Действующая редакция
В целях улучшения организации документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу приказываю:
1. Утвердить согласованную с Росархивом «Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)» (приложение).
2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов:
обеспечить организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с утвержденной Типовой инструкцией;
усилить внимание к вопросам соблюдения таможенными постами порядка подписания и регистрации документов, контроля за их исполнением.
3. Считать утратившими силу Приказы ГТК России от 09.03.99 N 150 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах», 10.04.2000 N 290 «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» и 15.09.2003 N 1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять заместителю руководителя ФТС России Ю.Ф. Азарову.
Руководитель службы
генерал-полковник
таможенной службы
А.Е.ЖЕРИХОВ
Приложение
к Приказу ФТС России
от 18.10.2004 N 160
Приказ фтс 160 делопроизводство
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
от 9 июля 2014 года N 1331
В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — таможенные органы), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — Типовая инструкция) (приложение).
2. Региональным таможенным управлениям и таможням, непосредственно подчиненным ФТС России:
до 1 января 2015 года разработать инструкции по делопроизводству и работе архива (далее — Инструкция), не противоречащие Типовой инструкции, согласовав проекты Инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями;
обеспечить организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с Инструкцией.
3. Признать утратившими силу:
пункт 3 приказа ФТС России от 23 августа 2012 года N 1700 «Об утверждении типового положения об архиве таможенного органа и положения об экспертной комиссии таможенного органа»;
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель
действительный государственный советник
таможенной службы Российской Федерации
А.Ю.Бельянинов
Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации
Приложение
к приказу ФТС России
от 9 июля 2014 года N 1331
I. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — Типовая инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности таможенных органов Российской Федерации (далее — таможенные органы) документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности.
1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России (далее — Инструкция по делопроизводству и работе архива, действующая в таможенном органе), не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
1.4. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
1.6. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:
в таможенных органах — на начальников таможенных органов;
в структурных подразделениях таможенного органа — на начальников структурных подразделений.
1.8. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа (далее — структурные подразделения) осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа (далее — подразделение документационного обеспечения ), задачи, функции и порядок работы которого устанавливаются положением о подразделении документационного обеспечения.
________________
Под подразделением документационного обеспечения понимается отдел (отделение) документационного обеспечения регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста (со статусом юридического лица).
1.9. Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее — ответственные за ведение делопроизводства).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником) (далее — ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.
1.10. Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц (работников), работающих или знакомящихся с указанной информацией.
1.12. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным и иным предприятиям (далее — организации) осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях — по разрешению (указанию, поручению) начальника таможенного органа.
1.14. При уходе должностного лица (работника) в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения передаются для исполнения другому должностному лицу (работнику) через ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения.
1.15. Должностные лица (работники) таможенных органов обязаны знать и выполнять требования Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Вновь принятые на работу должностные лица (работники) должны быть ознакомлены с положениями данной инструкции.
1.16. Должностные лица (работники) таможенных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
1.17. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству и работе архива, действующую в таможенном органе, осуществляется в порядке, установленном в пункте 1.2 Типовой инструкции.
II. Основные понятия
В Типовой инструкции используются следующие основные понятия:
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот таможенного органа;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности таможенного органа;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
электронный документ — документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
адресант — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);
адресат — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»);
архив таможенного органа — структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
________________
При невозможности создания архива таможенного органа как самостоятельного структурного подразделения в структуре подразделения документационного обеспечения по решению начальника таможенного органа основные задачи, функции и права архива возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц подразделения документационного обеспечения.
архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
III. Документация таможенных органов
3.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.
3.2. Таможенные органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают правовые акты ненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленной компетенцией.
Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативного характера (распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.
Установленные указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более высокой юридической силой. Запрещается применять в этих целях такой вид документ, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае необходимости принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.
3.3. При подготовке документов в таможенных органах следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 10 — N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 — N 14 через 1-1,5 межстрочных интервала.
IV. Требования к оформлению документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата А4, должен иметь поля:
4.1.3. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение N 1);
бланк письма (приложение N 2);
бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения N 3, N 4 и N 5).
4.1.4. Общий бланк (приложение N 1) используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией, и включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа.
