Содержание:
Подотчет директору
Выдача денег подотчет начинается с оформления заявления подотчетника и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.
Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.
Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору
Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.
Образец распоряжения на выдачу наличных под отчет
Заявление на выдачу наличных под отчет
Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.
Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.
Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.
Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет
Необходимый минимум данных в заявлении:
— сумма выдаваемых под отчет наличных;
— на какой срок выдаются наличные;
— подписи подотчетника и директора;
— дата подписания заявления директором.
Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.
Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере
Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.
Что будет за подотчет без заявления
Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.
Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.
Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления
Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.
Составляем заявление на подотчет от директора — образец
Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.
Правила для получения денег под отчет
В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.
В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:
- сведения о сумме денег под отчет;
- информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
- дата и подпись директора компании.
До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.
Особенности выдачи средств под отчет директору
Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.
Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.
В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- дата и регномер;
- Ф. И. О. подотчетника;
- сумма и период, на который она выдана;
- виза руководителя компании или ИП.
Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.
Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.
Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору
Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.
Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.
Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).
Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).
А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.
В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.
Какая ответственность за отсутствие заявления
Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:
- Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
- Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).
Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.
Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.
Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Где найти образец заявления на подотчет директору
Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.
С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.
При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.
Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.
Выдача под отчет денежных средств генеральному директору
Здравствуйте!
Согласно Положению ЦБ РФ № 373-П от 12.10.2011г. заявление необходимо даже от руководителя, т.к. в РКО у Вас нет возможности указать на какой срок выдаются денежные средства.
4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдача денег под отчет директору
Вопрос-ответ по теме
Директор и учредитель одно и то же лицо, МП на УСН. Должен ли директор писать заявление, и на чье имя, о выдаче подотчетных сумм из кассы, с расчетного счета? Или правильнее учесть это в учетной политике?
Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.
То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания № 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник. Но вот визировать ему свое заявление не надо. Так как заявление ему нужно писать на имя кассира или другого лица, ответственного за оформление кассовых операций.
Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как «Реквизиты банковской карты».
Обоснование. Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.
Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.
ООО «Зеленый дом»
работающего в должности
__менеджера по закупкам_
Заявление
Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000 _
(_Пятьдесят тысяч____) руб. для покупки _отделочных_материалов________.
(сумма прописью) (цель выдачи денежных средств)
___для ремонта офиса на срок пять календарных дней.
(количество дней, на которые выдаются деньги)
(дата) (подпись) (расшифровка подписи)
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует
Бухгалтер Леонова__ А.В. Леонова
(подпись) (расшифровка подписи)
Генеральный директор Поляков А.П. Поляков
(подпись) (расшифровка подписи)
Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками. Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.
Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету в последствие приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.
Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000 — 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).
Поэтому, чтобы не попасть под штрафы, проверяйте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.
Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на которые они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Например, если работник вернулся из командировки в пятницу, то крайний срок отчета наступит в следующую среду.
Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денег — копии чеков, накладные и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг утверждать авансовый отчет нельзя. Так как налоговики могут посчитать в таком случае подотчет доходом работника. И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).
Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах во время. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.
Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров всегда проверяйте сроки по подотчету. И если они уже заканчиваются, требуйте работников оформить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие бумаги.
Отметим, что под отчет можно не только выдавать наличные, но также перечислять нужные суммы на зарплатные или личные карты работников. А к документальному оформлению безналичного подотчета специалисты финансового ведомства предъявляют дополнительное требование. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 указано, что условие о перечислении подотчетных средств на карты следует прописать в учетной политике для целей бухучета. И это несмотря на то, что в законодательстве подобного требования нет, и ответственности за его несоблюдение тоже нет. Однако, чтобы вопросов со стороны проверяющих не возникало, лучше предусмотреть соответствующие нормы в учетной политике.
Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту.
Примерный образец формулировок мы представили ниже.
Общество с ограниченной ответственностью
Приложение к приказу от 29.12.2014 № 64
Учетная политика для целей бухгалтерского учета
10. Порядок расчетов с подотчетными лицами
10.1. Денежные средства работникам под отчет на хознужды, закупку горюче-смазочных материалов и командировочные расходы организация выдает наличными или перечисляет на зарплатные и личные банковские карты работников.
10.2. Способ выдачи подотчетных средств работник указывает в заявлении, которое должен подписать генеральный директор организации или его заместитель.
10.3. По окончании срока, на который выданы подотчетные суммы, работник должен в течение трех рабочих дней в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы. Неиспользованный остаток денег он вносит в кассу организации независимо от способа получения (наличными или на карту).
Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты. И налоговики не доначислят вам НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Как отразить выдачу наличных директору под отчет
Вопрос-ответ по теме
Как закрыть подотчет директора, если ежемесячно берется сумма в подотчет 70000,00 100000,00. Периодически она возвращается, но на конец года остается в размере 60000,00. Фирма занимается оказанием услуг в сфере ЖКК. Бывают в праздничные дни какие-нибудь коммунальные аварии, привлекаются специалисты для устранения этих аварий. Директор расплачивается наличными деньгами. Как отразить такие расходы правильно. Без ущерба для организации и чтоб со стороны проверяющих органов не возникало лишних вопросов.
Под каждую подотчетную сумму составьте приказ или другой распорядительный документ (п. 6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В нем укажите:
— фамилию, имя и отчество подотчетного лица;
— сумму наличных денег;
— срок, на который выдают деньги;
— дату и регистрационный номер документа.
Подписать такой документ должен руководитель организации (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).
В законодательстве не установлено каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег. Их должна установить сама организация в распорядительном документе.
Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требования о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У теперь нет. Особые правила установлены только в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.
В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной в учетной политике. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. К авансовому отчету сотрудник должен приложить подтверждающие документы. Авансовый отчет бухгалтерия должна проверить в срок, утвержденный руководителем. Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, части статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пункту 4 ПБУ 1/2008.
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).
Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который устанавливает руководитель организации (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У).
Проверенный и утвержденный является основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Выдача денег под отчет генеральному директору
Вопрос-ответ по теме
Может ли бухгалтер выдавать денежную сумму на хозяйственные расходы под отчет генеральному директору ООО, который является учредителем.
Когда вы выдаете наличные деньги под отчет работнику организации (в т.ч. ее руководителю), нужно действовать так.
1. Проверьте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже наступил. Если такая задолженность есть, деньги под отчет выдавать нельзя (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
2. Получите от работника заявление о выдаче денег под отчет. Оно должно содержать (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
— сумму, которую надо выдать под отчет;
— срок, на который выдаются деньги;
— подпись руководителя организации (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью);
— дату подписания заявления.
3. Оформите расходный кассовый ордер (РКО) по форме N КО-2, который должен подписать главный бухгалтер организации (иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной руководителем организации) (пп. 4.2, 4.3 п. 4, п. 6 Указания N 3210-У).
4. После того как работник поставит свою подпись на РКО, кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), а если его нет — руководитель организации выдает работнику деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания N 3210-У).
Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор (п. 5, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). В этом случае выдача денег под отчет оформляется так же, как выдача денег под отчет работнику организации.