Приказ об удержании из заработной платы штрафа образец

Приказ на удержание из заработной платы по заявлению работника или инициативе работодателя

Человек, получив зарплату, может удивиться — часть дохода у него было перечислено в пользу предприятия или какому-то третьему лицу.

В каких же случаях и сколько могут снимать с зарплаты? Как работодателю это документально оформить?

Основания для процедуры

Основания прописаны исключительно в федеральном законодательстве. Прерогатива в этой области принадлежит исключительно Федеральному собранию (Госдума и Совет Федерации). Региональные власти не имеют полномочий в этом вопросе.

В законе приведен ограниченный перечень случаев, дающих право делать дополнительные отчисления с доходов работника:

• Сотрудник получил деньги наперед, однако они им не были отработаны.
• Он получил средства на командировку, переезд в другую местность, но ни в командировку, ни в другую местность не отправился.
• Невыполнение норм выработки, оплата же прошла за установленную норму.
• Работник получил большую выплату из-за счетной ошибки, и в этом есть его вина.
• Отчисления за недоработанный рабочий год, в который получен полноценный отпуск.
• Действия сотрудника привели к простою.
• Обязательные взыскания — исполнение судебных предписаний (алименты, штрафы ГИБДД и т. п.).
• Инициатива самого работника.

Даже эти основания не дают права на отчисления, если человек увольняется по причине:

• Ликвидации предприятия.
• Сокращения штата.
• Прекращение деятельности ИП.
• Несоответствие должности из-за здоровья.
• Отправка на срочную военную службу.
• Отправка на альтернативную службу.
• Получение статуса инвалида и невозможность работать дальше.
• Признание факта безвестного отсутствия или смерти человека.
• Восстановление на работе предыдущего работника.
• Чрезвычайное происшествие (событие признается или правительством РФ, или местными властями в зависимости от масштаба).

Информацию о данном процессе вы можете узнать из следующего видео:

Возможные размеры взысканий

Полагаются следующие размеры одномоментных удержаний:

• Почти все случаи – 20%.
• 50% — наличие нескольких исполнительных листов (больше одного).
• Закрытый перечень ситуаций, когда снимается 70%:
  • выплата алиментов;
  • возмещение вреда от преступления, причинения смерти кормильцу;
  • наказание в виде исправительных работ.

Необоснованный размер отчислений является нарушением прав работника, и этот факт служит основанием для судебных разбирательств. Практика и законодательство дают право полагать, что 20% касаются чисто трудовых отношений, не выходящих за рамки схемы работник-работодатель.

Работодатель не вправе взыскивать с сотрудника сумму, по размеру большую среднего месячного заработка, если только тот не согласен выплатить все полностью.

В законе прописаны исключения, дающие основания взыскивать всю сумму ущерба без согласия работника:

• Договор о материальной ответственности.
• Официально вверенные материальные ценности.
• Умышленные действия, приведшие к материальным потерям.
• Вред нанесен в алкогольном или наркотическом состоянии.
• Причинение вреда при выходе за рамки своих обязанностей на работе.
• Действие, подтвержденное материалами об административном правонарушении (постановление, которым человек признан виновным).

Как составить приказ

Приказ составляется с указанием наименования организации или ИП, виновного работника, изложением обстоятельств, приведших к материальным потерям. Внизу ставятся дата, роспись и печать.

Решение КТС или суда указываются как основание для удержания. В случае наличия согласия работника, желательно указать это в документе. Это не отнимает обязательности написания сотрудником заявления.

Документ нумеруется, фиксируется в журнале приказов, делается отметка об ознакомлении работника, должна иметь место его роспись в подтверждение ознакомления.

Если вас интересует, какие бывают виды бланков строгой отчетности, прочтите этот материал.

Порядок удержания

Порядок прост – издается приказ на основании согласия работника или официального документа (в основном – исполнительный лист). Решение КТС или другой документ, на основании которого планируется взыскивать деньги, должен вступить в силу, так как есть сроки обжалования, установленные законом.

Работодатель имеет месяц с момента совершения событий, послуживших причиной вреда. В дальнейшем оформление приказа или совершение каких-то действий, направленных на возмещение, не будут иметь смысла.