Бланк письма (приложение N 2) включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе (почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта);
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
Бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) таможенного органа, кроме таможенного поста (в составе таможни) (приложения N 3 и N 4), включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Бланк распоряжения таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5) включает в себя реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
4.1.5. Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу (приложение N 2), при продольном — центрированным способом вдоль верхнего поля бланка (приложения N 1, N 3, N 4, N 5).
4.1.6. В таможенном органе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможни (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (со статусом юридического лица) (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5).
4.1.7. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов.
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб.
Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения:
при поступлении бланков в таможенный орган: наименование вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия — поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера бланков;
при выдаче бланков в структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание (для отметок об уничтожении (списании) бланков).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) с составлением акта об уничтожении.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника таможенного органа.
4.1.8. Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства):
образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов — начальником регионального таможенного управления;
образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов (в составе таможни) — начальником таможни.
4.1.9. Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата А4 оформляются:
документы, создаваемые от имени двух или более организаций;
документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).
4.1.10. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.
Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (с эмблемой таможенного органа) допускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита «Наименование таможенного органа».
Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.
4.2. Состав реквизитов документов
Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе;
место составления (издания) документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
наименование либо аннотация документа;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 6.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.
4.3. Правила оформления реквизитов документов
4.3.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч.1), ст.5021; 2002, N 28, ст.2780; 2003, N 27 (ч.1), ст.2696; 2009, N 46, ст.5417; 2011, N 1, ст.1; 2013, N 30 (ч.1), ст.4022).
На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование таможенного органа».
4.3.2. Наименование таможенного органа
Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).
Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения N 1, N 2, N 3, N 4 и N 5).
Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.
4.3.3. Справочные данные о таможенном органе
Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.
4.3.4. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.
На бланке письма наименование вида и разновидности документа не указывается.
4.3.5. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование таможенного органа» и «Справочные данные о таможенном органе». Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные о таможенном органе».
Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
Москва, г.Тверь, г.Химки Московской обл., пос.Краскино Приморского края.
Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква «г.» не ставится.
Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост.
4.3.6. Дата документа
Датой документа является дата, его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие) — дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату более поздней подписи.
Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 года.
Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.
4.3.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.
Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа.
На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.
4.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
ОАО «Газпром»
Управление планирования
производства и статотчетности
Астраханская таможня
Отдел документационного
обеспечения
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
И.О.Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
И.О.Фамилия
При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных органов после должности указывают звание (специальное, воинское), например:
Начальнику Домодедовской
таможни
специальное звание
И.О.Фамилия
При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например:
Начальникам таможен и
таможенных постов
В этом случае составляется указатель рассылки.
Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:
Начальнику Владивостокской
таможни
специальное звание
И.О.Фамилия
Начальнику Находкинской
таможни
специальное звание
И.О.Фамилия
Начальнику Уссурийской
таможни
специальное звание
И.О.Фамилия
Начальнику Хабаровской
таможни
специальное звание
И.О.Фамилия
Все экземпляры документа должны быть подписаны.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное бюджетное
учреждение «Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела»
Профсоюзная ул., д.82, Москва,
117393
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес; например:
Садовая ул., д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.1556) (далее — Правила оказания услуг почтовой связи). В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах «Справочные данные о таможенном органе» и «Адресат»):
наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование; для гражданина — фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в том числе таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).
4.3.10. Наименование либо аннотация документа
Наименование (аннотация) документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).
Приказ (о чем?) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении»;
Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи»;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».
Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например: «Об изменении. «, «Об исполнении. «, «О выделении. «, «О пересмотре. «.
Заголовок составляет исполнитель проекта документа.
Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.11. Текст документа
Текст документа несет основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и т.д.
Тексты документов составляют на русском языке.
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.
В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки; например:
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы — распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу); письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям (приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т.д.) используются унифицированные тексты.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.
В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного органа.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»),
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»),
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа («Центральное таможенное управление не возражает», «Владивостокская таможня считает возможным»);
от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Уважаемый Николай Петрович!
В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица — форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и других документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
4.3.12. Отметка о наличии приложений
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказы, распоряжения);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование вида документа, заголовок, подпись начальника (заместителя начальника) таможенного органа либо начальника структурного подразделения — исполнителя документа, дата, отметка о согласовании).
В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:
Приложение N 2
к приказу Центрального
таможенного управления
от 9 июля 2014 года N 154
Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.
Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции.
В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:
отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 1 экз.
если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например: