК РФ, он должен будет предъявить уведомление о предоставлении письменных объяснений за подписью работодателя и работника. Уведомление изготавливается в двух экземплярах, на втором экземпляре, который остаётся у работодателя, должна быть подпись работника в виде: «Уведомление о предоставлении письменных объяснений получил», дата получения и подпись, включающая расшифровку подписи работника.
Например, уведомление машинисту бульдозера Тимершину Е.Б. было вручено 20.10.2016 (он появился на работе), соответственно, если работник сразу или в течение двух рабочих дней не предоставил письменное объяснение, то только на третий рабочий день после вручения уведомления «О предоставлении письменной объяснительной» представитель работодателя (непосредственный руководитель работника и (или) работник отдела кадров) имеет право составить акт об отказе дачи объяснений.
Прежде чем составить акт об отказе дачи объяснений, работодатель должен подтвердить факт, что работник извещён о необходимости предоставить объяснение в письменной форме. Как быть, если работник не появляется на работе?
Выход здесь один ― отправить по адресу регистрации телеграмму следующего содержания: «Уважаемый Евгений Борисович, просим Вас явиться 23 октября 2016 года в ООО «Ромашка» для дачи письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте с 04 октября по 21 октября 2016 года. Вам необходимо явиться по адресу (указывается точный адрес работодателя). Режим работы ООО «Ромашка» (указывается точный режим работы и обеденного перерыва)». У работодателя должны быть документы, подтверждающие факт отправки телеграммы и её получения работником. Срок доставки телеграммы ― один рабочий день, письмо идёт значительно дольше.
Если работник 23.10.2016 не явился для дачи объяснений в письменной форме, то работодатель имеет право составить акт об отказе дачи объяснений в письменной форме не раньше 26.10.2016.
Если же доставить телеграмму по какой-либо причине не удалось, акт об отказе дачи объяснений можно составлять не позднее двух рабочих дней после возврата телеграммы с почтовой отметкой (дата возврата должна быть зафиксирована у работодателя официально).
11. Табель учёта рабочего времени (далее ― ТУРВ), особенно за тот период, когда работник начал допускать прогулы. В нём начиная с 04.10.2016 по дату увольнения должно стоять условное обозначение «НН ― неявка по неизвестной причине».
12. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора за прогул ― абз. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, подписанный обеими сторонами трудового договора.
Может быть так, что работник в день прекращения (расторжения) трудового договора не был на работе и работодатель не смог ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении, с личной карточкой Т-2 и под роспись отдать трудовую книжку. Работодатель обязан сделать отметку о невозможности ознакомления работника с приказом об увольнении под роспись. Такая отметка делается либо на самом приказе (рекомендуется, чтобы факт невозможности ознакомления с приказом подтвердили не менее трёх человек), либо составляется акт «О невозможности ознакомить работника с приказом об увольнении» и одновременно составляется (лишним не будет) акт «Об отсутствии на рабочем месте в день увольнения», а в ТУРВ должно быть условное обозначение «НН ― неявка по неизвестной причине».
13. Журнал учёта движения трудовых книжек (если работник в день увольнения собственноручно получал трудовую книжку), фиксирующий факт получения в день увольнения трудовую книжку самим работником.
Если работника в день увольнения не было на рабочем месте, работодатель обязан (помимо того, что зафиксирует факт невозможности ознакомления с приказом об увольнении и получения работником трудовой книжки) отправить письмо с предложением явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. Письмо с уведомлением и с описью во вложении необходимо отправить работнику как по месту регистрации, так и по адресу фактического проживания, несмотря на то что работодатель освобождён от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Данное правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: «Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 настоящего Кодекса…».
14. Заявление об увольнении работника по собственному желанию (чтобы выявить, сколько дней работник прогулял).
15. Лишним документом не будет свидетельство других работников, которые подтверждают факт отсутствия увольняемого на рабочем месте.
И самое главное ― в последний день работы сотрудника (придерживаемся точки зрения, что датой увольнения считается дата издания приказа) работодатель обязан выплатить работнику заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть что выплачивать). Соответственно, могут быть запрошены документы, подтверждающие выплату зарплаты в день увольнения: ведомость на выдачу зарплаты при расчёте сотрудника через кассу или платёжное поручение при перечислении денежных средств на лицевой счёт работника.
Это весь перечень документов, которые работодателю придётся предоставить в случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем.
Работнику отдела кадров при подготовке документов на увольнение за прогул необходимо правильно определить, какой датой нужно уволить сотрудника.
Приведём несколько точек зрения по данному вопросу и обоснование по каждой позиции. Причиной отсутствия единой точки зрения является нечёткость норм ТК РФ.
Первая позиция. Днём увольнения считают последний рабочий день, который предшествовал прогулу. При этом дата увольнения и дата издания приказа не будут совпадать.
Обоснование позиции. В приказе в качестве даты увольнения (дня прекращения трудового договора) нужно указать последний день работы работника, т. е. день, предшествующий первому дню прогула. Основной довод этой позиции строится на ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой «днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника». Эта позиция поддерживается Федеральной службой по труду и занятости. Согласно её письму от 11.07.2006 № 1074-6-1 «одним из оснований увольнения за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса) может быть оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор, как на неопределенный, так и определенный срок. По общему правилу во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. При увольнении за прогул работника днем его увольнения будет последний день его работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула». Такое понимание закона нашло своё отражение и в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой «работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81…». То есть законодатель подтверждает то, что при увольнении за прогул последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудовых отношений».