Согласие работника играет решающую роль, и не стоит думать, что в суде или прокуратуре будет легко доказать факт давления, хотя такие случаи имеют место. Нежелательно рассчитывать на то, что кто-то поверит словам без свидетелей или подтверждающих документов.

Удержание из заработной платы по заявлению работника

Сотрудник, помимо обязательных удержаний на налоги или алименты, имеет право перечислять деньги на любые необходимые ему цели, оплачивать другие счета. Ему удобнее не терять время при самостоятельной оплате, если за него все может сделать наниматель. Сотрудник при написании заявления указывает любую сумму в пределах его ежемесячной заработной платы и иных поступлений, поскольку законодательство РФ не ставит ограничительных барьеров. Работодатель вправе, но не обязан рассмотреть и принимать положительное решение об отчислениях с поступлений сотрудника.

Виды отчислений на основании заявления сотрудника

В большинстве случаев удержания из заработной платы по инициативе работника идут на следующие цели:

• погашение займа в кредитном учреждении;
• уплата ежегодных налогов — на имущество, на землю, транспортный налог;
• вычеты на добровольное медицинское страхование;
• удержание штрафа из заработной платы работника;
• перечисления в Негосударственный пенсионный фонд.

Работник указывает в заявлении, из каких доходов будут вычеты, запретив, например, делать отчисления с оплаты больничного листа.

Нюансы удержания

Предприятие при принятии положительного решения по заявлению сотрудника должно исходить из очередности отчислений, установленных законами РФ. Сначала уплачивается НДФЛ с доходов работника, затем удовлетворяются требования по алиментным платежам, по уплатам сумм человеку, которому был причинен ущерб здоровью, предъявленным уголовным штрафам, компенсациям за клевету. Потом рассматриваются исполнительные листы ФССП, происходит возмещение вреда материально ответственным лицом своему предприятию.

Составление приказа

Удержания из заработной платы производятся по заявлению работника в адрес руководства предприятием. При положительном рассмотрении издается приказ, один экземпляр передается в бухгалтерию.

Унифицированной формы приказа не существует, и он не является обязательным документом при вычетах.

На практике в случае его составления нужно придерживаться определенной формы:

• шапка документа с реквизитами организации и заголовком;
• взыскиваемая сумма, основание (заявление работника), данные сотрудника;
• направления перечисления денег, указание на добровольность вычетов;
• номер и дата составления, подпись руководителя.

Образец приказа на удержание из заработной платы

С каких выплат отчисления не осуществляются

Не могут производиться вычеты с поступлений от алиментов, с выплат при стихийных бедствиях, материальной помощи инвалидам, с выплат пострадавшим от чужого умысла, лицам при рождении ребенка, с командировочных сумм, компенсаций на санаторное лечение, прочих установленных законом сумм.

Как осуществляется удержание из зарплаты

Перечисление средств с доходов работника осуществляется бухгалтерией на основании приказа. Бухгалтер в первую очередь уплачивает описанные выше необходимые платежи, затем осуществляет перевод денежных средств с лицевого счета подчиненного. Вычеты производятся в дни выдачи аванса, зарплаты или других поступлений на счет сотрудника.

Ограничения на удержания из заработной платы работника, согласно ст. 138 ТК РФ , не распространяются на добровольные вычеты, поскольку в этой статье указаны случаи обязательных отчислений с зарплаты.

Может ли работодатель наказывать рублем, подписав приказ о штрафе?

Наложение штрафов — часто практикуемая работодателями мера наказания, в некоторых компаниях даже существуют штрафные «прейскуранты», определяющие размер вычета за тот или иной проступок.

Между тем в Трудовом кодексе нет такого вида дисциплинарного взыскания, как удержание из зарплаты. В ТК (ст. 192) четко обозначены виды взысканий, применимые к сотрудникам за различные дисциплинарные проступки (прогул, опоздание, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т.п.):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Ответственность за незаконное штрафование

Таким образом сам факт штрафа и сопровождающая его документация (приказ по предприятию о взыскании средств) — вне закона. Фактически удержание из штрафных сумм приравнивается к невыплате части заработной платы. За это работодателя можно привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП. Если его вина подтвердится, работодателю придется самому уплатить штраф:

• при первом нарушении — от 1 до 5 тыс. руб. — для ИП или должностных лиц, от 30 до 50 тыс. руб. — для юрлиц;
• при повторном — от 10 до 20 тыс. руб. и от 50 до 70 тыс. руб. соответственно.

Если же незаконное удержание части зарплаты сотрудника производится 3 месяца подряд, отвечать он будет уже по ст. 145.1 Уголовного кодекса.

В этом случае ему грозит немалый штраф (до 500 тыс.руб. согласно недавним поправкам), принудительные работы или даже тюремное заключение сроком до 12 мес.

Наиболее жесткие меры ждут работодателя, если будет доказано, что его действия стали причиной тяжких для оштрафованного сотрудника последствий. Например, тот свел счеты с жизнью или приобрел тяжелое заболевание. Но в этом случае необходимо доказать причино-следственные связи между штрафом и его последствиями.

Варианты обхода закона работодателями

Наниматели, практикующие систему штрафов, прекрасно осведомлены, что как юридический документ любой приказ о наложении штрафа на работника незаконен.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Поэтому вычеты из зарплаты могут оформляться, как:

• удержание суммы материального ущерба, якобы причиненного сотрудником;
• лишение сотрудника премии или ее части (при сдельно-премиальной форме оплаты труда).

В первом случае на работника «вешают« компенсацию причиненного компании ущерба, даже если сам он не считает себя виновным.

Рассмотрим на примере:

№ 145 от 28.05.2016 г. Москва

об удержании из заработной платы суммы материального ущерба

1. В счет компенсации материального ущерба (замена вентилятора на компьютере, инв. № 348583) удержать из заработной платы оператора системы видеонаблюдения С.Н. Иванова сумму в размере __________ руб.

2. Бухгалтеру К.А. Михайловой произвести удержание из заработной платы за июнь 2016 г.

Директор О.Н. Павлов

Исполнитель: бухгалтер К.А. Михайлова.

Но даже в этом случае документ будет незаконным, если при приеме на работу Иванов не подписывал договор о материальной ответственности.

В случае Иванова это должна быть экспертиза сервисного центра.

Другой способ «легализации» штрафа — оформление приказа о депремировании сотрудника за тот или иной проступок.

Рассмотрим на конкретном примере:

№ 58 от 22.05.2016 г. Нижний Новгород

За отсутствие на рабочем месте без уважительной причины 21 мая 2015 г.

1. Наказать Петрову Марию Юрьевну, специалиста отдела работы с персоналом, лишением премии за май 2016 в размере 50%.

2. Основание: акт об отсутствии Петровой М.Ю. на рабочем месте от 21.05.2016.

Директор: Александров О.О.

Главный бухгалтер: Сидорова П.Д.

С приказом ознакомлена: Петрова М.Ю.

Законным удержание будет считаться только в том случае, если в трудовом договоре Петровой указано, что премия является переменной частью заработной платы Петровой (фиксированной считается «голая« ставка). Если же в договоре прописано, что заработная плата сотрудницы состоит из оклада и премии, то премия является постоянной частью заработка и, следовательно, не может быть отнята.

Как будет индексироваться пенсия работающим пенсионерам после увольнения в 2016 году? Узнайте об этом здесь.

Увольняясь, проверьте, нет ли у вас дней неиспользованного отпуска — работодатель обязан их компенсировать. Подробнее можно прочитать в этой статье.

Где искать справедливость?

Органами, призванными регулировать законность трудовой деятельности предприятий, являются трудовая инспекция и прокуратура.

В случае, если незаконный штраф накладывается впервые, целесообразно обратиться с заявлением в трудовую инспекцию, а если нарушение происходит систематически и от штрафов страдает весь коллектив, можно сразу искать справедливости в прокуратуре.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказ об удержании из заработной платы. Бланк

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Книги по кадровому делопроизводству

Книги и журналы учета

А вы уже запаслись журналами учета на 2019 год ?