Сторонники этой точки зрения настаивают, что норма ТК РФ и предписания Роструда должны соблюдаться всеми. Есть также мнение, что письма и предписания Роструда, Минтруда и Минздравсоцразвития РФ не являются источниками трудового права, поэтому ими нельзя руководствоваться. Но как показывает практика, письма указанного органа могут быть использованы судом при рассмотрении дела.
Другие специалисты утверждают, что днём увольнения за прогул должен считаться день издания приказа. Это вторая точка зрения.
До тех пор, пока работодатель не выяснит причины отсутствия работника, приказ об увольнении за прогул не может быть издан, а значит, трудовые отношения между работником и работодателям существуют фактически до момента издания приказа об увольнении,
Если работника уволить последним рабочим днём, получается, что после этого дня у него нет трудовых отношений с работодателем и на работу он выходить не должен был, следовательно, увольнению подлежит работник, который на момент увольнения не совершил прогул.
Согласно п.3 ст. 84.1 ТК РФ «днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность)». Увольнение за прогул представляет собой исключение, потому что, пока работодатель выясняет причины отсутствия работника и пока не издан приказ об увольнении, работник и работодатель состоят в трудовых отношениях, выполняют обязанности и реализуют свои права, в том числе и право на принятие работодателем решения о неначислении работнику заработной платы за дни прогула, за работником сохраняется место работы (должность).
Если уволить работника последним рабочим днём, получается, что его увольняют «задним числом», что не допускается действующим трудовым законодательством.
Исходя из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ «работодатель. не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81. настоящего Кодекса». Как и в ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, под «последним днем работы» здесь понимается день, когда работник работал фактически. И в этой частной ситуации дата издания приказа об увольнении должна совпадать с датой увольнения работника: день оформления прекращения трудовых отношений должен являться последним днём, когда работник состоит в трудовых правоотношениях с работодателем.
Реже встречается мнение, что днём увольнения за прогул должен считаться первый день прогула.
На наш взгляд, правильнее, как с юридической, так и с логической точки зрения, уволить сотрудника за прогул в день издания приказа. Дата издания приказа и дата увольнения будут совпадать, тогда все документы, которые были подготовлены: акт об отсутствии на рабочем месте, объяснительная работника или акт об отказе дачи объяснений, условные обозначения в ТУРВ ― будут иметь юридическую силу при рассмотрении спора между работником и работодателем.
Возвращаемся к нашему примеру. Чтобы сотрудник отдела кадров мог определить дату увольнения (будем придерживаться позиции ― дата увольнения есть дата издания приказа об увольнении), необходимо поднять заявление об увольнении по собственному желанию. Согласно приведённой служебной записке, последним днём работы (по заявлению сотрудника) является 18 октября 2016 года. По факту сотрудник отсутствовал на рабочем месте с 04 по 18 октября 2016 года. Ввиду того что расследование совершённого дисциплинарного проступка шло после поступления служебной записки 20 октября 2016 года, руководитель принимает решение уволить за прогул 30 октября 2016 года (выдержав месячный срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности). Следовательно, датой издания приказа и датой увольнения будет 30 октября 2016 года.
Когда собраны все документы, необходимые для увольнения по статье за прогул, возникает ещё ряд вопросов.
Вопрос первый: как быть, если дата издания приказа, совпадающая с датой увольнения, приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день? Имеет ли право работодатель издать приказ 29 октября 2016 года, а датой увольнения считать 30 октября 2016 года? Думается, что нет. Если приказ будет издан раньше даты увольнения, нарушается тот принцип, что днём увольнения за прогул должен быть день издания приказа. Кроме того, перечислить заработную плату и компенсацию за неиспользованный основной ежегодный отпуск надо 30 октября 2016 года.
Вопрос второй: будет ли действовать правило, установленное ч. 4 ст. 14 ТК РФ: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Тогда дата увольнения будет перенесена на ближайший следующий за ним рабочий день.
Есть ещё один вариант выхода из данной ситуации: объявить рабочим днём с письменного согласия работников, вовлечённых в процедуру увольнения: отдел кадров, бухгалтера по расчёту заработной платы, кассира, генерального директора, юриста, непосредственного руководителя ― с соблюдением требований о привлечении к работе в выходной день, предусмотренных ст. 153 ТК РФ.
Работодатель самостоятельно принимает решение, как быть в данной ситуации. Если он принимает решение об увольнении сотрудника в выходной день, то должен оформить соответствующие документы для оплаты вышедших на работу сотрудников.
Может быть такая ситуация, что сотрудники получают заработную плату только на карту, а банки в выходные не работают. Следовательно, в случае увольнения сотрудника в выходной произвести расчёт с сотрудником необходимо в первый рабочий день после выходного с одновременным начислением компенсации за задержку выплаты заработной платы, но при этом под роспись 30 ноября 2016 года выдать сотруднику расчётный листок с указанием окончательной суммы к выплате.
Что касается приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, то увольнение за прогул можно издавать как по унифицированной форме Т-8, так и в свободной форме, соблюдая требования ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора является первичным документом для того, чтобы рассчитать уволенного сотрудника. ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает работодателю самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации.
Итак, если работодатель соблюдёт процедуру увольнения по статье за прогул, то он всегда сможет отстоять свою позицию, если работник будет оспаривать решение об увольнении в суде и (или) ином органе, осуществляющим контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ.
Если будет нарушена процедура увольнения по статье или работник не будет ознакомлен с одним из перечисленных документов, он будет восстановлен в должности, а работодателя обяжут выплатить работнику средний заработок за каждый день до дня восстановления на работе с внесением записи во все документы (в личную карточку Т-2, трудовую книжку). Если дело будет рассматриваться в суде, то работодателя могут обязать ещё возместить моральный ущерб.
Образцы документов, указанных в настоящей статье в виде приложений.