До Нового года осталось :

Оцените нашу заботу о вас в 2018 году! Насколько полезны были наши публикации в рассылках и журналах, наши методички, книги, тесты и прочие ресурсы сайта, наши журналы учета? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>

Как составить приказ на удержание из заработной платы

Кадровая служба любой организации вынуждена сталкиваться не только с вопросами начисления заработной платы, но и с необходимостью произведения вычетов из нее. Но получив распоряжение от руководителя об удержании части зарплаты сотрудника, не стоит торопиться.

Законодательство допускает лишь ряд случаев, в которых данные действия признаются законными. И если, выписывая штрафы, работодатель превышает свои полномочия, то понести наказание могут и рядовые исполнители, ответственные за начисление оплаты труда.

Чтобы избежать неприятностей с законом, важно обладать информацией о случаях и порядке удержаний.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно !

Законные вычеты

Вопросы, касающиеся удержаний из заработной платы – прерогатива только федеральных законов о правах трудящихся. На местном или региональном уровне, а также силами руководителей отдельных организаций, данные вопросы не решаются.

Работодатель не вправе самостоятельно дополнять перечень причин для вычетов из заработной платы сотрудников.

Поэтому, даже опоздание или курение в неположенном месте – может и достойная причина для штрафа, но незаконная.

ТК РФ приводит следующие случаи для осуществления удержаний из зарплаты сотрудника:

• по заявлению работника;
• по инициативе руководства;
• обязательные вычеты.

Осуществлять вычеты вправе только работодатель. При этом он обязан соблюдать особый порядок и придерживаться пределов допустимых сумм штрафов, руководствуясь указаниями ТК РФ.

Рассмотрим каждый вид взыскания более подробно.

Обязательные вычеты

К обязательным удержаниям относятся взыскания в счет третьих лиц:

• Налоговые вычеты. Сумму и срок удержания определяет налоговое законодательство РФ. Все прочие вычеты и штрафы рассчитываются на основе заработной платы с уже удержанным НДФЛ.
• Выплаты по исполнительным листам. К ним относят алименты, акты об административных нарушениях, взыскания в пользу кредитных организаций и иные акты и постановления предусмотренные в рамках законодательства.

Для осуществления удержания в пользу исполнительного листа работодателю не нужно составлять приказ. Не требуется и согласие работника – ни письменное, ни устное.

Руководитель организации обязан следовать указаниям исполнительного листа.

Удержания по заявлению сотрудника

По желанию работника руководитель организации может отдать распоряжение о произведении регулярных отчислений в любой сумме. Для этого сотруднику необходимо зафиксировать свое желание в виде письменного заявления. Цель удержания – любая.

Чаще всего, работники просят ежемесячно перечислять деньги в счет:

• благотворительной организации;
• фонда страхования;
• кредитной организации;
• профсоюза.

При этом предусмотрены некоторые правила для каждой из сторон:

• работодатель вправе производить отчисления по заявлению работника, но не обязан этого делать;
• работник может указать те источники доходов, из которых не будут производиться удержания;
• при оформлении заявления на перечисления средств в счет кредитной организации необходимо отметить условия оплаты комиссии банку.

Удержание по инициативе работодателя

Трудовое законодательство предусматривает некоторые случаи ,когда работодатель вправе удержать определенную сумму из зарплаты сотрудника:

• Возмещение неотработанного аванса.

Работодатели часто применяют практику выплаты «аванса» — определенной суммы, являющейся частью заработной платы. Аванс сотрудникам выдают на полмесяца раньше, чем основную зарплату. При этом не всегда во внимание принимаются отпуска и иные обстоятельства, в результате которых фактически отработанное время не покрывает суммы аванса.

Чтобы возместить потери, работодатель должен издать приказ об удержании денежных средств из заработной платы не позднее, чем в течение месяца после факта выплаты. Образец приказа можно скачать здесь.

• Возврат аванса, выданного для возмещения расходов на командировку, работу в другой местности или иных обстоятельств.

Отправляясь в командировку, работник запрашивает в кассе организации определенную сумму на расходы в поездке. По прибытию обратно он обязан отчитаться в течение трех дней, предоставив подтверждающие документы.

Если финансовый отчет не отображает всю сумму аванса, неиспользованный остаток работник обязан вернуть. Если этого не произошло – руководитель составляет приказ об удержании. Для осуществления вычета в данном случае необходимо письменное согласие сотрудника.

• Удержания для возмещения счетных ошибок, а также штрафы за отказ от выполнения должностных и функциональных обязанностей.

Стоит отметить, что не во всех случаях результат счетной ошибки вычитают из дохода пострадавшего – ТК описывает ряд случаев, когда ответственность за подобные события полностью возлагается на лиц, допустивших ошибку. Недобросовестное исполнение трудовых функций – повод для вычета части зарплаты в ряде случаев. Образец приказа об удержании из заработной платы работника в счет штрафа не отличается от общего образца, приведенного выше. Главное – описать обстоятельства ситуации.

• Удержания за неотработанные дни отпуска.

Применяется в тех случаях, когда работодатель расторгает трудовой договор с сотрудником, при этом отпускные выплаты уже произведены. Закон предусматривает некоторые обстоятельства, в которых взыскание признается незаконным. К ним относят призыв на срочную службу, сокращение работника, ликвидация предприятия и прочие причины.

• Удержание в счет материального ущерба.

Производится работодателем в соответствии с положениями ТК о материальной ответственности, и только в случаях, когда ущерб не превышает среднемесячную оплату труда сотрудника. При составлении приказа об удержании из зарплаты суммы материального ущерба можно воспользоваться общим образцом, указанным выше. Необходимо лишь более подробно описать проблему, приведшую к материальным потерям. Если работодатель не вернул утерянную сумму денежных средств в течение месяца – он вправе отправиться в суд.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Приказ на удержание из заработной платы — образец

ТК РФ об удержании из зарплаты

Список случаев, по которым возможно удержать задолженность перед организацией из зарплаты работника по ст. 137 ТК РФ, является закрытым (определение ВС РФ от 28.10.2010 № 18-В10-16). Во всех перечисленных там ситуациях обязательно издается приказ об удержании из заработной платы.

В течение месяца компания может вернуть обнаруженный долг. Для этого требуется получить у работника письменное согласие на удержание из зарплаты. Если месяц для возврата денег пропущен или работник против условий удержания, придется обращаться в суд.

Установленных форм согласия работника и приказа на удержание нет — эти документы создаются в произвольной форме.

В ст. 138 ТК РФ лимитированы размеры удержаний образовавшихся долгов из зарплаты:

1. Общее правило — не выше 20% от зарплаты после вычета НДФЛ (п. 1 ст. 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Но сумму превышения работник может при желании оплатить добровольно!
2. Если исполнительных листов несколько — до 50% выплаты (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). Это касается компенсаций морального вреда, выходных пособий, налогов, сборов, пошлин, штрафов, имущественного ущерба.
3. До 70% — при исправительных работах, лишении свободы, взыскании алиментной задолженности, возмещении ущерба здоровью, из-за смерти кормильца, в ходе преступления.

Когда приказ на удержание не требуется

Приказ на удержание не создается в таких случаях:

1. Работник пишет заявку на вычет из зарплаты для своевременной оплаты банковского кредита. Этот процесс не является удержанием в отличие от удержаний по исполнительным листам и в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.
2. При обязательных удержаниях (судебные предписания и исполнительные листы — выплата алиментов, штрафы ГИБДД, налоги и т. п.) приказ не нужен.
3. Удержания денежных сумм из зарплаты за неотработанные дни отпуска не исполняются, если работник увольняется по следующим причинам:

• п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — отказ от перевода на другую работу по медпоказаниям либо отсутствие соответствующей работы;
• ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация компании, сокращение численности или штата, смена собственника имущества фирмы — относительно ее руководителя, его замов и главбуха;
• ч. 1 ст. 83 ТК РФ — призыв на военную/альтернативную службу; возвращение на работу человека, ранее занимавшего эту должность; признание нетрудоспособным по медицинскому заключению; смерть либо признание работника безвестно отсутствующим; наступление чрезвычайных обстоятельств (катастрофа, стихийное бедствие, военные действия и т. п.).

Образцы уведомления об удержании и согласия работника

Удержания из заработной платы:

• неотработанного аванса;
• невозвращенных оставшихся подотчетных сумм, выданных перед командировкой или переездом на работу в другую местность;
• переплаты предыдущей зарплаты по причине бухгалтерской счетной ошибки;
• задолженности перед организацией из-за признания сотрудника виновным в невыполнении трудовых норм (порче имущества, браке и т. п.) или простое, —возможны в течение месячного срока только при его письменном согласии (абз. 6 письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Чтобы вычесть из зарплаты денежный долг за неотработанные дни отпуска при увольнении, можно сразу составлять приказ. Здесь согласия работника не нужно.

Можно предварительно выдать работнику уведомление об удержании, на котором он и подпишет свое согласие.

Образцы приказов об удержании аванса и подотчетных сумм

1. Возмещение неотработанного аванса в счет зарплаты

Компания имеет право на вычет из увольнительных выплат неотработанного аванса.

2. Погашение невозвращенных подотчетных сумм

Организация должна выдать сотруднику деньги перед его командировкой либо перед переездом на работу в другую местность (п. 6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Смотрите так же:  Обязанность застройщика предоставлять отчетность

Не позднее трех дней после установленного срока или со дня выхода на работу подотчетному лицу положено заполнить для бухгалтерии авансовый отчет по израсходованным суммам и приложить документы, подтверждающие расходы.

При невозвращении оставшихся подотчетных сумм работодатель имеет право вычесть их из зарплаты в течение месячного срока при согласии работника.

Образцы приказов об удержании излишне выданных сумм и отпускных

1. Возврат излишне выплаченных сумм из-за счетной ошибки либо вины работника

Счетной называется ошибка при неправильном употреблении арифметических действий при подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1).

Технические ошибки (к примеру, повторная выплата зарплаты) не признаются счетными ошибками. Их запрещено исправлять путем вычета из зарплаты работника!

Смотрите образец приказа об удержании из-за счетной ошибки:

Невыполнение норм труда возможно (ст. 155, 157 ТК РФ) по вине работника, работодателя либо по иным объективным причинам.

Вина работника устанавливается комиссией по трудовым спорам или судом. В случае признания сотрудника виноватым месячный срок идет от даты решения комиссии по трудовым спорам или суда.

Смотрите образец приказа об удержании при невыполнении трудовых норм по вине работника:

2. Возврат при увольнении за неотработанные дни отпуска

Если работник увольняется, но ранее использовал очередной отпуск авансом, не отработав текущий рабочий год полностью, работодатель может удержать его задолженность по выплаченным отпускным, не запрашивая его согласия.

Ст. 137 ТК РФ представляет закрытый перечень случаев удержания задолженности работника перед организацией из его зарплаты. Для возврата долга дается месячный срок. До подписания приказа надо иметь в наличии письменное согласие работника на удержание. В ст. 138 ТК РФ представлены ограничения размеров удержаний. В статье предлагаются образцы приказов на удержание из заработной платы по перечню ст. 137 ТК РФ.

Приказ об удержании из заработной платы работника переплаты

Документом, на основании которого компания вправе без решения суда удержать из зарплаты работника излишне выданные ему суммы, является приказ или распоряжение руководителя организации. Оформляется приказ на основании служебной записки главного бухгалтера, а также письменного согласия сотрудника на удержание переплаты.

Заметим, что, если сотрудник согласен внести переплату наличными в кассу компании, приказ не нужен.

Как документ влияет на налоги

Сумму излишне выплаченной зарплаты понадобится исключить из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, а также из базы по страховым взносам (ст. 255 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). А вот порядок корректировки зависит от того, по какой причине компания удерживает переплату.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то пересчитывать налог на прибыль, а также подавать уточненную декларацию и расчеты РСВ-1 и 4 ФСС РФ за тот период, когда возникла переплата, не требуется. Так нужно поступить, к примеру, если работник не выполнял нормы труда или подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты. В этом случае уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – не исправление ошибки бухгалтера, а одно из удержаний, которое компания произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Значит, компания вправе в месяце возврата переплаты включить в базу по налогу на прибыль зарплату работника, уменьшенную на сумму удержания.

Другое дело, если переплата возникла из-за счетной ошибки. В такой ситуации получается, что компания завысила расходы и занизила налог на прибыль к уплате. Следовательно, нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за отчетный период, в котором возникла ошибка (ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ). До подачи декларации понадобится доплатить налог с пенями. Это позволит избежать штрафа за неполную уплату налога (ст. 122, подп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

При удержании переплаты, возникшей из-за счетной ошибки или неотработанного аванса (отпускных), пересчитывать НДФЛ не требуется. Как мы выяснили, чиновники считают, что ни в том, ни в другом случае у работника не возникает излишне удержанного НДФЛ. Так что компания не должна сообщать ему о переплате налога и возвращать ее в безналичном порядке, как этого требует статья 231 НК РФ. Достаточно в текущем месяце уменьшить НДФЛ к удержанию на налог, приходящийся на переплаченную зарплату.

База для взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 закона № 212-ФЗ). Значит, пересчитывать взносы за период, в котором возникла переплата зарплаты, не надо. Вместо этого в базу по взносам за тот месяц, когда произведено удержание, можно включить зарплату, уменьшенную на удержанную переплату. Чиновники считают так же (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.10 № 1376-19).

В каком виде составляется

Унифицированной формы документа нет, поэтому приказ (распоряжение) об удержании из заработной платы оформляется в произвольной форме (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Что обязательно должно быть в документе

Есть три принципиальных правила составления такого приказа. Прежде всего необходимо четко указать характер удерживаемой суммы, основания ее выплаты работнику и причины удержания. Напомним, что статья 137 ТК РФ ограничивает возможность удержания из заработной платы без судебного решения только несколькими выплатами. Это, к примеру, аванс, выданный в счет зарплаты, если работник впоследствии его не отработал (например, заболел), или несвоевременно возвращенные подотчетные (полный перечень ситуаций см. на стр. 80).

Кроме того, для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня счетной ошибки (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Поэтому конкретную дату, от которой отсчитывается месячный срок, лучше упомянуть в самом приказе. Если компания удержит переплату с просрочкой (даже если сотрудник не будет возражать), трудовой инспектор посчитает это нарушением.

Наконец, требуется согласие сотрудника с основаниями и суммой удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Несмотря на то что согласие сотрудника будет присутствовать на уведомлении об излишней выплате зарплаты, лучше сделать соответствующую отметку и на приказе.

К приказу прикладывается докладная записка главного бухгалтера, которая подтвердит факт и причины переплаты, а также письменное уведомление сотрудника о факте переплаты.

В заключение напомним, что из каждой зарплаты компания может удержать не больше 20 процентов выплачиваемой работнику суммы (ст. 138 ТК РФ). Исключения – удержания по исполнительным документам (исполнительным листам из суда, постановлениям судебных приставов и т. д.). По ним лимит может быть 50 или 70 процентов.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

г. Москва 7 февраля 2012 г.

ПРИКАЗ № 15-у
об удержании из заработной платы

Менеджеру отдела маркетинга Михайлову Михаилу Максимовичу (таб. № 000006) 6 февраля 2012 года года по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата за январь 2012 года в сумме 1018 (одна тысяча восемнадцать) рублей 00 коп., о чем 6 февраля 2012 года главный бухгалтер ООО «Компания» Петрова А.П. составила докладную записку (прилагается к приказу).

В связи с изложенным, руководствуясь статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации,

удержать из заработной платы Михайлова Михаила Максимовича сумму в размере 1018 (одна тысяча восемнадцать) рублей 00 копеек.

Исполнение данного приказа возлагаю на главного бухгалтера Петрову А.П.

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

С приказом ознакомлена
07.02.2012 А.П. Петрова

С приказом ознакомлен, с основаниями и суммой удержания из заработной платы согласен.